Q et R : naviguer dans le dédale des exigences commerciales et des applications de communications unifiées, 3e volet
Par Ted Schirk, Spécialiste des Solutions stratégiques, Cisco Canada
Mon invitée Emily Nielsen, présidente de Nielsen IT Consulting, et moi sommes de retour pour le 3e volet de notre conversation sur les projets et mises en œuvre de communications unifiées (UC). Jusqu’à maintenant, nous avons parlé de stratégie et de planificationainsi que du processus de découverte et de l’élaboration de votre vision d’entreprise. Dans ce 3e volet, nous allons traiter des exigences commerciales pouvant influencer votre déploiement des communications unifiées et de conseils qui vous aideront à déterminer les applications de communications unifiées dont vous avez besoin.
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Ted Schirk : Quels facteurs commerciaux peuvent influencer une mise en œuvre des communications unifiées?
Emily Nielsen : Les politiques constituent le principal facteur d’influence. L’un des défis que pose la stratégie de déploiement des communications unifiées est que bon nombre des politiques d’entreprise officielles n’ont pas évolué au rythme du paysage technologique en transformation. Il n’est pas rare de voir des politiques qui demeurent les mêmes durant des années.
TS : Pourquoi pensez-vous que les entreprises sont sujettes à cela?
EN : La plupart du temps, la compréhension des politiques d’entreprise est davantage ancrée dans les légendes urbaines que dans la réalité. Lorsque nous commençons à travailler avec un client, nous en apprenons beaucoup sur la capacité de l’entreprise à communiquer des comportements et des pratiques commerciales acceptables. Dans le cadre d’une mission que nous avons effectuée dernièrement, le télétravail n’était pas sanctionné par le siège social. Toutefois, certains directeurs pensaient qu’il était autorisé et permettaient aux employés de télétravailler.
C’est pourquoi je fais toujours participer des représentants des services des ressources humaines et du contentieux à mes réunions de découverte, car il est important de préciser tout obstacle potentiel risquant de nuire au projet. Il est aussi important d’initier le personnel des services des ressources humaines et du contentieux aux tendances et technologies courantes pouvant avoir une incidence sur le comportement des employés.
TS : Quelque chose me dit que vous avez établi un processus étape par étape à l’intention des entreprises qui examinent cette question.
EN : Oui, vous avez raison!
1. Passez en revue vos politiques d’entreprise, comme votre politique en matière d’utilisation des technologies, afin de constater si elles résisteront à un examen approfondi dans le contexte de l’environnement haute technologie d’aujourd’hui.
2. Élaborez un processus officiel entre les services des ressources humaines, du contentieux et des TI qui établit des revues trimestrielles. La technologie est en évolution constante et les politiques d’entreprise doivent refléter ces changements.
3. Communiquez les changements de politique à l’ensemble de l’entreprise et demandez aux employés d’accuser réception des changements et de déclarer qu’ils comprennent les conséquences du non-respect de ces changements.
TS : Une fois que les exigences et les obstacles commerciaux ont été examinés, quel est le prochain élément majeur à prendre en compte?
EN : La prochaine étape est de comprendre les besoins des utilisateurs de votre entreprise et de déterminer les applications de communications unifiées et les structures d’octroi de licences qui satisfont ces besoins. Et, vous l’avez sûrement deviné, j’ai également un processus pour cela.
TS : Pourquoi ne suis-je pas surpris de l’apprendre! Pouvez-vous nous en faire part?
EN : Certainement! Voici une méthode à deux volets que j’aime bien utiliser.
Commencez par catégoriser vos utilisateurs en groupes établis en fonction des besoins. Ensuite, quantifiez le nombre d’utilisateurs dans chaque groupe.
Vous trouverez ci-dessous des exemples de questions que vous devriez prendre en compte au moment d’établir les groupes.
– Certains de vos employés sont-ils confinés au bureau (non mobiles)? Un employé du service de comptabilité constitue un exemple de ce type d’employés.
– Certains de vos employés se déplacent-ils souvent à l’échelle de votre établissement ou d’un certain nombre d’immeubles dans un environnement campus? Un employé du service des TI ou de l’entretien constitue un exemple de ce type d’employés.
– Certains de vos employés du service des ventes doivent-ils effectuer régulièrement des déplacements? Ce groupe est souvent nommé « utilisateurs nomades ».
Poursuivez ce processus jusqu’à ce que vous ayez déterminé tous les types d’employés de votre entreprise en portant une attention particulière aux exigences en matière de mobilité et d’activités de collaboration. Après avoir établi les profils et quantifié le nombre des employés dans chaque groupe, appliquez un facteur de croissance pour évaluer le nombre d’employés que comprendra chaque groupe au cours des 1 à 5 prochaines années. Il est important d’appliquer ce facteur de croissance, car il vous permettra d’obtenir une soumission plus juste de votre fournisseur. Cela vous évitera d’avoir à demander des fonds supplémentaires pour obtenir plus de licences, ce qui risque d’entraîner des retards et des critiques possibles pour ne pas avoir obtenu le nombre nécessaire de licences au moment de l’achat.
TS : D’accord, le personnel a été catégorisé et regroupé. Cela simplifie vraiment le processus de détermination des éléments à acheter. Quelle est la phase 2?
EN : Une fois terminée l’étape d’établissement des profils, familiarisez-vous avec les différents modèles et diverses fonctions d’octroi de licences. Si vous vous êtes déjà engagé à l’égard de la plateforme d’un fournisseur particulier, c’est une bonne idée de comprendre sa structure d’octroi de licences. Prenons l’exemple de Cisco.
Un composant clé du modèle d’octroi de licences des solutions de communications unifiées de Cisco est fondé sur le nombre d’appareils dont a besoin un individu. Par exemple, le personnel de soutien pourrait seulement avoir des besoins de base, comme un téléphone de bureau et un accès aux communications unifiées à partir d’un ordinateur. Dans un tel cas, une licence UCL (Enhanced User Connect License) moins dispendieuse est tout ce qui serait requis. Alors qu’un directeur principal qui travaille occasionnellement à partir de chez lui et veut profiter de la même expérience à l’échelle de tous ses appareils (iPhone, iPad et téléphone de bureau) aurait besoin d’une licence UWL (Unified Workspace Licensing) standard ou professionnelle. Les versions standard et professionnelle de la licence UWL offrent la fonctionnalité de mobilité et peuvent être utilisées dans le cas de dix appareils par utilisateur tout au plus. La différence clé entre les deux est que la licence Professionnelle permet aux utilisateurs d’héberger des sessions WebEx. Cette dernière peut essentiellement être divisée en deux types de licence, soit une licence à la carte qui vous permet d’acheter uniquement les capacités requises ou une licence forfaitaire efficace au niveau du coût comprenant toutes les capacités. Vous pouvez combiner des licences à la carte et forfaitaires dans le même environnement de client.
Comme vous pouvez le constater, il peut être complexe de vous familiariser avec les modèles d’octroi de licences qui sont offerts dans le marché d’aujourd’hui. Dans notre pratique, nous consacrons pas mal de temps à aider nos clients à harmoniser leurs besoins avec la bonne licence.
TS : Oui, cela peut être complexe. Merci toutefois, le sujet est sûrement plus clair pour nos lecteurs.
Restez à l’affût du quatrième et dernier volet de notre entretien sur les communications unifiées.
Pour en savoir plus sur les technologies de communications unifiées de Cisco, rendez-vous sur le site Web.
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