Q&R : Pourquoi votre entreprise a besoin d’un plan unifié de communications stratégiques, volet 1
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Par Ted Schirk, Spécialiste des Solutions stratégiques, Cisco Canada
Les entreprises canadiennes sont de toutes formes et de tailles diverses, chacune présentant leurs propres défis, succès, objectifs et résultats. Mais ce ne sont pas toutes les entreprises qui sont conscientes que la technologie – plus particulièrement la technologie des communications unifiées (UC) – permet aux entreprises d’atteindre leurs objectifs et d’améliorer leurs résultats en rendant tout simplement la vie plus facile à leurs employés même dans leurs plus petites tâches. Les communications téléphoniques sont plus claires et se rendent plus facilement à leurs destinataires. Les employés qui pour une raison ou une autre, doivent rester à domicile pour prendre soin des enfants sont en mesure d’organiser des réunions sur vidéo sans perdre un seul jour de travail. Et lorsqu’un employé doit faire la tournée de plusieurs bureaux, la messagerie instantanée et le numéro unique où on peut le rejoindre lui facilitent grandement la tâche.
Il est toutefois essentiel de développer un plan stratégique UC pour que votre entreprise profite le plus d’un déploiement UC.
Pour aborder ce sujet plus en profondeur, j’ai invité Emily Nielsen, présidente de Nielsen IT Consulting, à me joindre dans une série de blogues en quatre volets pour décrire les principales étapes de production d’un plan stratégique en matière de communications unifiées. Pour le premier volet de cette série, Mme Nielsen et moi-même discutons de l’importance d’un plan stratégique UC et des éléments que les entreprises doivent prévoir avant d’entamer le processus.
Pour en savoir plus sur la planification stratégique des communications unifiées, venez assister au séminaire de planification stratégique UC de Nielsen IT Consulting qu’elle donnera le 24 octobre.
Ted Schirk : Quel serait, selon vous, le plus grand problème lié à la façon dont les entreprises planifient ou non leurs déploiements des communications unifiées?
Emily Nielsen : Le principal problème des communications unifiées réside dans le fait que les gens sous-estiment en général la complexité, les obstacles, le niveau des connaissances, les coûts et les ressources nécessaires à une intégration des communications unifiées dans les activités de leur entreprise. Un grand nombre d’entreprises ne tirent pas parti de toutes les possibilités qu’offrent les communications unifiées, car ils les confondent encore avec les systèmes UM (messagerie unifiée), ce qui est une solution complètement différente.
TS : Vous faites bien d’aborder ce point de distinguer les communications unifiées de la messagerie unifiée. Pouvez-vous préciser ce qui les distingue?
EN : UC constitue une intégration des services de communication en temps réel comme la messagerie instantanée (clavardage), les informations de présence, la téléphonie, la vidéoconférence (comme la solution TelePresence de Cisco), l’échange de données, le contrôle des appels et la reconnaissance vocale avec des services de communication en différé comme l’UM (messagerie vocale intégrée, courrier électronique), les SMS et les télécopies. Les communications unifiées ne sont pas constituées par un seul produit, mais par un groupe de produits intégrés ensemble qui offrent une interface et une expérience d’utilisateur unifiées et homogènes entre plusieurs périphériques et types de support.
La messagerie unifiée comprend l’intégration de la messagerie vocale dans votre boîte de réception de courriel.
TS : Merci de cette explication succincte et limpide. Passons maintenant aux éléments à considérer dans la planification des communications unifiées. Quelles principales recommandations pouvez-vous donner aux entreprises?
EN : Je demande toujours aux clients qu’ils se posent deux questions lorsqu’ils sont en train de planifier l’achat d’une nouvelle solution UC : Sommes-nous prisonniers de vieilles façons de faire? Avez-nous bien jaugé le coût de l’omniprésence? Abordons brièvement ces deux questions.
