C’est un fait, les outils de collaboration affluent dans l’entreprise souvent plus rapidement que les processus entreprise n’ont de temps pour les absorber.
Plusieurs explications peuvent être avancées :
– Les métiers recherchent plus de flexibilité et d’efficaté,
– les employés participent de plus en plus à des réunions internes entre personnes éloignées,
– les collaborateurs participent de plus en plus à des réseaux Sociaux, mais ils importent aussi des applications au sein de l’entreprise,
– Sans oublier que l’entreprise recherchant de nouvelles voies d’influence extérieure et encourage directement ou indirectement les initiatives de groupes d’individus.
Ainsi les modes de communications de l’entreprise évoluent avec par exemples, la pénétration de web sociaux, de services web collaboration, de la vidéo sur le téléphone ou sur le poste de travail, les blogs,… Tout cela traduit par une situation ou les processus doivent être rationalisés qu’autant que la collaboration revêt un caractère irrationnel.
Quelques exemples :
L’affluence de l’information et des messages crée un bruit de fond qui rend quasiment impossible une prioritisation par importance
Chaque information postée, mis à jour, affectée d’un lien, postée vers un système interactif de type » tweet «, participe au dynamisme collectif de l’entreprise.
La notion « d’organisation » de l’information sur un outil Web permet à chacun de se rendre positivement référant de l’information en provenance d’ailleurs.
L’usage d’un outil Internet donne encore souvent l’image de modernité
L’affluence d’informations personnelles et leur stockage crée un musée très difficile à gérer par l’utilisateur. De fait soit les processus entreprise doivent limiter la quantité d’informations stockée, soit l’information risque de devenir très rapidement obsolète.
Du part mon métier, je dois en effet utiliser des voies de communication communes à mes clients ou mes communautés d’intérêts. J’avoue avoir parfois des réticences à ouvrir l’un d’entre eux par crainte de ne pouvoir maitriser le temps à y adresser.
Mes outils intègrent peu à peu dans les processus de l’entreprise:
- Documents, images, musiques, affluence de contenu
- Video on Demand, Steaming Video, webcasting Vidéo, Telepresence
- Communications Voix, SMS, Instant Messaging, Vidéo
- Evènements
- Service client,
- Projets, Minutes réunions et Suivis de réunion
- Gestion de l’information par langue
- Réseau sociaux, Forums, Blogs, Wiki, sites clients,
- Twitter (http://twitter.com/ciscosystems ), YouTube, FaceBook, LiveStreams, SecondLife,flickr, tweekDeck,…
- RSS Sites, Bookmarks navigateur
- Saturation de mes Emails
- Web Collaboration, conférence audio/Vidéo /Instance messaging
Pour simplifier et personnaliser mon environnement, je me suis de plus en plus polarisé autour d’un portail Web 2.0 mis à disposition par Cisco. Cette technologie est suffisamment adoptée par tous les éditeurs pour permettre une réelle personnalisation. Même si tout n’est pas encore intégré en une seule interface, je suis cependant capable de voir un maximum en une seule page. Mes outils de communication et collaboration Cisco y sont en effet déjà intégrés.
Les processus d’entreprise sont en train de s’organiser autour des outils de collaboration ;
La Telepresence me donne la possibilité de traiter plus de réunions importantes depuis mon bureau,
Les outils de conférence et collaboration m’assistent lors de mes interventions clientes à distance, parfois depuis chez moi,
Les Wiki et blogs entrent maintenant dans un processus clairement défini,
Mon poste de travail se rationalise autour d’interface et application Web 2.0.
Ma conclusion est que la technologie doit s’accommoder des processus et respecter une nécessité muti-éditeurs devenue incontournable tant pour les métiers que dans les outils de collaboration et conférence.
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