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5 consejos para impactar con tus Workshops Online


12 June 2020


Sea presencial u online, como facilitador de cualquier reunión o workshop los principios básicos para realizar un taller con impacto son los mismos: mantener a las personas “enchufadas”, con ganas de participar, extraer lo máximo de los participantes, etc. 

Pero es verdad también que las reglas de juego en un entorno online no son las mismas. Os dejo algunos consejos sobre lo que he aprendido en los últimos meses para sacar el máximo partido a un workshop online. 

 

 

Consejo 1: Cámaras encendidas

Tantos años de escuela y Universidad nos han enseñado los principios básicos de convivencia en una clase presencial. Pero no siempre estas reglas aplican a un entorno online. Por tanto, si eres el facilitador o presentador comienza la sesión con una slide con las principales “reglas de convivencia” para todos los participantes: Todo el mundo cámaras encendidas; micrófonos en mute a no ser que alguien quiera comentar; y por favor, no empezar con un “¿Me escucháis?”el facilitador o los participantes ya se encargarán de comentarte en el chat si algo va mal. Importante también animar a los participantes a usar el chat al inicio, para que se familiaricen con él. 

 

Consejo 2: “lo bueno, si breve, dos veces bueno”

Ni lo intentes. No hay forma alguna que consigas que las personas quieran reunirse en una sesión online todo el día, mucho menos dos días seguidos. Mi consejo es que trates de espaciar las sesiones durante la semana y que sean de una duración de no más de 2 horas. En nuestro caso, decidimos plantear un plan de trabajo de 2 sesiones cada dos semanas, dos horas de duración cada sesión. Es increíble lo mucho que se puede hacer en 2 horas de trabajo si planteas una buena agenda y piensas los objetivos para cada sesión por anticipado. Importante también el papel del facilitador en la gestión de los tiempos y mantener el foco en los objetivos a conseguir. Para esta función crea una especie de parking lot donde puedas poner aquellos puntos que te desvíen del objetivo final y que puedas sacar a la luz en otras sesiones o offline con el participante. 

 

Consejo 3: Grupo grande vs grupo pequeño

Si facilitar una discusión con un gran grupo de personas en persona es un desafío, hacerlo online es aún más difícil. En nuestro caso decidimos limitar el número de participantes a 10 personas por sesión. A la hora de moderar, mi consejo es que te apoyes en herramientas visuales para que los participantes plasmen sus ideas en primer lugar y así poder pedirles que presenten sus 2 ideas principales. Puedes pedirles hacerlo en papel o usando algunas herramientas que menciono en mi último consejo. Si tienes un grupo numeroso como el nuestro, prueba usar Breakout Rooms en Webex training para crear sub-grupos de discusión pequeños (tres personas cada uno). Esta funcionalidad va muy bien y crear grupos más pequeños te ayudará a incrementar la participación en el taller. 

 

Consejo 4: Distintas zonas horarias

Uno de los retos para crear talleres con enfoque global es cómo organizar un equipo permanente que trabaje junto durante los talleres. Una de las claves para hacer que esto funcione es tener en cuenta las distintas zonas horarias. Siempre que se pueda, intenta formar equipos con personas en la misma zona horaria o adyacentes. En caso que el área a cubrir incluya diferentes zonas horarias (diferencia de +10 horas), intenta alternar las horas de los talleres para que parte del equipo pueda conectarse a alguna sesión. Si es tu caso, es importante mantener el engagement de los participantes que no hayan podido conectarse. Lo puedes hacer a través de un Webex Teams o incluso organizar un Webex de 15 minutos para repasar los resultados de los talleres. 

 

Consejo 5: Herramientas útiles

Además de Webex Meetings para la parte virtual, te recomiendo Mural. Puedes configurar un Board para tus sesiones, elegir una de las múltiples plantillas disponibles y además te permite contar con herramientas muy útiles para visualizar las opiniones de los participantes como por ejemplo los post-it. Otra herramienta interesante es FunRetro para recopilar la opinión de los participantes después de cada sesión. Puedes por ejemplo hacer un ejercicio de cierre de sesión con esta herramienta que consiste en pedir a los participantes que piensen en las siguientes tres preguntas sobre el taller “I like, I wish, I wonder”

 

Espero que estos consejos para mejorar el engagement en tus talleres online te hayan servido. Si tienes más recomendaciones compártelas para todos dejando tu comentario abajo.

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