Implementación Webex Teams + Office 365 – Parte 1: Implementación y gestión de cambios
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Este articulo fue escrito por: Kelly Conway
Uno de los pasos más ambiciosos en nuestro viaje a la nube es implementar Office 365 a 118,000 empleados. Lea sobre nuestra visión y estrategia aquí. Este blog explica el despliegue y nuestra estrategia de gestión del cambio. La Parte 2 de este blog explica cómo gestionamos la implementación utilizando la metodología SAFe.
En lugar de usar Office 365 tal cual, lo integramos con las capacidades de colaboración en Webex Teams.
Una de nuestras primeras decisiones fue cómo implementar Office 365. ¿Por organización? ¿Geografía? ¿Apellido? Decidimos implementarlo por organización para evitar sobrecargar algun centro de datos en particular o algún segmento en la red, y para poder obtener patrocinadores ejecutivos que alentasen la adopción.
Escribimos un correo electrónico preliminar para que los patrocinadores ejecutivos envíen a sus equipos. En particular: “Equipo, necesito su apoyo. Lanzaremos Office 365 durante las próximas semanas. Aquí están los beneficios, y aquí hay algunos videos y enlaces para obtener más información”. Cada organización se comunica de una manera diferente, por lo que invitamos a los ejecutivos a personalizar el correo electrónico. Luego, enviamos correos electrónicos automáticos 1.5 semanas, 3 días y 48 horas antes de la migración.
Estamos implementando la nueva solución para la nube de Office 365 en tres partes.
Parte 1: actualizar la aplicación de Office de los usuarios a una versión compatible con la nube
Lo hicimos primero para evitar problemas que podrían surgir al mover los buzones a la nube de Microsoft, mover a los usuarios a aplicaciones más modernas y alinearnos con nuestro modelo de licencia basado en la nube. Y … ahora que nuestras aplicaciones de Office son compatibles con la nube, nuestros equipos recibirán las últimas actualizaciones a medida que estén disponibles.
Parte 2: migrar buzones
Estamos migrando alrededor de 5000 buzones por semana a Office 365: 60,000 a partir de abril de 2019 y los 118,000 a julio de 2019. No esperábamos que los usuarios notaran mucha diferencia, pero recibimos muchos comentarios positivos sobre la Bandeja de entrada enfocada y el almacenamiento ilimitado. Vimos a la migración como una oportunidad para garantizar que los usuarios adecuados tengan acceso a usar Office 365. Pudimos eliminar las licencias de 20,000 usuarios que no usan el correo electrónico en sus trabajos. Refinamos el proceso de incorporación y aprovisionamiento para contratistas. Los contratistas deben solicitar la aprobación de Office 365 a través de nuestro eStore, y Cisco IT utiliza el eStore para cancelar las cuentas cuando los empleados se van, de modo que podamos reclamar la licencia.
El correo electrónico no esta disponible durante menos de 10 minutos durante la migración a Office 365. Cuando se completa la migración, enviamos un correo electrónico final pidiéndole a los usuarios que reinicien Outlook. En caso de que aún no reciban correos electrónicos, también enviamos el mensaje a través de Webex Teams.
Parte 3 – Agregar co-autoría y co-edición desde espacios de Webex Teams
Esto es lo que realmente entusiasma a los usuarios. Desde un espacio de Webex Teams, nuestros usuarios pueden abrir un documento de Office en OneDrive o SharePoint para co-autor y editar y viceversa, mientras que en un documento de Office, pueden hacer clic en el complemento de Webex Teams para abrir un panel lateral y chatear desde dentro el documento. Esta integración mejorará enormemente la productividad.
En lugar de implementar la co-autoría y la edición de una organización a la vez, como lo hicimos para el correo electrónico, decidimos implementarla al mismo tiempo para todos los que migraron su buzón a la nube de Office 365. Eso causó un gran revuelo, ayudando a impulsar la adopción y permitiendo a los empleados comenzar a colaborar de inmediato.
Gestión del cambio
Nuestros objetivos para la gestión del cambio son crear entusiasmo, educar e informar e impulsar la adopción. El día de lanzamiento para la co-autoría y edición colaborativa tuvo lugar a principios de mayo de 2019. Las comunicaciones y actividades para la campaña incluyeron:
- Video introductorio con nuestro SVP de operaciones y CIO hablando sobre la integración entre Webex Teams y Office 365 y cómo encaja en nuestra visión más amplia de trabajar digitalmente.
- Videos instructivos.
- Cartelería digital y anuncios.
- ”Excite Days” en Raleigh, San José, Bangalore, Cracovia, Londres y Sydney. Nos instalamos en la cafetería y organizamos búsquedas del tesoro, reuniones grupales con expertos, barras Genius, obsequios y demostraciones.
- Sesiones de 15 a 20 minutos con expertos de Office 365 y Webex Teams
- Seminarios de Capacitación web opcionales (introductorios y avanzados) en OneDrive y SharePoint.
- Seminarios de inmersión personalizada (2 horas) para equipos con agendas especializadas.
Artículos de intranet que hablan sobre el valor de Webex Teams, Duo Security y la integración con Office 365.
Lecciones aprendidas
Cuando planifique su propia migración a Office 365, le sugerimos:
- Asegurar el patrocinio ejecutivo. Si el jefe les pide a los miembros del equipo que hagan algo, es más probable que lo hagan.
- Hable con otras compañías que han hecho el movimiento. Nosotros aprendimos de otra compañía. Eso nos llevó a repensar nuestro propio proyecto.
- Hemos creado materiales de capacitación para usar la integración con Webex Teams.¿Alguna pregunta de implementación? ¿Cómo usaría la co-autoría de los espacios de Webex Teams? Por favor, comparta en el cuadro de comentarios.
Escritor invitado: Kelly Conway, Gerente senior
Kelly es Gerente de Gestión del Cambio y Experiencia del Usuario de Cisco IT. Kelly ha gestionado equipos globales dentro de Cisco durante los últimos 10 años centrados principalmente en optimizar la experiencia del empleado en computadoras portátiles, computadoras de escritorio y dispositivos móviles.
Kelly cree firmemente en adoptar los estándares de la industria y optimizarlos para que funcionen mejor en el entorno de Cisco. Ella ha implementado esa filosofía para adoptar estándares de la industria en torno a ITIL, Agile y (más recientemente) Experiencia de usuario.
Kelly tiene un título en Administración de Empresas de la Universidad Politécnica del Estado de California en San Luis Obispo. A Kelly le gusta nadar, correr y hacer yoga, pero pasa la mayor parte de su tiempo libre entrenando / observando las actividades deportivas de sus hijos.
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