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Comment optimiser vos salles de conférences à moindre coût en utilisant les capteurs intégrés ?


20/02/2020


Optimisez les coûts d’exploitation des salles de réunions jusqu’à 50% en identifiant avec précision l’utilisation de l’espace.

La plupart des entreprises avec qui je travaille ont des projets d’optimisation de la place de travail, que ce soit lors de la construction d’un nouveau bâtiment comme l’optimisation des locaux présents. Comme décrit dans mes blogs précédents sur la transformation de la place de travail, un des aspects et de comprendre l’utilisation de la place de travail pour pouvoir l’optimiser ainsi que l’utilisation des salles de conférences.

Très vite se pose la question de quels sont les paramètres indispensables à mesurer et également comment mettre en place tous les capteurs nécessaires à ces mesures ce qui est très difficile et coûteux dans les environnements existants.

Les solutions de collaboration Cisco intègrent nativement des capteurs qui permettent de fournir de précieuses informations utiles aux gestionnaires des bâtiments à des fins de planifications et d’optimisation.

En effet, les solutions de collaboration Webex Board et Cisco Webex Rooms permettent de fournir de nombreuses statistiques sur l’utilisation de ces systèmes dans le « Cisco Webex Control Hub » que ce soit sur les meetings, les messages, les appels ainsi que sur les équipements de collaboration.

Webex Control Hub Management et analyses

Exploiter la puissance des API

Ces solutions de collaboration Webex Board et Cisco Webex Rooms permettent d’accéder à de nombreuses informations via leur API comme par exemple :

  • la présence de personne dans une salle via les ultrasons
  • le nombre de personnes via la caméra (utilisé pour recadrer les images et faire le suivi de la personne active dans un meeting)
  • le bruit ambiant

 

Pour aller plus loin

Afin d’en démontrer certains aspects, il est facile d’extraire ces informations et de retravailler ces données pour répondre aux questions pertinentes des responsables en charge de la transformation du workplace et des salles de conférences.

Sur la base d’un simple script (fait en Python dans mon cas) qui interroge les API et injecte ces mesures dans une base de donnée (InfluxDB) et l’utilisation d’un outil de visualisation (Grafana) pour en tirer une représentation graphique, il est possible, en quelques heures, de fournir des rapports en temps réel et historiques spécifiques à un environnement. Le tout pouvant fonctionner dans un container ou même sur un Raspberry Pi !

Parmi les cas d’usage fréquemment désirés :

  • Compréhension de l’utilisation des salles de conférences
  • Analyse de l’adéquation de la taille de la salle de réunion avec le nombre de personnes physiquement présentes à la réunion. Une salle de 10 personnes utilisée qu’au maximum par 4 personnes pourrait être aménagée en 2 salles de 5 personnes par exemple.
  • Quels sont les salles les plus populaires et celles qui sont le moins utilisées (et ensuite, chercher à comprendre pourquoi elles ne sont pas populaires – salle pas conviviale, équipement défectueux, trop bruyante…)
  • Quels sont les moments dans le jour ou la semaine où il est le plus difficile de trouver une salle de conférence libre. Cela permet de mieux répartir les meetings et d’optimiser les surfaces.
  • Fournir un plan des salles de conférences avec leurs statuts et le nombre de personnes présentes. On peut imaginer une intégration pour soit réserver à la volée une salle libre (via un portail, une app sur mobile ou encore le Touch 10 ou tablette à l’entrée de la salle) ou encore automatiquement rendre une salle disponible si personne n’est détecté 10 minutes après le début d’un meeting réservé)

Occupation des salles de conférences avec le nombre de personnes présentes physiquement. En rouge les salles actuellement occupées, en vert les salles libres (-1 signifie que le système est en mode veille)

 

 

Certains services peuvent être mis-à-disposition des utilisateurs

Analyse du bruit ambient

Voici quelques cas d’usage de l’analyse du bruit ambient et de ses métadonnées

  • Quand faut-il faire un break à la cafétaria pour voir des collègues et échanger ? Les pics de bruit correspondant à des discussions

  • Est-ce que votre environnement respecte les normes de la protection de la santé au niveau du bruit ?

A 15h30, les normes ont été dépassées. Dans ce cas, c’était à la cafétaria !

  • Y-a-t-il une anomalie dans le système de ventilation ? (Fréquence du bruit qui fluctue dans le temps ou bruit anormal permettant de faire une maintenance prédictive plutôt que d’attendre une panne du système avec les désagréments que cela peut générer)

  • Sécurité :  Qui est venu à 4 heures du matin au bureau ? On pourrait également imaginer un recording automatique de la vidéo dans certains cas de figure et un système d’alerting basé sur Webex Teams

Quelqu’un est venu à 4 heures du matin !

 

En résumé

Prenez le contrôle de votre deuxième poste de dépense le plus élevé ! Les coûts des bâtiments sont, en second lieu seulement, derrière les salaires des employés. Merci à l’intégration native de capteurs dans les équipements de collaboration Cisco ! Cela permet de déployer de nouveaux services (mesure et optimisation) tout en évitant les coûts et maintenance d’un déploiement de nouveaux capteurs IoT.

Les solutions Webex Room et Webex Board sont des appareils de collaboration tout-en-un à multi-usage (collaboration, digital signage, détecteurs…). Ils combinent un écran 4K incroyable, un réseau de microphones antibruit et des haut-parleurs et des caméras haut de gamme. L’intelligence artificielle (collaboration cognitive) et les analyses avancées fournissent les informations dont vous avez besoin pour prendre en charge la transformation de la place de travail.

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