Grijă și calitate atunci când contează cel mai mult: pregătirea IT-ului pentru COVID-19
Cisco și-a sfătuit miile de angajați din întreaga lume să lucreze de acasă. Cei mai mulți dintre ei veneau în fiecare zi la birou. Și alte companii au procedat la fel. Cu toții suntem motivați de aceleași principii: grijă pentru oamenii cu care lucrăm, dorința ca toată lumea să rămână sănătoasă și speranța că, prin prevenirea transmiterii în comunitate, putem scurta această perioadă dificilă.
Echipele noastre lucrează de acasă, de aceea vrem să le susținem cu tot ce putem, inclusiv să ne ajutăm angajații să fie productivi, astfel încât să poată continua să-și îndeplinească obiectivele. Avem o cultură organizațională solidă care susține lucrul de la distanță atunci când e necesar și o tehnologie extraordinară care permite acest lucru, totuși această schimbare poate fi descurajatoare. Cisco a avut mereu un plan de continuitate a activității și, deși există un plan pentru închiderea sediului central, nu este niciodată prea târziu să facem o ultimă verificare înainte ca toată lumea să părăsească clădirea. Iată ce întrebări ne-am pus noi. Poate că unele dintre ele vă pot ajuta și pe dvs.
Este departamentul IT pregătit să gestioneze un vârf de apeluri și solicitări de suport?
Unii angajați care nu au mai lucrat de acasă până acum vor avea nevoie de ajutor. În plus, indiferent de planificările pe care le facem, sistemele pot să dea erori atunci când sunt expuse la volume mult mai mari decât încărcarea lor obișnuită. Trebuie să fim pregătiți pentru o creștere bruscă a situațiilor care necesită suport IT.
Nu există o modalitate simplă prin care să putem mări în mod spectaculos personalul IT până la numărul de care avem nevoie, cel puțin nu imediat. Recomandările proactive pentru angajați sunt esențiale. Trimiteți atenționări despre modul în care funcționează instrumentele de lucru la distanță și cum le puteți configura. Dacă este posibil, încurajați oamenii să testeze instrumentele pentru lucrul de acasă, cum ar fi software-ul VPN, cât sunt încă la birou.
Și amintiți-vă că oamenii vor fi uniți în situații de criză. Comunitatea dvs. este o resursă puternică. Ajutând angajații să se poată sprijini reciproc, prin instrumente de chat online, wikis, forumuri și liste de e-mailuri ajutați și departamentele IT să-și reducă încărcarea.
Este VPN-ul pregătit pentru o suprasolicitare a rețelei?
Dacă resursele companiei dvs. sunt protejate de un firewall, este posibil ca utilizatorii să se conecteze la ele folosind o rețea virtuală privată (VPN). Concentratorul VPN care conectează acești utilizatori la rețeaua companiei poate să nu fie configurat pentru noul volum de utilizatori care accesează rețeaua de la distanță.
E nevoie, așadar, să luați câteva măsuri pentru a vă crește capacitatea în situația unei suprasolicitări a rețelei. O soluție este să achiziționați și instalați mai multe concentratoare VPN.
Verificați baza de IP-uri. Noul volum generat de conectarea angajaților de la distanță ar putea depăși numărul adreselor IP din baza rezervată pentru acces extern. Această bază poate fi mărită de către angajații companiei. Centrul de Asistență Tehnică Cisco TAC vă poate ajuta.
Angajaților li se poate cere să nu utilizeze calculatoarele care sunt conectate la VPN pentru sarcini care nu țin de serviciu. Pe durata acestei crize, este corect să solicităm angajaților să fie disciplinați în utilizarea resurselor companiei. S-ar putea să fiți șocați de numărul de videoclipuri cu pisici care tranzitează VPN-ul de companie. Blocarea site-urilor de divertisment precum Netflix și Hulu ar putea fi, de asemenea, o parte a acestei strategii, dar, sincer, la fel de eficient și cu mai puține tensiuni de ambele părți ar fi să le cereți angajaților să nu folosească VPN-ul companiei pentru acest tip de activități.
Companiile ale căror VPN-uri sunt configurate pentru a gestiona tot traficul de pe dispozitivele angajaților pot activa opțiunea de split tunneling, cu ajutorul căreia traficul destinat resurselor de muncă trece prin link-ul VPN, în timp ce traficul de internet, nu. AnyConnect poate chiar selecta adrese, aprobând doar listele IP ale site-urilor de încredere. Acest lucru poate avea implicații de securitate, dar echipa dvs. de securitate este cea mai în măsură să cântărească riscurile în această situație.
Puteți utiliza, de asemenea, infrastructura Cisco Umbrella pentru a securiza traficul de internet, în loc să direcționați mai mult trafic prin VPN și sistemele de securitate. Este foarte ușor de configurat și se poate realiza de la distanță. Oferta este gratuită până la 1 iulie 2020.
Angajații din Call Center au echipamentele de lucru de la distanță de care au nevoie?
