“박 팀장님의 별명은 ‘회의종결자’입니다. 팀원들이 다 나가 떨어질 때까지 회의를 멈추지 않으시거든요….” 꼬리에 꼬리를 물고 이어지는 회의, 회의, 회의에 회의가 드신다고요?
걱정 마세요. 여기, 제대로 회의를 종결할 수 있는 ‘진짜 회의종결자 솔루션’이 찾아왔습니다! ^^
온라인으로 언제 어디서든 접속해 회의를 진행하고, 미처 못 들은 내용은 녹화본으로 따라잡고.
듣기만 해도 솔깃하지 않나요? 시스코에서 프로그램 매니지먼트를 담당하고 있는 크리스 에릭슨(Chris Ericksen)이
회의를 한결 효율적이고 간결하게 만들어주는 시스코의 온라인 회의 서비스, ‘웹엑스WebEx’에 대해 소개합니다.
원문은 Is Meeting a Dirty Word? Research Says it Can Be를 참고하시기 바랍니다.
누구를 위해 종은 울리고, 누구를 위해 회의는 열리나?업무에 집중 좀 할라치면 회의하자는 공지가 날아옵니다. 기껏 업무도 다 미루고 회의에 갔더니
발제자 중의 한 사람이 잠시 부재중이라며 기다려달라 하네요. 그 발제자를 하염없이 기다리다
지체된 회의 때문에 오늘도 어김없이 야근…. 회사 생활은 정녕 머피의 법칙의 연속인 걸까요? :-(그런데 이런 생각에 공감하는 직장인들이 적지 않은 모양입니다.
시스코 웹엑스가 최근 실시한 조사에 따르면, 직장인들 10명 중 9명은 회의에 직접 참여하는 것보단
이메일이나 전화 등 다른 방식으로 커뮤니케이션하고 싶다고 답했답니다.
회의에 참가하는 건 ‘비효율적’이기 때문이라는 게 가장 큰 이유였다는데요.
심지어 “회의에 참가한다는 건 곧 그날 야근을 예약한다는 뜻”, “회의에 참가한다는 건
다 못한 업무를 집에까지 끌고 들어가야 한다는 뜻”이라고 까지 생각하고 있는 것으로 나타났다네요. ^^;그렇다고 아예 회의를 안 할 수는 없는 노릇입니다. 제아무리 이메일이 있고 전화가 있다지만,
얼굴 맞대고 직접 이야기 나누는 것과는 또 다르죠. 눈을 마주치고 악수를 하며 친교를 맺는 것도,
상대의 기분이나 분위기의 미묘한 변화를 파악해 적절히 대응하는 것도, 모두 직접 만날 때에만 가능한 일이니까요. 결국, 가장 현실적이고 바람직한 방법이란, 회의를 효율적으로 ‘개조’하는 것일 텐데요.
회의 문화를 바꿀 결심을 세우셨다면, 다음과 같은 네 가지 팁을 한 번 참고해보시는 건 어떨까요?
‘회의완전정복’ 4가지 TIP1. 회의의 목적을 분명하게 하기:
무엇에 대해 의논하고 결정해야 할 지 먼저 회의의 목표를 분명히 한 후에 회의를 시작하면 효율적입니다.
물론 의견 수렴, 브레인스토밍은 적극 권장돼야 하지만, 주제에서 벗어나지 않는 한도 내에서만 허용해야겠죠? ^^2. 다 같이 일어서서 회의해보기:
다 같이 서서 회의를 하면, 의자에 앉아서 할 때보다 집중도가 높아진답니다. 졸기도 힘들고, 딴 짓도 힘들고,
발언권이 돌아올 때마다 마치 프레젠테이션 발표자가 된 듯 긴장도 될 것 같네요. ^^;3. ‘웹엑스(WebEx)’ 사용하기! 밑줄 쫙~!
시스코 웹엑스가 얼마나 효율적인 ‘회의종결자 솔루션’인지 자랑 좀 해도 될까요? ^^
웹캠을 통해 회의 진행에 사용되는 프레젠테이션, 문건, 제품 등등을 보는 것은 물론이고,
회의에 참가한 사람들의 얼굴도 다 볼 수 있어서 눈을 마주쳐가며 이야기를 나눌 수 있죠.
