Que nous le voulions ou non, nous évoluons vers une main-d’œuvre de plus en plus mobile. Les employés affectés au même projet sont dispersés dans le monde entier. Parfois, ils sont connectés seulement par l’intermédiaire des ordinateurs, téléphones intelligents et appareils vidéo. Les vidéoconférences deviennent donc une nécessité, car elles nous permettent d’être tous connectés afin de pouvoir partager de nouvelles idées et d’être en mesure d’exécuter les projets dans les délais.
La plupart des entreprises invitent les employés à s’orienter vers l’utilisation de la vidéoconférence pour interagir avec leurs collègues, partenaires et clients. Les vidéoconférences nous permettent de conserver une partie du contact humain dans un monde qui tend vers une dépendance croissante aux interactions numériques. En raison de l’utilisation accrue de la vidéoconférence, il est important de bien renseigner les utilisateurs sur le protocole concernant cette forme de communication.
Que vous soyez un participant expérimenté ou un débutant en matière de vidéoconférence, voici une liste des pratiques à adopter et à éviter pour les réunions :
- Pratiques à adopter : Assurez-vous que votre microphone soit en mode sourdine si vous ne participez pas à une conversation. Les aboiements de votre chien et le bruit des travaux de construction en cours à l’extérieur pourraient déranger les autres. Assurez-vous de bien connaître les paramètres de votre microphone si vous ne souhaitez pas entamer une conversation en sourdine.
- Pratiques à éviter : Abstenez-vous de lire des courriels, de parcourir des articles de presse ou de magasiner en ligne durant une vidéoconférence. Concentrez-vous sur la tâche actuelle et éliminez les autres distractions. Activez le mode sourdine sur votre téléphone portable, désactivez le son des notifications et limitez les autres applications. Vos collègues peuvent facilement remarquer votre manque de participation.
- Pratiques à adopter : Assurez-vous de porter une tenue adéquate ou de bureau. Il se pourrait que vous deviez vous lever soudainement ou que votre caméra tombe. Assurez-vous également de retirer toutes œuvres d’art ou illustrations sur vos murs, qui pourraient nuire à la concentration de votre équipe, lors de l’élaboration de vos propos.
- Pratiques à éviter : Abstenez-vous d’entamer des conversations parallèles. Ne faites pas dans une réunion virtuelle ce que vous ne feriez pas dans une réunion en personne. Même si votre microphone est en sourdine, votre comportement pourrait déranger les autres.
- Pratiques à adopter : Positionnez votre caméra à la hauteur des yeux et sur le moniteur utilisé pour la conférence. Une caméra mal positionnée et des angles peu flatteurs pourraient donner l’impression d’un double menton, par exemple.
- Pratiques à éviter : Assurez-vous de désactiver les autres haut-parleurs pendant la présentation. Lorsque vous avez une question qui ne peut attendre, écrivez-la dans la fenêtre de clavardage afin qu’elle soit abordée plus tard.
Maintenant que vous êtes informé des pratiques à adopter et à éviter, passons à la technologie de soutien. Possédez-vous une technologie munie des fonctionnalités nécessaires à la réussite d’une réunion en ligne? Voici les éléments essentiels à la réussite d’une réunion en ligne :
- Appareil : Est-ce que la technologie utilisée pour les réunions permet seulement l’ouverture d’une session à partir de votre ordinateur portable, de sorte que vous devez absolument être à la maison ou au bureau pour y assister? Ou êtes-vous en mesure d’ouvrir une session facilement à partir de n’importe quel appareil, dont un téléphone portable, une tablette et un ordinateur portable?
- Options de connexion : Éprouvez-vous des difficultés lors des étapes de connexion à une réunion? Votre application est-elle munie d’une option de connexion simple?
- Communication de renseignements : Votre technologie de vidéoconférence est-elle munie d’un espace vous permettant de communiquer l’ordre du jour et les autres ressources avant la réunion, afin que les participants soient informés des mises à jour? Ou pouvez-vous seulement communiquer des renseignements lorsque tous les participants ont joint la réunion? Malheureusement, cette méthode requiert la majeure partie du temps alloué à la réunion.
- Modifications en temps réel :Pouvez-vous apporter des modifications en temps réel à l’aide d’un tableau blanc virtuel? Cette option permet à tous les participants de voir les changements apportés, à partir de n’importe quel appareil.
- Mises à jour d’après-réunion :Après la réunion, devez-vous envoyer des courriels à tous les participants concernant les mises à jour? Ou votre solution de réunion vous permet-elle une connexion et une collaboration simplifiées sur une plateforme unique?
Si vous envisagez une nouvelle solution de réunion ou que votre technologie de réunion actuelle n’offre pas les fonctionnalités énumérées ci-dessus, il est temps d’opter pour Cisco Webex, le chef de file des solutions de collaboration.
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