„Meeting overload“ este un fenomen care afectează mii de organizații la nivel global, ca urmare a extinderii adopției lucrului la distanță și a ședințelor virtuale.
Este un efect pe care l-am observat încă de acum un an, când numărul minutelor alocate sesiunilor de meeting pe platforma Cisco Webex a crescut de la 7 miliarde/lună la 25 de miliarde/lună în intervalul februarie-mai 2020.
Dar, de cele mai multe ori, cu cât ședințele sunt mai lungi, cu atât ele sunt mai puțin productive. Iar cu cât acestea devin mai frecvente, cu atât eficiența angajaților scade. De aceea, am întocmit o listă de măsuri care să vă ajute să obțineți maximum de rezultate în urma fiecărei întâlniri.
- Scurtați durata ședințelor, pe cât posibil. Renunțați la duratele standard, mai ales dacă este vorba de ședințele „uzuale“, și scădeți treptat timpul alocat. Nu încercați să comprimați o ședință căreia îi alocați în mod normal o oră, la 30 de minute. Începeți cu 55 sau 50 de minute, staționați la 45 și continuați până reduceți timpul la jumătate din cel inițial.
- Scădeți frecvența. Calculați cât timp alocați lunar tuturor ședințelor la care participați și fixați-vă ca obiectiv să-l reduceți la jumătate. E o țintă ambițioasă și poate părea dificil de atins, însă nu este imposibil dacă vă impuneți o disciplină strictă și încercați în mod constant să vă eficientizați activitatea.
- Evaluați dacă o sedință este neaparat necesară. Lucrul la distanță și programul de muncă flexibil fac să fie mai dificilă reunirea tuturor angajaților implicați într-un proiect, chiar și atunci când este vorba de o ședință virtuală. Uneori, poate fi mai eficient să aveți reuniuni restrânse sau discuții 1:1, alteori să partajați un document și să solicitați opinii pe marginea lui sau să lucrați împreună într-un spațiu Webex Teams. Instrumentele puse la dispoziție de platforma noastră vă permit să fiți flexibili și eficienți.
- Stabiliți care sunt zilele fară ședințe. În orice organizație ar trebui să existe, la nivelul fiecărui departament, un număr de zile în care să nu aibă loc ședințe. De exemplu, există companii în care echipele tehnice au patru astfel de zile pe săptămână. Membrii lor pot, însă, solicita realizarea de ședințe sau întâlniri 1:1 cu alți colegi sau cu angajați din alte departamente atunci când este nevoie.
- Faceți curățenie generală! E deja primăvară și vine vremea curățeniei generale. Așa că treceți în revistă toate ședințele pe care vi le-ați planificat și eliminați-le pe cele care nu sunt strict necesare. Lăsați-le în calendar doar pe cele foarte importante, pentru care aveți o agendă clar definită, iar rezultatele care se doresc a fi atinse sunt realiste. Renunțați să participați la întâlnirile la care știți sigur că nu veți contribui decât cu prezența. În plus, puteți folosi Webex Assistant pentru a avea acces la transcrieri și deciziile luate.
- Limitați multi-tasking-ul prin folosirea componentei video. Atunci când angajații participă la o ședință virtuală, cei mai mulți întreprind și alte acțiuni. Ca urmare, nivelul lor de atenție este redus, eficiența rezultatelor – scăzută, iar durata ședinței tinde să crească. Dacă folosiți, însă, și componenta video, nu doar pe cea audio, gradul de implicare este mai mare și nivelurile de proactivitate și promptitudine cresc.
- Planificați din timp pentru a vă asigura o participare eficientă și a seta un nivel realist de așteptare. Una dintre cele mai frecvente erori pe care le puteți face atunci când organizați o ședință este să nu aveți o agendă clară a temelor abordate, a obiectivelor urmărite și a acțiunilor necesare. Cu Webex AssistantForce totul este mai simplu – de la crearea și partajarea agendei, până la acțiunile ce au loc dupa încheierea ședinței: înregistrarea feedback-ului, partajarea concluziilor și deciziilor luate etc.
- Urmăriți-vă obiectivele. Odată planurile stabilite și agreate cu restul participanților la ședință, nu faceți rabat de la regulile și obiectivele pe care vi le-ați fixat și evitați abaterile și depășirile de timp.
Dacă doriți să aflați mai multe detalii despre cum puteți crește eficiența întâlnirilor virtuale cu ajutorul Webex, vă invităm să ne contactați la solutiicisco@cisco.com
Authors