게다가 회의를 녹화하는 기능도 있어서, 미처 못 들은 내용이 있더라도 나중에 얼마든지 따라잡을 수 있답니다.
또 발표를 듣는 사람 입장에서는 발표자가 말하는 속도에 따라 ‘빛의 속도’로 필기를 할 필요가 없어지고,
발표를 하는 입장에서는 자꾸 흐름을 놓치는 사람을 배려하느라 회의 진행을 늦출 필요가 없어지죠! 4. 회의 참여 방식에 ‘유연성’을 부여하기:
요즘 N스크린 시대라고들 하지요. 스마트폰, 태블릿, 노트북, 데스크탑… 각자 원하는 IT기기를 통해
회의에 참여할 수 있는 환경을 조성한다면 어떨까요? 언제 어디서든 참여할 수 있어 한결 편한데다,
회의에 꼭 필요한 누군가의 부재로 회의 자체가 취소되는 일도 줄어들어 효율적이랍니다. ^^온라인 회의 서비스나 시스코의 무료 모바일 앱에 대해 더 알고 싶으시다거나,
웹엑스의 무료 트라이얼 버전을 사용해 보고 싶으시다면 여기를 클릭해주세요. 그리고 시스코 웹엑스가 실시한 조사에 대해 더 자세히 알고 싶으시다면 아래의 인포그래픽을 참고하시고요.
“회의만큼 쓸 데 없는 짓도 없다.”
언젠가부터 ‘회의’를 ‘회의’하는 게 직장인들 사이에선 당연한 일처럼 여겨지고 있습니다.
하지만 사실 ‘제대로 진행된다’는 조건만 전제된다면,
회의는 그 무엇보다도 효율적이고 창의적인 의사소통 수단이 될 수 있지요.
그래서 시스코 웹엑스는 어떻게 하면 회의를 잘 할 수 있고 또 어떻게 하면 회의를 잘 망칠 수 있는지,
약 8백명에 달하는 직장인들을 대상으로 조사에 나섰습니다. 그 결과…
- 직장인 10명 중 9명은 회의보다는 다른 방법으로 커뮤니케이션 하길 선호한다고 답했습니다.
하지만 실제로는, 회의하는데 쓰는 시간이 압도적으로 더 긴 것으로 나타났는데요.
각 커뮤니케이션 방법 별 평균 소요 시간을 따져 보았습니다.- 회의 61분
– 이메일 업무 55분
– 전화 업무 40분
– 소셜미디어 23분
– 메신저 22분이 소요된다고 합니다.
- 직장인들이 꼽은 회의의 ‘단점’에는 어떤 것이 있을까요?- 60%가 “회의를 하는 게 일의 진척에 별다른 도움을 주지 않으므로 비효율적”이라고 답했습니다.- 50%는 “회의 안건이 불분명해서 비효율적”이라는 항목에 찬성표를 던졌고요,- 42%는 “회의 진행에 꼭 필요한 사람이 막상 회의 자리에 없을 때가 많아 비효율적”이라네요.
- 반면 회의의 ‘장점’으로는- 80%가 “중요한 자료나 정보를 공유할 수 있어서”라고 답해 1위를 차지했고요,- 64%는 “브레인스토밍이나 문제 해결을 할 때 효율적”,- 57%는 “인간 관계를 구축하는데 효율적”이라는 답변을 내놓았네요.
- 직장인들이 어떨 때 ‘효율적’이라고 느끼는 지에 대해서는- 10명 중 9명은 동료들과 인간 관계를 쌓을 때라고 답했고
– 10명 중 8명은 브레인스토밍과 문제 해결을 할 때라고 답을 했습니다.
- 만약 회의가 효율적이지 않을 경우 겪게 되는 불만스런 상황으로는- 56%가 회의 때문에 정기적으로 야근을 하게 될 때라 답했고
– 54%는 데드라인이 가까운 일들을 집으로까지 가져 와 해결해야 할 때라고 꼽았네요.
그래서 결론은! 회의를 아예 그만둘 순 없으니, 회의를 ‘그만두기 싫은 매력덩어리’로 만드는 수밖에요.
앞서 시스코와 함께 짚어보았던 ‘회의완전정복 4가지 팁’을 다시 한 번 상기해주세요~
특히 3번 팁은 매우 유용하게 활용할 수 있으실 것입니다.
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