Auteur: Nicky Kearns – Suivre @ciscokearns sur Twitter.
J’ai eu de nombreuses conversations avec des clients, partenaires et collègues au cours des derniers mois et des dernières semaines à propos de Cisco Spark. Les questions sont de deux types : « De quoi s’agit-il? » et « Quelle est la meilleure façon de l’utiliser ». Le premier volet a été bien couvert dans les blogues de Rowan Trollope dans lesquels Spark est décrit essentiellement comme une application pour la collaboration des équipes qui transforme la façon dont nous communiquons et obtenons des résultats. Dans le cadre de ce billet, j’aimerais montrer comment j’ai optimisé Spark en un outil de collaboration très puissant, à tel point que c’est maintenant la première chose que je consulte quand je me connecte en ligne le matin et la dernière chose je regarde avant de terminer ma journée. C’est incroyable comment mes habitudes ont vite changé.
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Je présume que vous êtes déjà un utilisateur et que vous avez commencé à accroître le nombre de lieux de rencontres virtuelles où vous vous rendez. À mesure que le nombre de points de ralliement se multiplie, le volume d’informations a considérablement augmenté et peut paraître un peu intimidant… au point que vous avez peur de perdre trop de temps sur Spark au lieu de l’utiliser pour vos projets. Un thème commun se dégage : « J’obtiens trop de notifications sur mon appareil mobile, ce qui m’a forcé à désactiver les notifications pour Spark. Maintenant je me trouve devant le fait que j’ai peut-être manqué des informations essentielles parce que j’ai cessé d’aller sur Spark ».
La première chose à faire est de réactiver ces notifications! Mais en même temps, passez en revue toutes vos salles de réunions et « désactivez » celles dont vous ne voulez plus recevoir les mises à jour. Pour ce faire, désactivez de préférence les salles qui reçoivent beaucoup de membres et où il y a beaucoup d’échanges.
Ensuite, examinez toutes les salles qui sont essentielles à votre travail quotidien, c.-à-d. celles des projets où vous travaillez activement. Inscrivez-les dans les favoris. Pour la plupart, vos favoris peuvent correspondre aux salles que vous avez réactivées, mais ce n’est pas nécessairement le cas.
Par conséquent, vous obtiendrez maintenant uniquement les notifications des dossiers sur lesquels vous travaillez activement ou en fonction de ce qui vous intéresse. En outre, lorsque j’utilise Spark, je me concentre sur les messages non lus dans mon dossier des favoris et dans le dossier de mes échanges individuels. Les autres messages non lus peuvent attendre le moment où j’ai plus de temps.
Un petit conseil : si vous consultez une salle très fréquentée que vous avez désactivée, et que vous souhaitez poser une question ou faire une remarque et que vous voulez visualiser les réactions, pensez à remettre temporairement cette salle dans vos favoris. J’utilise ce truc à bon escient.
Je voudrais aussi vous faire remarquer une dernière chose. Il y a quelques jours, l’inefficacité des courriels comme outil de collaboration m’a frappée. Par exemple, je ne peux jamais trouver le dernier fil du courriel, car les objets des messages évoluent constamment et il y a des dizaines d’échanges différents dans des dizaines de chaînes différentes de courriels. Cela se traduit par de nombreuses pertes de temps que beaucoup d’entre nous ont déjà subies. Et je peux vous confirmer qu’en effet, optimiser Spark pour obtenir les meilleurs résultats prend beaucoup moins de temps que d’effectuer des réglages dans Outlook pour être plus efficace!
Spark a considérablement amélioré mes échanges avec les membres de l’équipe, avec les partenaires et avec les clients et ils sont désormais beaucoup mieux classés. Je sais que je peux accéder à une salle de réunion – où je retrouverai tous les participants appropriés et où tout le contenu pertinent résidera. Essayez-le!
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