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Los 5 pasos para asegurar el éxito en la adopción y colaboración por video


18 October 2016


La dinámica de trabajo de las organizaciones está cambiando, gracias a las herramientas de colaboración por video. Bien se trate de tecnologías como video-conferencia, telepresencia, video-telefonía o conferencias web con video; los beneficios son múltiples, van desde el aumento de productividad, pasando por reducción de costos en viajes, la conexión de equipos de virtuales, el desarrollo de relaciones laborales a distancia y el equilibro entre la vida y trabajo.   

Sin embargo, el video no sólo transforma el modo de trabajo de los empleados, sino también el vínculo entre las compañías y sus clientes. La innovación en el uso de video para la comunicación con clientes, genera una nueva experiencia a través de un contacto directo en cualquier momento y desde cualquier lugar, personalizando el servicio. De esta manera, los consumidores son más leales a una compañía que les ofrece atención personal en tiempo real y en momentos críticos.

¿Sabía que el grado de compromiso de los asistentes en una reunión virtual aumenta si tienen encendida la cámara de video?

El video puede garantizar la productividad de las reuniones virtuales, siempre que la organización implemente  tecnología que garantice la fluidez de la comunicación. Los terminales de video seleccionados deben soportar un flujo constante de video, que a su vez no degraden la calidad siempre y cuando se garantice la conectividad adecuada, evitando así congelaciones, pixelaciones o transmisiones intermitentes que al final afecten la experiencia del usuario.

¿Existe alguna tendencia en la adopción de video en las organizaciones?

La adopción del video suele darse en tres fases:

Fase 1. Se inicia por la habilitación de salas de reuniones con video cuyo beneficio está muy relacionado con el ahorro en viajes al permitir conectar equipos de trabajo geográficamente dispersos.

  Foto fase 1

Fase 2. Se caracteriza por la habilitación del video personal, bien sea a través de terminales de escritorio como video teléfonos, telepresencias personales, o en dispositivos móviles. El beneficio de habilitar el video personal está directamente relacionado con la productividad y la satisfacción del empleado al ofrecer un mejor balance vida-trabajo.

Foto fase 2

Fase 3. Se produce una vez que la organización ya ha adoptado ampliamente el uso de video en sus comunicaciones internas y ahora está interesada en extenderlas hacia fuera con socios, proveedores y clientes. Los beneficios están muy relacionados con una atención personalizada en servicio al cliente y la transformación en la forma de hacer negocios usando activamente herramientas de video colaboración.

Foto fase 3

¿Cuáles son los pasos que debe seguir una organización interesada en los beneficios de la video colaboración?

Para asegurar el éxito en la adopción y la colaboración por video, es recomendable seguir los siguientes cinco pasos:

  • Todo debe funcionar como una unidad: La colaboración por video precisa que todas las piezas (voz, video y compartición de datos) funcionen integralmente y con la mejor calidad.
  • Planificar la infraestructura a futuro: El diseño de una infraestructura de colaboración por video no sólo debe administrar las necesidades de hoy, sino también debe considerar escalabilidad a futuro. La infraestructura debe estar preparada para crecer conforme se van dando los procesos de adopción de las tecnologías de video-colaboración. Una opción es considerar servicios de nube para suplir la necesidad de una infraestructura local. Gartner indica que para el 2016, mas del 50% de todas las implementaciones de infraestructura de video completamente nuevas se integrarán desde la nube o como Software as a Service (SaaS).
  • Elegir la tecnología adecuada: La implementación de video no tiene una talla única. Existen múltiples herramientas y tecnologías: video-conferencia, video-telefonía, telepresencia o conferencias web con video. Todo depende del perfil del usuario y en comprender bien cuál es la tecnología adecuada para la tarea o interacción, para que todos los empleados logren máxima productividad.
  • Maximizar la colaboración: Considere todas las facetas de la colaboración: entrenamientos, eventos en vivo o por demanda, anuncios corporativos, entrevistas de trabajo a distancia, entre otras. En adición, una solución de video inteligente debe permitir grabar y transmitir conversaciones, entrenamientos o anuncios corporativos. Así inclusive podrá crear un repositorio de videos para generar las memorias corporativas.
  • Crear confianza y generar adopción: Cuando los usuarios interactúan con soluciones de video que funcionan efectivamente, ganan confianza e incrementan la adopción en beneficio de su productividad.

 

Escrito por:
María del Pilar Muñoz
Arquitecta de Soluciones
Cisco Systems.

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