Dispozitivele whiteboard în Cisco Spark: la dispoziția ta, în timp real, securizate întotdeauna
3 min read
Întâlnirile continuă să fie cea mai frecventă formă de colaborare în echipă – atât față în față, cât și virtual. Și nu cred că greșesc dacă afirm că, în prezent, majoritatea sălilor de ședințe din cadrul companiilor mari sunt dotate cu table utilizate în explicarea strategiilor, planurilor de marketing, conținutului mai mult sau mai puțin tehnic din companii. Mai mult decât atât, tabla și binecunoscutul marker au devenit instrumente de colaborare folosite intens și de către companiile mici și mijlocii și nu mai sunt doar apanajul sălilor de ședință sau de conferințe, regăsindu-se chiar și în birouri. Cu toate acestea, de cele mai multe ori, conținutul prezentat pe tabla din sala de ședință devine un document în format JPEG, salvat în laptopul sau telefonul participanților – sau doar a unuia singur – fără posibilitatea de a putea fi modificat ulterior.
Desigur, nu putem uita că pe lângă această recuzită clasică, echipele de lucru pierd timp prețios cu găsirea cablului potrivit pentru laptop, care odată legat la proiectorul din sala de ședință, va reda suita obișnuită de grafice și alte informații care nu pot fi modificate în timp real, încetinind orice proces creativ din cadrul întâlnirii.
Experiența de colaborare în echipă devine astfel nesatisfăcătoare și ineficientă. Dar oare cum ar decurge o întâlnire de business dacă am avea la dispoziție o soluție modernă, care să ne permită colaborarea în timp real, chiar și cu cei aflați în afara sălii de ședință?
Pentru a rezolva aceste inconveniente, Cisco a lansat Cisco Spark Board, un dispozitiv multifuncțional, în cloud, pentru prezentări wireless oriunde și o tablă digitală interactivă pe care oricine poate edita. În plus, Cisco Spark Board este mai mult decât o soluție de colaborare punctuală, la fața locului – datorită camerei video integrate, aceasta răspunde nevoii frecvente de a seta și o videoconferință pentru membrii echipei care nu pot participa fizic în ședință. Astfel, noul dispozitiv a fost conceput să ofere toate avantajele care făceau dispozitivele whiteboards tradiționale atât de eficiente: oricine le putea folosi, indiferent dacă le aparțineau sau nu, dacă erau într-o sală de conferințe sau într-un birou.
Cisco a înțeles că cea mai bună experiență de utilizare a whiteboard-urilor este accesul la conținut după încheierea întâlnirii. Vă este cunoscută, cu siguranță, practica din prezent: utilizatorii desenează cu un marker pe o tablă obișnuită și salvează o imagine a conținutului pe telefonul mobil pentru a o accesa ulterior. Numai că acest conținut devine o imagine statică, ce nu poate fi modificată. O soluție simplă ar fi fost să facem o poză, s-o trimitem prin e-mail sau în Cisco Spark Space, însă editarea fotografiei ar fi însemnat bătăi de cap inutile. În al doilea rând, ne confruntam cu o problemă de securitate foarte serioasă: conținutul de pe whiteboard include adesea informații importante și sensibile pentru o companie. În consecință, trebuia să dezvoltăm o modalitate extrem de sigură de salvare și control al accesului la conținutul de pe whiteboard.
Rezultatul a fost o soluție inovatoare pentru dispozitivele whiteboard, mereu la dispoziția utilizatorilor, în timp real și criptată.
Practic, oriunde ați fi, puteți utiliza orice Cisco Spark Board – fie că se află în cadrul companiei dumneavoastră sau nu – și să-l asociați cu un Cisco Spark Space. Doar stând în fața dispozitivului și utilizându-l prin intermediul aplicației Cisco Spark, puteți să introduceți conținutul de care aveți nevoie pentru a vă rezolva sarcinile de lucru. Puteți să vă vizualizați fișierele, să creați conținut nou și să-l salvați în propria locație Cisco Spark sau puteți participa la o întâlnire. Utilizatorii care au acces la whiteboard pot face completări și modificări în timp real, schimbările putând fi vizualizate în timp real, la fel ca în cazul utilizării serviciului Google Docs.
Conținutul de pe whiteboard este stocat în cloud, nu pe dispozitiv. De fiecare dată când Cisco Spark Board sau aplicația Cisco Spark prezintă un dispozitiv whiteboard, nu redau fișiere stocate pe un hard disk. Este realizată o conexiune în cloud, prin intermediul unui abonament la serviciul whiteboard. Cisco Spark Board este conectat la Cisco Spark cloud, creând astfel o rețea globală de spații de lucru care pot fi accesate de oriunde, prin intermediul Cisco Spark.
Fiecare element desenat și previzualizarea sunt criptate individual, prin intermediul tehnologiei de criptare end-to-end, astfel încât mediul cloud Cisco „nu vede” conținutul afișat pe whiteboard.
Astfel, dacă un infractor cibernetic încearcă să compromită baza noastră de date care conține elementele introduse pe whiteboard, nu obține nimic. Dacă un angajat pleacă cu hard drive-ul, nu se alege cu nimic. Dacă un dezvoltator înregistrează accidental conținutul fiecărei tranzacții web primite, jurnalele nu conțin nimic util.
Acest lucru oferă un nivel de securitate fără precedent. Pentru a asigura accesul securizat la conținut, fiecărui whiteboard îi este asociat un Cisco Spark Space, care conține lista participanților cu acces permis la cheile utilizate pentru decriptarea conținutului dispozitivelor whiteboard. Prin utilizarea Cisco Spark Space aveți acces și la alte funcții de securitate – cum ar fi închiderea camerei, moderare, eliminarea utilizatorilor și ștergerea mesajelor – care oferă o protecție suplimentară a conținutului.
Suntem foarte entuziasmați de noul Cisco Spark Board și vă invităm să-l folosiți, pentru a beneficia de experiențele de colaborare îmbunătățite pe care le va aduce echipelor din companiile din întreaga lume, indiferent de mărimea lor sau de domeniul de activitate.
Authors