オフィス勤務再開のベストプラクティス
目次
1.今後も続くハイブリッドワーク
コロナ禍を避けてテレワークを続けている間に、職場に対する私たちの感覚は進化しました。テクノロジーを活用して同僚やお客様とのつながりを維持することが当たり前になっています。その結果、91％もの従業員が、柔軟な働き方を手放したくなく、今後もリモートワークまたはハイブリッドワークを続けたいと考えています。
他方、皆様のオフィスは、ハイブリッドワーク時代に適応しているでしょうか？現在の従業員のニーズや考え方を理解し対応していると自信を持って言えるのでしょうか？
2.従業員がオフィスに求める要素
リモートワークが進むにつれて、従業員は、チームが分散する事で生産性が著しく低下するわけではない事に気づきました。それでもオフィスに行くとしたら、どのようなことを従業員が求めるのか、Dimensional researchによるグローバルな調査から見えた結果は次のようになっています。
「チームメンバーと直接会って仕事をしたい」
「新しい同僚と会いたい」
「創造的なコラボレーションに参加したい」
個室にこもって会議するための出社に価値は少なく、エンゲージメントやコラボレーションに出社の価値が求められています。他方、オフィスがハイブリッドワーク以前の状態で課題を残している場合も少なくありません。会議室が足りない、コラボレーションに適していないというように、オフィスが最適化されていないと感じているのではないでしょうか？
3.ワークプレイス設計のベストプラクティス
オフィスに求める役割が進化していく中で、特にワークプレイスを再設計する動きが加速しています。ワークプレイスの目的が、コラボレーション、トレーニング、エンゲージメント、フォーカスなのかによって、設計も変わってきます。ハイブリッドワークによってビジネス変革を実現するためには、物理的な空間と仮想空間の体験を融合する必要があります。そこにはテクノロジーが必要です。
以下、新たな時代のワークプレイス設計のベストプラクティスの一部をご紹介します。
ハドルスペースの活用
オフィス勤務再開の中で必ずと言っていい程に上がる問題に会議室が足りないということがあります。会議室の予約が取れず、仕方なく自席の PC から Web 会議に参加するというケースもあるのではないでしょうか？
Web 会議が浸透した結果、会議室やワークプレイスを再設計し、1〜3名くらいの小規模な会議室「ハドルスペース」を導入する企業が増えています。
Web 会議体験を向上させることは、従業員満足度とともに、お客様満足度にも影響し、売上にも直結してくるため、投資対象として選ばれています。
コラボレーションスペースの活用
Nature誌掲載論文によれば、Web 会議では視野が狭くなり、独創的なアイデアが出にくいというデータがあります。このように、コラボレーションに課題を感じている企業は数多くあります。
口頭だけでは議論が発散しないため、場所に捉われず、視覚的に表現でき、柔軟に操作できるオンラインホワイトボードが着目されています。
オンラインホワイトボードは、ブレインストーミング、ワークショップ、プロジェクトプランニング、業務フロー、補足説明など様々な用途でハイブリッドワークの救世主として利用されています。
さらに、Cisco Devices は、ホワイトボードにも Web 会議にも AI 技術を活用した最適な体験を提供しています。
データ分析
会議室を再設計する際には、慎重に計画する必要があります。なかでも、従業員がどのように利用しているのか、実態把握することが重要です。会議室不足から大会議室を1名、2名がWeb会議用に利用していたという本末転倒な話もお伺いします。
Ciscoのインテリジェントセンサーを利用すれば、会議室の人数の検出、周囲のノイズレベル、温度を計測できます。
結果、会議室の利用の現状を把握でき、自社にとってあるべきワークスペースに関するインサイトを得ることができます。
さらに、再設計後のオフィスやワークスペースが最適に運用されているのかのデータをトラッキングできます。自社の施策に関する定着率、施策と実態とのズレなどをリアルタイムで把握でき、次の一手をスピーディに展開できます。
4.参考情報
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- ホワイトペーパー：オフィス勤務再開のベストプラクティス
- ホワイトペーパー：ハイブリッドワークの時代に向けて：職場がいかに進化すべきかを理解する
