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Las salas de reuniones no están muertas

- 21 July 2017

Los trabajadores de diferentes industrias, edades e incluso países, comparten una misma opinión acerca de las reuniones de trabajo: son muy improductivas por la cantidad de tiempo que se desperdicia en detalles ajenos al objetivo mismo de la junta. ¿Qué se puede hacer en ese sentido?

La clave está en remover todas las barreras que hacen las reuniones complicadas e integrar esa experiencia con los participantes virtuales. Cisco quiere lograr esto con el Spark Board, un dispositivo 3 en 1 que reúne hardware, software y servicios en la nube, tomando ventaja de las fortalezas de cada uno.

En la industria de la tecnología tendemos a elaborar enunciados como “todo se está moviendo a la nube” o “todo se conecta ahora de forma inalámbrica”, los cuales no son verdades absolutas. Existen actualmente más cargas de trabajo en premisas que en la nube y hay una enorme cantidad de dispositivos conectados aun mediante cables.

La industria de la colaboración no es diferente. Existen en la actualidad una gran cantidad de herramientas para hacer reuniones virtuales y se ha dado también una explosión en las soluciones de mensajería empresarial. Pero, ¿qué pasa en los espacios físicos de reuniones? Las personas se siguen reuniendo de forma presencial y la innovación en este aspecto ha sido mínima. Todos perdemos minutos valiosos de las reuniones, buscando un adaptador o un cable, cargando los slides, tomando fotos a las ideas plasmadas en un pizarrón o esperando que los trabajadores remotos entren a la conferencia telefónica cuando algunos de ellos no saben ni el número al que deben marcar.

Supongo que todos nos hemos preguntado si hay alguna forma de hacer las reuniones más eficientes; y la buena noticia es que sí, ya existe. Cisco Spark Board es un dispositivo todo en uno, que conecta las salas físicas de reuniones con espacios virtuales de trabajo. Permite hacer presentaciones inalámbricas, tener videoconferencias e colaborar por medio de un pizarrón digital interactivo. El Spark Board ha sido diseñado para que cualquier persona pueda hacerlo funcionar; todo lo que se necesita está en la pantalla. Es el punto medio que no existía entre una gran experiencia de colaboración y un precio accesible.

Hablemos sobre algunos detalles técnicos del Spark Board, enfocados en ofrecer una gran experiencia al usuario; para lograr la simplicidad en el manejo con la que Cisco busca diferenciarse, el Spark Board ha sido diseñado con tecnología de audio de alta frecuencia (ultrasonido) para que los dispositivos personales se sincronicen de forma automática en cuánto las personas entran a la sala de reuniones, eliminando la necesidad de un control remoto. La sala, ya no necesita micrófonos, éstos ya vienen incorporados en el dispositivo y detectan de forma automática a la persona que está hablando, bloqueando cualquier otro ruido. La imagen tiene exactamente la misma calidad para quien está escribiendo en el pizarrón, como para quien está sentado al final de la sala o participando de forma remota. Y lo más importante, la pantalla es táctil tal como la de una tableta o teléfono inteligente, haciéndolo aún más intuitivo y fácil de manejar.

Increíble, no más proyectores, pantallas, controles, micrófonos, ni cables. Solo el Spark Board. Pero más allá del efecto “wow” de ver toda esta tecnología en funcionamiento, hay algo aún más relevante, y es la forma como el Spark Board habilita a los equipos para colaborar de forma instantánea, ofreciendo un enfoque fresco y poco complicado hacia la colaboración.

Cualquier participante en la reunión, presencial o remoto, puede escribir en la pizarra digital y el resultado final queda grabado en un espacio virtual que puede ser consultado en cualquier momento, haciendo que la colaboración continúe aún después de terminada la junta. Como bien dice Rowan Trollope, SVP y GM del Grupo de IoT y Aplicaciones en Cisco, la innovación no se puede agendar, sucede cuando tenga que ser y por eso la importancia de contar con herramientas que permitan crear, aportar ideas y hacer las cosas de forma fluida, constante, sin limitaciones de tiempo o espacio.

Cisco no está improvisando. Su historia en colaboración se remonta varios años atrás cuando la compañía introdujo la telefonía IP al mercado de las comunicaciones. En los últimos 8 años, ha hecho una inversión significativa en colaboración con diversas adquisiciones como Tandberg, Collaborate.com, Acano, Tropo, entre otras, buscando ofrecer una mejor experiencia en conferencias web y por video. Faltaba algo muy importante, trabajar en el desarrollo de los espacios físicos de reunión para complementar la experiencia de colaboración y la respuesta ya es una realidad: Spark Board.

Viendo un poco a futuro, ¿podría este dispositivo ser un paso en la expansión de las iniciativas del Internet de las Cosas (IoT) convirtiéndose en un punto central de control de “todo”? Definitivamente tiene sentido.

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