El Project Management Institute en Barcelona es una organización dedicada a la formación en gestión de proyectos para profesionales de diferentes industrias, entre ellas la industria de TI. Hasta antes de la pandemia, montaban exitosamente sus eventos de formación y capacitación de manera presencial pero cuando los tiempos se pusieron difíciles apostaron por Webex Events no sólo para darle continuidad a sus operaciones sino también para ampliar su público de habla hispana al continente latinoamericano. En un solo paso, aquello que en principio parecía un desafío resultó una experiencia exitosa e incluso con beneficios añadidos.
Por qué Webex Events es fácil de usar y puede llevar tus eventos a un nivel superior
Como os he mencionado en mi blog anterior, que un evento se traslade a la versión digital no significa que no deba organizarse de manera profesional o, lo que es lo mismo, que pueda montarse en dos días. Todos los eventos de todos los tipos requieren planificación. En conjunto con la agencia Otra Cosa, gestionaron enseguida la organización correspondiente: comunicación en la web, agenda, planificación de ponencias, contacto con los speakers, contenido, etc. En palabras de David Torrejón (Director de Eventos de PMI) y Juan de Mata (Account Manager de Otra Cosa): “nos ocupamos más de la parte de gestión de contenido porque la parte técnica fue muy fácil con Webex. Los pequeños detalles de conectividad fueron fáciles de resolver y garantizaron buena performance y profesionalidad en todo momento. La plataforma es súper intuitiva”.
David y Juan aprovecharon al máximo las características de Webex Events: conexión sencilla, compartir pantalla, compartir archivos, listado de asistentes y manejo de las invitaciones por sesiones.
Desafíos resueltos exitosamente y con alta satisfacción de los participantes
David y Juan habían reunido a 5 ponentes en cuyo caso era la primera vez que participaban de un evento virtual de esta magnitud; y tenían, 17 ponencias que transmitir de 50’ cada una, desde diferentes continentes del mundo, totalmente en vivo y con 10’ de break para hacer el cambio entre sesiones. Era realmente un desafío. Les preocupaba poder gestionar bien los tiempos para evitar una mala experiencia para los participantes y la estabilidad de conexión dado que estando cada ponente en un país diferente las velocidades de conexión podían variar.
Afortunadamente todo salió según lo previsto y no hubo errores. Webex Events es una plataforma sumamente estable y demanda poco consumo de ancho de banda de modo que las preocupaciones de estabilidad fueron solventadas con total éxito. La coordinación fue excelente y el 100% de las ponencias comenzaron a tiempo ofreciendo así una experiencia de calidad a los asistentes que valoraron el evento con alta positividad. Incluso han reportado entre un 7% y un 10% de incremento en el número de usuarios nuevos que se asociaron a la organización de manera permanente.
Me complace contaros esta experiencia de éxito porque sé que muchos de vosotros que estáis planeando montar un evento en vivo podéis tener las mismas preocupaciones o enfrentarse a los mismos desafíos. Desde ya, no dudéis en consultarme por lo que necesitéis saber sobre Webex Events y ¡pongamos vuestros eventos en marcha ahora mismo!
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