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Virtuelle Meetings – endlich grenzenlos!

- 08. January 2018 08:25

Sie müssen eine Besprechung organisieren, es soll kurzfristig stattfinden, aber die Teilnehmer sind an verschiedenen Standorten, vielleicht sind sogar ein paar Externe dabei. Soll man eine Videokonferenz aufsetzen? In welchen Räumen stehen die Endpunkte in den jeweiligen Lokationen nochmal? Hat der Externe überhaupt ein TelePresence System bzw. ist es kompatibel? Und der Chef kann nur von Unterwegs teilnehmen, dann vielleicht doch nur ein Conference Call?

Das Thema kennen wir alle, aufgrund technischer Einschränkungen musste man sich in der Vergangenheit zwischen Videokonferenz, Online Meeting oder Telko entscheiden. Jedes Tool hatte seine eigenen Vorteile, aber auch Limitierungen. Der kleinste gemeinsame Nenner war dann meist die Telko, da kann man aber weder Teilnehmer noch Content sehen und damit ist die Produktivität stark eingeschränkt. Online Meetings geben uns deutlich mehr Möglichkeiten, jedoch hatte man oft Probleme bei externen Teilnehmern. Eine gute Qualität ergibt sich außerdem nur, wenn auch jeder Teilnehmer vor seinem eigenen Computer sitzt und ein Headset nutzt, oder man den Inhalt ausschließlich konsumiert (z.B. einer Präsentation lauscht oder an einem Kurs teilnimmt). Für längere, interaktive Meetings über Standorte hinweg ist TelePresence geschaffen, man kommt dem Gefühl einer „echten“ Vor-Ort-Besprechung am nächsten und in diesem Szenario können auch mehrere Leute im selben Raum sinnvoll teilnehmen. Die Einbindung externer oder mobiler Teilnehmer war zwar theoretisch möglich, hat sich in der Praxis aber oft als fehleranfällig herausgestellt.

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Einfach nur ein Meeting

Wir müssen uns nun endlich nicht mehr entscheiden – Cisco WebEx wurde so weiterentwickelt, dass es nun alle Disziplinen gleichermaßen beherrscht! Als Gastgeber schickt man einfach eine Einladung und der Teilnehmer entscheidet selbst wie er teilnimmt. In der Einladung findet man eine SIP URI zur Einwahl via TelePresence oder mittels Skype for Business, das Ganze in Top HD Qualität.

Weiters findet man natürlich den gewohnten WebEx Link, der die Teilnahme mittels Browser ermöglicht. Auch hier gibt es Neuigkeiten – wir haben WebRTC implementiert, sodass man nicht mehr zwingend ein Plug-In installieren muss. Das beschleunigt einerseits den Zugang zum Meeting, andererseits eliminiert es diese zusätzliche Hürde die manche Benutzer mit stark abgesicherten Computern an der Teilnahme gehindert haben.

Die dritte Möglichkeit ist die Einwahl mittels klassischem Telefon, es werden lokale und globale Rufnummern bereitgestellt, um Ihre Kosten zu optimieren. Ein beliebtes Komfortfeature ist der Rückruf, der Sie z.B. im Auto nicht von der Straße ablenkt und falls die Verbindung abreißt, selbständig wieder zum Meeting dazu holt.

Selbstverständlich kann man auch von Unterwegs bei der Besprechung dabei sein, die Webex App für alle gängigen Smartphones und Tablets bietet alle Funktionen, die man auch vom Browser her kennt. Sie wird ständig weiterentwickelt, z.B. auf Basis unserer Partnerschaft mit Apple – seit Kurzem kann man direkt aus dem IOS Kalender am Meeting teilnehmen, oder auch den Bildschirm des iPhone oder iPad teilen.

Und selbstverständlich kann das Meeting bei Bedarf auch aufgezeichnet werden, Audio/Video/Content steht gleich nach dem Meeting im praktischen .mp4 Format zur Verfügung.

Wie organisiere ich ein virtuelles Meeting?

Zum Organisieren eines solches Meetings kann man ein Plug-In direkt im Kalender (Microsoft Outlook, Lotus Notes, Google Calendar) verwenden. Das war für Benutzer von Cisco WebEx schon immer eine beliebte Variante, nur die IT-Abteilung war nicht immer happy, da die Software regelmäßig auf allen PCs aufgerüstet werden musste.

Jetzt gibt es eine neue Lösung die beide glücklich macht – der Gastgeber trägt als Ort bei der Kalendereinladung einfach “@webex” ein, fertig. Das muss von IT nur noch einmal zentral eingerichtet werden, man benötigt kein Plug-In mehr am Client. Das macht nicht nur das Leben der IT leichter, sondern hat noch einen weiteren Vorteil – man ist nicht mehr an den Kalenderclient gebunden. Nun können Meetings auch vom Handy aus organisiert werden, oder z.B. via OWA bzw. Outlook on the web.

Egal welche Art von Meeting in Zukunft ansteht, man kann beim Organisieren nichts mehr falsch machen – jeder kann teilnehmen, wie es für ihn am besten ist.

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