Blog de Cisco España / Colaboración / Consejos para destacar con tu evento virtual

Debido a las limitaciones de los eventos en vivo a gran escala, muchas empresas están buscando alternativas para albergar eventos de sus clientes, socios, su canal de ventas o incluso empleados de manera virtual o mixta. Entonces, últimamente me involucré en varias reuniones con clientes que me plantearon la inquietud de cómo usar una plataforma en línea para organizar su evento a gran escala.

Webex Meetings para eventos virtuales

Por supuesto, el uso de Webex tiene todas las características que un equipo de marketing de eventos necesitará para organizar esto. Desde la implementación del registro, encuestas durante y después del evento, moderadores de sesiones, salas de grupos para sesiones más pequeñas en paralelo, etc.

La plataforma lo tiene todo, desde herramientas para la organización pre-evento hasta después del evento, con opciones para grabar las sesiones y editarlas para publicarlas.

Pero, al igual que con muchas otras soluciones por Internet, existe la percepción de que ahora, organizar un evento es fácil, gratis y está a solo unos clics de distancia. Dejadme deciros que aquí estamos tocando un tema importante. No, no es porque esté en línea que ahora no necesita planificación, que no necesita un aspecto profesional y que los ponentes pueden estar en su pijama desde el sofá. Aquí todavía está en juego la imagen de su empresa.

¿Es más fácil organizar un evento en vivo que presencial?

Cada vez hay más agencias de organización de eventos que ayudan a sus clientes a preparar y organizar sus eventos en línea, como si fueran un gran espectáculo en vivo.

Y es que todo el evento ahora está en línea: las actividades básicas como la pre-inscripción, el envío de comunicaciones personalizadas con la invitación, el seguimiento y recordatorios de los eventos siguen siendo importantes. No cambia simplemente porque ahora es en vivo. Aún quieres captar la atención de tu audiencia. Aún deseáis conseguir clientes potenciales después.

Asimismo, al igual que para un evento en vivo, contarás con ponentes. Entonces, tenéis que planificar las sesiones. ¿Estarán en un lugar central? ¿Se unirán a distancia? Esto necesita mucha coordinación, sincronización de agendas, control de tiempos y transferencia rápida entre las sesiones y los presentadores junto con sus presentaciones. Hay mucho trabajo detrás del escenario para que sea un éxito.

Y similar a estar en el escenario, la iluminación alrededor de su ordenador es clave. Ordenad el espacio, tened una botella de agua lista para la boca seca de tanto hablar, llevad la cámara al nivel adecuado para que la gente no mire vuestras narices, vestiros para el evento, tened un micrófono especial para esa ocasión, o incluso un Roll-Up con el logotipo de la empresa detrás del ponente. ¡Tal vez incluso un poco de maquillaje pueda marcar la diferencia!. Todo mostrará qué bien habéis preparado el evento y contribuirá al buen desarrollo de vuestra imagen de marca

 Y sí, no hay necesidad de catering, pero ¿qué hay de enviar una caja de comida especial por adelantado? Algunas cajas de tapas españolas entregadas a domicilio, o con fruta y un jugo saludable junto con algunos regalitos o la camiseta especial para la foto de grupo “virtual”. Dejad correr vuestra imaginación y vuestro evento será un éxito.

Por lo tanto, cuando planifiquéis vuestro próximo gran evento, no busquéis solo en una plataforma en línea simple con transmisión unidireccional. Siempre que sea posible, hacedlo interactivo y no os olvidéis la música o animaciones entre las sesiones para crear una  experiencia virtual diferente a todas.

¿Tenéis alguna pregunta sobre cómo usar Webex para eventos virtuales o necesitáis más consejos? No dudéis en dejarme vuestro comentario abajo y con gusto lo responderé.

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Authors

Donald De Witte

Business Development Manager

CX Collaboration Services - EMEAR