5 casos de uso frecuentes en Colaboración para instituciones de gobierno
Todos los días nos encontramos con oportunidades donde la tecnología nos puede ayudar a transformar los procesos actuales y lograr dar un paso hacia la digitalización.
Si pensamos en nuestras instituciones y en nuestros gobiernos, muchos de estos procesos los podemos hacer más eficientes haciendo un análisis detallado de la situación actual, considerando la tecnología y los pasos de un nuevo proceso.
Sin embargo, muchas veces existen procesos comunes o generales que hoy en día podemos hacer más eficientes y donde podemos tener un gran impacto en la eficiencia de nuestras instituciones con poco trabajo. A través de la suite de Cisco Spark, se ofrecen 3 funcionalidades principales alrededor de mensajería corporativa, llamadas y juntas virtuales en una sola plataforma de comunicación.
A continuación, 5 escenarios frecuentes donde podemos lograr esa deseada eficiencia al incorporar herramientas de Colaboración como Cisco Spark:
- Grupo de trabajo
Un equipo de trabajo interactúa constantemente entre sí para poder llevar a cabo los objetivos de su organización. Muchas veces, los principales canales de comunicación entre colegas es el correo electrónico (una tecnología que data de los años 70s) o una llamada telefónica. Hoy en día podemos mantener a los usuarios comunicados mediante el uso de mensajería corporativa (no es Mensajería Instantánea), tecnologías móviles para uso persistente de información y creación de grupos y discusiones por tema.
Similar a lo que ha logrado Whatsapp, Telegram y Facebook Messenger en el ambiente consumidor, así Cisco Spark puede crear un espacio de discusión para un grupo de trabajo. Un espacio seguro, encriptado y con la capacidad de moderar el contenido y participación del espacio.
Grupos de trabajo pueden instantáneamente estar al tanto de tareas a realizar, eventos importantes, temas de interés común, documentos de interés adjuntos al espacio, etc. Todo esto desde sus computadores o bien desde sus dispositivos móviles Smartphones y tabletas, y por supuesto, todas estas conversaciones habilitadas con audio y video integrado.
- Cuarto de Proyecto
En otras ocasiones, los equipos de trabajo se conforman de participantes internos y también externos a las instituciones. Estos pueden ser proveedores, personas de otra institución, particulares contratistas, etc. Es posible crear un espacio de trabajo particular para un tema específico, por ejemplo, el mudarse a un nuevo edificio. Al crearse el espacio virtual de discusión, todos los participantes pueden estar en constante comunicación sobre los avances del proyecto, los documentos de los planos pueden ser añadidos al espacio de forma segura, preguntas pueden surgir que sean aclaradas en el momento por miembros del equipo, etc. Cuando está progresando el proyecto, se identifica que un representante legal de la institución debe ser incluido, así que fácilmente se añade al espacio y él o ella pueden ponerse al tanto del avance ya que la información es persistente hasta el momento.
- Junta recurrente
Hay datos interesantes arrojados por diversas organizaciones sobre la “efectividad” de las reuniones. Piense en la cantidad de juntas en las cuales usted participa de forma presencial a la semana. Ahora hágase estas preguntas: ¿Cuánto es el tiempo en tráfico que le toma desplazarse a esas juntas si no están en su lugar de trabajo primario? ¿Cuánto tiempo les toma iniciar la junta, desde que saludan hasta que empiezan a tocar un tema de importancia? ¿A cuántas juntas ha llevado trabajo de “otros temas” no relacionados a la junta? ¿Alguien lleva agenda, toma notas, envía una minuta al finalizar y luego es compartida con el resto de los participantes?
Es natural pensar que en efecto podemos ser más eficientes en el manejo de este padecimiento de “juntitis aguda”. Qué tal si tenemos un espacio de discusión previo a una reunión, donde podamos compartir la agenda, hacer preguntas sobre el tema que se va a platicar y asegurarnos que están incluidas todas las personas necesarias para tomar decisiones al respecto. La junta puede estar programada para empezar a una hora específica, donde los participantes ingresen desde donde quieran que se encuentren, utilizando sus dispositivos móviles y computadores o incluso terminales de videoconferencia. Al finalizar la reunión, podemos compartir una minuta o notas, en el mismo espacio de discusión, continuando la conversación y creando continuidad para la siguiente junta, ya sea en un día, semana o para el siguiente mes.
- Despacho virtual
Y qué tal si tuviéramos una oficina virtual, donde podamos recibir a personas internas y externas a la institución, poder platicar tanto por audio como por video y con la facilidad de no tener que preocuparse por generar la reunión virtual o la sesión. Es un espacio que siempre este habilitado, con la misma dirección y se activa cuando el anfitrión ingresa. Este puede abrir la sesión que ya está previamente asignada a su persona y solo debe invitar o compartir una dirección URL (URI para video) con sus invitados y recibirlos en esa oficina virtual. Una vez que sus invitados ingresan desde su computador, móvil o equipo de video, el anfitrión puede “cerrar” la sala para prohibir el ingreso de alguna otra persona. Juntas de proveedores, socios, funcionarios de otras instituciones, conversaciones con personas externas a la dependencia, son ejemplos de conversaciones que fácilmente se pueden llevar acabo en esta oficina virtual.
- Capacitación y Entrenamientos
Una de las actividades que representan altos costos e gran trabajo de logística en las instituciones es la capacitación y entrenamiento de sus funcionarios. El traslado de los funcionarios, hospedaje si deben de quedarse a descansar en la noche, viáticos, comidas, personas que faltan por enfermedad u otras actividades son algunos ejemplos de las complejidades de los entrenamientos, y por lo que muchas veces se salen de presupuesto o no es posible hacerlos del todo.
A través de herramientas de colaboración, podemos juntar a personas de forma grupal en salones de videoconferencia o de forma individual desde su oficina o desde su casa para participar en una sesión interactiva, con controles de audio para los expositores, compartir documentos y presentaciones en tiempo real e incluso grabar la sesión para poder compartirla con las personas que no lograron a asistir. Esto desde un sistema que sea amigable y sencillo de usar para los participantes y con el que puedan mantenerse al tanto de los procesos, políticas, nuevos servicios, tecnologías, etc., que son importantes para la institución.
