Durante la evaluación de los sistemas telefónicos, quizás se cometan diversos errores a la hora de analizar todos los recursos y funcionalidades con las que se cuenta, a fin de renovarlos. La idea principal de este artículo es poner el foco en cada uno de ellos para poder pensar estratégicamente su planificación.
- El sistema únicamente soporta voz
Cuando se toma en cuenta solo una función, la voz, entre una la lista de funcionalidades, olvidamos cubrir aspectos tales como alta disponibilidad, seguridad y administración. Sin embargo, actualmente existen nuevas plataformas que ofrecen esas características, y adicionalmente, otros servicios: presencia, mensajería instantánea, movilidad, centro de contacto y están habilitados desde el primer día con video.
- Compararlos con tecnología de hace 15 años
Les hago una pregunta a los lectores, ¿consideran ustedes que después de 10 o 15 años de funcionamiento de su PBX, las necesidades de comunicación de su empresa siguen siendo las mismas? Problamente su respuesta sea no. Hoy, las empresas buscan habilitar diferentes dispositivos móviles con clientes de comunicación unificada, conexiones en SIP hacia los proveedores de servicio, o encuentran casos de uso en el video que les permiten ahorrar costos, por mencionar algunos ejemplos.
Entonces el valor al migrar hacia servicios basados en IP, no solo debe estar basado en el remplazo de un sistema que haga exactamente lo mismo, pero que sea nuevo, sino también debe contribuir a un mejor desarrollo de la empresa.
- El teléfono debe hacer exactamente lo mismo que hacía el anterior
Hace algunos años, las terminales telefónicas estaban diseñadas para funcionar sobre un sistema de una marca específica; pero a medida que fue pasando el tiempo, con la estandarización de protocolos (SIP), hoy es posible seguir usando ese tipo de terminales –en muchos casos, de menor costo− aunque la cantidad de funciones se reduzca por estar basadas en un estándar.
Las funcionalidades −basadas en SIP− en las terminales telefónicas son:
- Llamada en espera
- Llamada en espera con consulta
- Música en espera
- Transferencia a ciegas
- Desvío de todas las llamadas
- Desvío de llamadas en ocupado
- Desvío de llamadas en no contestación
- Conferencia de 3 participantes
- Extensión sobre una línea
- Servicio de sígueme
- Aviso de llamada entrante
- Aviso de llamada saliente
- Estacionamiento de llamada
- Recoger llamada
- Rellamada en automático
- Clic para llamada
- Aviso de mensaje de correo de voz
Algunas empresas solo consideran la actualización de su sistema de telefonía sin remplazar el 100% de sus terminales telefónicas. Esto se debe principalmente a que el usuario demanda otro tipo de servicios, tales como voz y video (desde una computadora con un cliente), un navegador Web o mediante un dispositivo móvil.
- Armar una solución de algo que no existe
Es probable que durante la evaluación de los sistemas telefónicos, existan diferentes funcionalidades o características ofrecidas por variados proveedores (no uno solo) y que todas puedan impactar positivamente en el negocio y que se encuentre valor en ellas. Por eso, siempre es recomendable validar la evaluación con todos los participantes, para que se pueda cumplir con dicha funcionalidad. De esta manera, usted podrá realizar una elección eficaz, evitando adquirir la marca X para una cosa, la marca Y para otra, o buscar una solución Z que no existe en el mercado.
- La funcionalidad vs. la operación
Cuando el usuario final ha utilizado una terminal por mucho tiempo, el cambio representa un desafío importante para ellos, debido a que las funcionalidades se encuentran ahí pero la forma de acceder es diferente. En un principio, esto puede generar frustración, por eso, es muy importante que dentro del proceso de adquisición, se considere un plan de adopción de nueva tecnología.
Síntesis
Ya todos conocemos que los sistemas telefónicos están disponibles en diversas configuraciones y ofrecen una creciente gama de funciones y beneficios. Las empresas en crecimiento deben considerar la migración a los sistemas más avanzados, para desplegar eficazmente su negocio.
Entonces, ¿qué consideraciones tiene usted al respecto? ¿Cómo impactaría el cambio de sistema en la forma de trabajar de sus empleados? ¿Usted está preparado para el cambio? ¿Cuáles son sus dudas después de leer este artículo? ¿Ha pensado en consultar con algún proveedor?
Tomando en cuenta este análisis, tal vez, usted pueda contar con algunas herramientas más a la hora de tomar una decisión y efectuar el cambio.
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