Pentru mulți angajați, e suficientă conectarea laptop-urilor la rețeaua ISP de acasă și la VPN-ul companiei pentru a-și îndeplini eficient sarcinile de serviciu, însă acest lucru nu e valabil pentru angajații din Call Center sau pentru oricine are nevoie de comunicare directă. Există gateway-uri teleworker (inclusiv produsele noastre proprii) care le permit acestor angajați să-și conecteze dispozitivele dedicate de la domiciliu.
Aveți suficientă capacitate de rețea? Dar angajații voștri?
În condițiile lucrului de acasă, volumul de încărcare al rețelei se schimbă. Acum este un moment bun să vă asigurați că rețeaua companiei este configurată pentru mai mult trafic. În funcție de tipurile de rețele pe care le aveți, poate fi simplu să măriți lățimea de bandă (CIR, commited information rate). Dacă nu, sfaturile de mai sus pentru a limita suprasolicitarea rețelei s-ar putea dovedi extrem de importante.
Capacitatea furnizorilor de servicii internet la care sunt abonați angajații dvs. poate avea un rol important. Rețelele multor furnizori sunt configurate pentru a gestiona un volum masiv de trafic, mai ales streaming-ul video. Operatorii ISP spun că acest trafic atinge cotele maxime aproximativ la ora 20:00 în fiecare zi, astfel că în timpul unei zile de muncă mai puțin solicitante ar trebui să existe o capacitate suficientă pentru a face față nevoilor de rețea pentru activități de business, chiar și în cazul apelurilor video. De asemenea, mai mulți operatori ISP lucrează la eliminarea limitărilor pentru transferul de date și la creșterea lățimii de bandă.
Este posibil ca tranziția la munca de acasă să genereze o suprasolicitare a rețelelor de acasă. După cum spune unul dintre profesioniștii noștri IT: „Cu cât vă aflați mai departe de rețeaua companiei, cu atât mai mult nu puteți controla lucrurile”.
În cazul în care performanța rețelei are de suferit, angajații ar trebui să știe ce măsuri pot lua pentru îmbunătățirea experienței online, în special în cazul instrumentelor de colaborare precum soluția de videoconferință. Angajații pot opri funcția video în timpul unui apel (dacă software-ul nu se adaptează automat la problemele de rețea) sau pot direcționa funcția audio către propriul telefon. Puteți afla mai multe sfaturi de la echipa Webex, accesând site-ul dedicat COVID-19 resource site.
V-ați instruit angajații în cele mai bune practici pentru lucrul de la distanță?
Modul de lucru se schimbă atunci când echipele nu mai sunt împreună. Este posibil ca unii angajați să se descurce mai bine, în timp ce alții vor considera că munca la domiciliu îi izolează foarte mult. Mai mult chiar, rolul managementului se schimbă. Toți, inclusiv persoanele care nu lucrează de acasă, vor trebui să aloce timp suplimentar și energie pentru a păstra legătura cu colegii.
Avem o serie de sfaturi pentru lucrul la distanță, și am luat câteva măsuri, inclusiv rezervarea unui interval de timp în fiecare zi, în care se pot conecta toți membrii echipei, prin intermediul unei configurații video bridge. Oamenii pot suna, după cum este disponibil fiecare, pentru a vorbi unii cu alții sau pentru a rezolva diverse lucruri mărunte. Într-o perioadă de criză, acest tip de acțiune poate asigura tuturor un anumit grad de confort și suplinește nevoia de interacțiune socială.
Cum ne asigurăm că echipele noastre știu că ne pasă?
În funcție de industria în care activați, până la 100% din echipele dvs. pot lucra de acasă și, din cauza amplorii epidemiei, situația nu mai poate fi gestionată doar cu ajutorul metodologiilor tradiționale de planificare. Dacă nu aveți un plan de continuitate a activității care să cuprindă acest tip de criză, vă recomandăm să analizați rapid nevoile tehnologice ale angajaților, rețeaua internă și politicile de management. Comunicarea deschisă cu toate părțile implicate este vitală.
Indiferent dacă este vorba despre întâlnirile regulate cu CEO-ul și experții medicali, sau de întâlnirile one-to-one cu managementul, este important ca toată lumea să simtă că aveți grijă de ei în această perioadă. Prima noastră sesiune de întrebări și răspunsuri, cu participarea unor cadre medicale, pe tema Covid-19, a fost organizată la nivelul întregii companii cu doar două ore în prealabil și a înregistrat 20.000 de participanți. A fost un indiciu al interesului crescut pentru informații și interacțiune din partea tuturor.
Când atât de multe lucruri sunt incerte și îngrijorătoare, cred că este mult mai important să oferim oamenilor posibilitatea de a continua să lucreze împreună cu colegii lor de echipă și să se bucure de succes împreună. Având în spate echipa de management și tehnologia potrivite, cel puțin această parte din viața lor poate rămâne familiară și confortabilă.
Aveți grijă de dumneavoastră și nu ezitați să ne contactați dacă aveți nevoie de ajutorul nostru!
