Blog Cisco Latinoamérica / Colaboración / Las Comunicaciones Unificadas y los tres factores críticos para la supervivencia de la PyMe

Es un hecho que hoy en día las pequeñas y medianas empresas están buscando su supervivencia en esta economía globalizada, tratando de ser competitivas frente a organizaciones que se encuentran muchas veces más allá de sus propias ciudades e inclusive países o continentes. Para poder lograr esta competitividad no es un secreto que estas empresas buscan lo más elemental, que es incrementar ingresos al mismo tiempo que disminuir costos.

Para cumplir estos objetivos, las pequeñas y medianas empresas necesitan tres elementos fundamentales: aumentar la productividad de sus empleados, mejorar sus procesos de negocio y hacer más eficiente su operación. Sin estos tres elementos fundamentales es prácticamente imposible que estas empresas aumenten sus ingresos, disminuyan costos y en esencia sean los suficientemente competitivos para  sobrevivir en estas economías.

Definitivamente las tecnologías de información no garantizan por sí solas que las empresas puedan cumplir con estos tres factores críticos (productividad, eficiencia y procesos); para su éxito y supervivencia se requieren algunos elementos como el cambio cultural o también conocido como change management, alineación de las prioridades de negocio con los procesos, disciplina financiera, entre otros.  Pero por otra parte aunque las tecnologías de TI no lo son todo, sí son un elemento fundamental para lograr el éxito de las organizaciones. En esta ocasión hablaremos de las tecnologías de Comunicaciones Unificadas y herramientas de Colaboración, las cuales influyen directamente en la dinámica de los tres factores críticos para las empresas – productividad, eficiencia y procesos.

Desde inicios de este siglo, las Comunicaciones Unificadas han venido evolucionando de una forma constante y acelerada en nuestros mercados emergentes, de ser simplemente una tecnología de voz sobre IP con la promesa de disminuir costos, a convertirse en una estrategia de negocio dentro de las organizaciones para cumplir con los tres factores críticos para su éxito. Hoy en día las Comunicaciones Unificadas y herramientas de Colaboración ofrecen una gama muy amplia de tecnologías entre las que destacan: Mensajería Instantánea, Mensajería Unificada, Mensajería Integrada, Servicios de Presencia, Conferencias Web, Conferencias de Audio, Conferencias de Video, Telefonía (voz) IP, Aplicaciones de Redes Sociales Empresariales, entre otras, y todo esto pudiéndose desplegar a través de diferentes dispositivos de comunicaciones y sistemas operativos, garantizando de esta forma las estrategias de Movilidad que tengan las organizaciones o inclusive las mismas preferencias en movilidad de los propios usuarios como dicta hoy la tendencia de mercado Bring your Own Device (BYOD).

Todas estas tecnologías de CU y herramientas de colaboración, tienen la misión de permitir a los usuarios hacer de mejor forma su trabajo: tomar decisiones mucho más rápido, en forma eficiente, dinámica y flexible, en cualquier lugar y en cualquier momento. El modelo ha cambiado, y ahora los usuarios son el centro de las comunicaciones dentro de la empresa, son los que toman las decisiones respecto de cuándo, en qué lugar, a través de qué dispositivo e inclusive qué sistema operativo utilizar para estar conectados. Inclusive ahora el usuario decide qué aplicativos debe de bajar en sus dispositivos para ser productivo y al mismo tiempo estar conectado con sus comunidades dentro y fuera de las organizaciones. Por otro lado las áreas de TI de las empresas tienen la misión estratégica de  establecer las políticas de seguridad y acceso controlado a la red y aplicaciones de negocio y comunicaciones, para que los usuarios las puedan utilizar según su perfil dentro de la organización.

Si bien los usuarios ahora son el centro de las comunicaciones dentro de las empresas y desempeñan un papel fundamental en la productividad en las mismas, las áreas de TI también han evolucionado y se han convertido en un elemento crítico para el éxito de las organizaciones: por un lado al establecer las estrategias para el despliegue de una forma eficiente, segura y controlada de las aplicaciones de negocio y comunicaciones para la productividad de los usuarios; pero también por otra parte tener la habilidad de alinear los procesos críticos del negocio con las prioridades del mismo. Esto es de suma importancia ya que si no existe esta alineación, no importa cuánto dinero se invierta en tecnologías de información, la empresa no va a ver que los resultados de su inversión se traduzcan en aumento de ingresos o expansión de su negocio, o disminución de costos, o cualquiera sea su prioridad de negocio a corto, mediano y largo plazo.

¿Te ha pasado?

Para llevar estos conceptos a la práctica, imaginemos un despacho de abogados, el cual lleva diferentes litigios laborales y civiles. Este despacho ha crecido en los últimos años y se ha visto en la necesidad de poner oficinas en las principales ciudades de México: Ciudad de México, Guadalajara y Monterrey. Este crecimiento ha sido de forma muy rápido, y aunque ahora tienen más casos que litigar y un negocio en plena expansión, también se han visto en la necesidad de invertir en tecnologías de información que les permita crecer de una forma acelerada, pero al mismo tiempo controlada y alineada a sus prioridades de negocio. Una de las grandes virtudes y por ende su ventaja competitiva de este despacho, es poder resolver sus casos en un periodo de tiempo muy corto y en la mayoría de los casos favorable para sus clientes, y para esto cuentan con una combinación de abogados jóvenes recién egresados de la Universidad, y también abogados experimentados con varios años en el litigio. Su fórmula es simple, poner a competir a los abogados jóvenes por conseguir los casos, darle seguimiento hasta que lleguen a una etapa en la que los abogados experimentados se metan de lleno a resolverlos.

Esta dinámica les ha traído buenos frutos y una sana competencia interna, aunque ahora con la expansión de su negocio se han visto en la necesidad de contar con herramientas de comunicaciones que les permitan colaborar entre los diferentes abogados que se encuentran distribuidos en las tres principales ciudades. Estas herramientas les permiten a los abogados que están dispersos en las diferentes ciudades, no solamente tener mensajería instantánea y servicios de presencia para alguna consulta rápida, sino también el poder escalar estas comunicaciones a una sesión de voz, video e inclusive poder compartir en tiempo real un documento el cual lo pueden estar viendo al mismo tiempo en sus PCs, Laptops o Tablets, mientras toman decisiones, hacen cambios y/o modificaciones al mismo. Esto en definitiva a acelerado el proceso de resolución de casos, tener a más clientes y seguir expandiendo su negocio.

En resumen, y haciendo un análisis de los factores críticos para el negocio y cómo las comunicaciones unificadas son un factor clave, podemos decir que la prioridad del negocio es poder resolver los casos de una forma rápida y favorable para sus clientes, y con ello contar con más contratos y mayores ingresos; el proceso de negocio es poner a colaborar a los diferentes abogados nuevos y expertos, y distribuidos en las tres ciudades, en las resoluciones de los casos. A través de la implementación de herramientas de Comunicaciones Unificadas (Mensajería Instantánea, Presencia, Voz IP, Video y colaboración Web), este proceso de colaboración entre abogados y entre oficinas es mucho más eficiente, y aportó una mayor productividad en la resolución de los casos. Esto ha implicó mayores ingresos para la empresa y al mismo tiempo desarrolló una nueva eficiencia operativa al no tener que estar haciendo viajes entre las diferentes ciudades para la resolución de los casos. De esta forma podemos ver claramente cómo las Comunicaciones Unificadas ayudan a lograr los tres factores críticos para las empresas: productividad, eficiencia, procesos.

Authors

Saúl Olivera

Gerente de Desarrollo de Negocios, Cisco México