スマートに働く：リモートチームの管理術
この記事は、Cisco Webex のコラボレーション カスタマーサクセス デジタル チームのマネージャーである Heidi Rhodes
によるブログ「Working smarter: Managing a remote team」
チームを統率することは、最もやりがいがあり、自己の成長にもつながる経験となります。直属の上司との関係が従業員を会社に引き留める際に大きく影響することは周知の事実です。リーダーがチームをどのように導き、メンバーと一丸になってどのように問題を解決していくかが、長い時間をかけて目標を達成する文化を育むことにつながります。ところが最近、チーム運営に新たな課題が持ち上がっています。メンバーが離れた場所で働く「テレワーク」という環境のなかで、どのようにチームを連携させるべきでしょうか？
リモートチームを効果的に統率するとっておきのアドバイスを以下に紹介します。
リーダーが率先して模範を示す
今までテレワークの経験がないチームメンバーは、勝手がわからない不安から、仕事上の新たなルールをリーダーに打ち出してもらいたいと考えるでしょう。「チームメンバーと話すときに自宅の様子が背景に映っても大丈夫か？犬が吠えたりして突如仕事が中断された場合はどうしたらよいか？」など、基本ルールを決めるのはリーダーの仕事です。
- ビデオの共有はチームメンバーと直接顔を合わせて会話をするための新たな方法です。自らの様子を定期的にビデオで見せることで、メンバーの不安は払拭されます。これは、リーダーとしてのコミュニケーションスキルをフルに発揮するチャンスでもあります。身振り、声の抑揚、メッセージを通じて自らの考えや気持ちをありのままにメンバーに伝えることができれば効果はさらに大きくなります。
- テキストメッセージの交換だけでは、あなたの反応がメンバーには見えないということを忘れないようにしましょう。Webex Teams の数ある GIF の中から自分の気持ちを表しているものを適切に選んで使えば、メッセージの背後にある意図や気持ちがメンバーによく伝わります。
- 重要な瞬間をシェアしましょう。オフィスでは、チームメンバーの誕生日や家族のニュース、人生の大切な節目を祝う習慣があります。リモート環境では、こうしたつながりを保つうえでリーダーが果たす役割が非常に重要となります。会議中に仕事以外の話題で場をなごませたり、チームのニュースを祝うためだけのセッションを予定に組み入れたりしても良いでしょう（こちらのバーチャル出産祝いや結婚祝いの様子が参考になるでしょう）。
個人間のつながりを保つ
オフィスでは、毎週の定例会議に加え、朝早く出社したときや、コーヒーを飲んだりランチに出かけたりしたときに 1 対 1 でメンバーと交流する機会があります。テレワークをしているからといって、こうした井戸端会議を止める必要はありません。
- 努めて社交的になりましょう。チームが交流できるスペースを Webex Teams 内に構築して、家族のニュースやチームメンバーの冒険、その日の旬の話題などを共有しましょう。
- 1 対 1 のコールでは、お互いにビデオをオンにするようにしましょう。プロジェクトの状況報告、マイルストーンセッション、込み入った内容のコーチングセッションなど、状況はそれぞれ違っても、直接顔を合わせることでお互いの気持ちがほぐれます。
プロジェクトをリモートで管理する
オフィスで直接会っているときは、その場で話し合ったり、ホワイトボードでアイデアを共有したり、必要に応じて助けを求めたりすることができますが、テレワークではこうしたことができないことにメンバーは不安を感じているかもしれません。ですが、オンライン環境でプロジェクトに取り組む場合も、さまざまな形でチームの連携を図ることができ、進行中の作業に対する説明責任や可視性はむしろ強化されます。
- 幸先の良いスタートが肝心です。プロジェクトのキックオフ会議では、自由にアイデアを交換する時間を持ちましょう。メンバー全員に、頭に浮かんだアイデアをどんどん仮想ホワイトボードに書き出してもらう時間を会議中に設けるようにしましょう。仮想ホワイトボードの何より良い点は、アイデアが消されてしまう心配がないことです。書き込まれたアイデアは常に保存され、必要なときにまた開くことができます。
- いつでも最新情報を確認できるスペースを作りましょう。Webex Teams 内のスペースにメッセージ、リンク、リアルタイム会議などのコンテンツをまとめておけば、プロジェクトの効率は飛躍的に高まります。急ぎの用件でプロジェクトから一時的に離れたとしても、プロジェクトスペースでいつでも最新情報を確認できるので、後からでも会話に参加できます。これはオフィスでは不可能なことです。
- ワンクリックで会話に入れるのはテレワークならではの強みです。会議中でもチームメンバーから 1 対 1 のメッセージを受け取り、後で返信することができます。エスカレーションが必要な場合は、パーソナル ミーティング ルーム（PMR）を作成して個々のメンバーと共有しましょう。リーダーとあらゆるデバイスからビデオで直接会話でき、コールセッションに他のメンバーを簡単に招待できるため、チームメンバーはテレワーク中でもリーダーを頼ることができると安心感を持てます。
つながりを保つ
お互いに離れて仕事をしているからいって、気持ちまで離れてしまうわけではありません。あらゆるデバイスからお祝い、締め切りの催促、井戸端会議などを通じてチームの絆を保ちましょう。リーダーシップ、サポート、Webex Meetings や Webex Teams の利用を通じて、メンバーがどこにいてもチームを成功に導くことができます。
エンドユーザやピープルマネージャ向けのテレワークに関する詳細なガイダンスについては、https://www.webex.com/ja をご覧ください。
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