Les communications unifiées ont véritablement changé la donne de tout le secteur des télécommunications. Pourtant bon nombre de nos collègues ont de la difficulté à saisir la portée du changement fondamental qui est en train de se produire. Bien trop souvent, ils ne souhaitent que remplacer leurs anciens systèmes par un système VoIP plus récent, mais avec les mêmes fonctions qu’auparavant. Or, les fonctionnalités additionnelles d’un système VoIP avec UC peuvent ajouter des avantages décisifs à vos activités outre une simple réduction des coûts. Parmi ces avantages, on peut compter un meilleur service à la clientèle, une plus grande productivité des utilisateurs finaux et une plus grande souplesse d’utilisation.
Lorsqu’elles envisagent de faire passer leurs communications en mode omniprésence, les entreprises doivent être conscientes que les employés s’attendent à obtenir une couverture à 100 % sur leurs appareils portables pendant les heures de travail. Que ce soit pour les médecins qui œuvrent dans plusieurs établissements hospitaliers et qui veulent consulter le dossier médical des patients par un simple effleurement d’un écran, ou des professeurs d’université qui ont à se déplacer sur différents campus, le désir d’être connecté par l’entremise d’un seul numéro sur l’appareil de leur choix exige toute notre attention. Il arrive souvent que les employés, et parfois les employeurs, oublient ou qu’ils ne soient pas conscients des coûts afférents en infrastructure, sécurité, redondance ou câblages requis pour assurer ce degré d’omniprésence.
TS : D’où l’importance d’une planification stratégique. Pourquoi est-il si important que les entreprises se munissent d’un plan stratégique des communications unifiées?
EN : Les initiatives touchant aux communications unifiées sont si complexes qu’un plan stratégique est essentiel pour assurer une intégration réussie. Sans plan stratégique UC, les budgets peuvent être extrêmement gonflés, les échéances du projet ne sont pas respectées et la solution UC devient rapidement un problème UC, car les fonctionnalités du système ne répondent pas aux exigences opérationnelles. Les communications unifiées ne reposent pas sur un seul produit, mais sur une solution intégrée comportant de très nombreuses fonctionnalités et produits différents. L’intégration de tous ces éléments pour qu’ils fonctionnent de concert comporte des défis.
Le fait de réserver du temps et des ressources pour mettre au point un plan stratégique comporte de nombreux avantages dont la possibilité d’assurer le financement du projet, d’obtenir un statut prioritaire et d’éviter les coûts imprévus.
TS : Puisque vous mentionnez les coûts imprévus, quels sont les problèmes courants de déploiements qui n’ont pas fait l’objet d’une planification globale? Y a-t-il d’autres problèmes courants qui peuvent se produire lorsqu’un plan stratégique n’est pas complètement mis en œuvre?
EN : Il arrive souvent que des services ne soient pas déployés selon les normes en raison de préparatifs qui n’auraient pas été effectués ou qui auraient été jugés comme « hors projet ». Parmi les autres oublis fréquents, on retrouve également le fait de ne pas tenir compte du câblage additionnel, des exigences en alimentation, climatisation et espace de déploiement, sans compter l’achat de licences qui ne sont jamais utilisées.
Joignez-vous à nous pour la prochaine édition de cette série sur la planification stratégique UC, alors que nous discuterons du processus d’exploration et de définition de votre vision. Pour en savoir plus sur les technologies des communications unifiées de Cisco, rendez-vous sur le site web. Pour en savoir plus sur la planification stratégique des communications unifiées, venez assister au séminaire de planification stratégique UC de Nielsen IT Consulting donné par Emily Nielsen le 24 octobre.
Ted Schirk mène Unified Collaboration exercer de Cisco en Ontario. Il a un palmarès année 28 éprouvée de guider efficacement les entreprises canadiennes pour innover, réduire les coûts, augmenter la productivité et obtenir un avantage concurrentiel en mettant à profit les dernières innovations de la communication. Avant de se joindre à Cisco en 2007, Ted a conduit l’équipe des solutions Avaya et géré leurs canaux indépendants. Plus récemment Ted a correctement migrés quelques-unes des entreprises de plus grande du Canada de communications de PBX traditionnelles vers les Communications unifiées et Collaboration.
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