2020-01-21 Leave a Comment

[Shared IT] 나에게 딱맞는 협업 솔루션을 찾아서, Cisco, Microsoft, Zoom, Lifesize, JANDI

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Korea Blog Editor

<본 컨텐츠는 Shared IT에서 작성해 게재한 컨텐츠입니다. 원문 링크는 하단을 참조해주시기 바랍니다.>

협업, 함께 일하기의 범주는 너무도 넓습니다. 협업 솔루션, 협업 서비스라는 카테고리만 해도 그룹웨어, 채팅, 화상회의, 일정관리, 자료공유, 메일 등 종류도 많고 각 종류 마다 수 많은 제조사의 솔루션과 서비스가 만연해 있는 것이 현실이라 나에게, 우리 회사에 딱맞는 솔루션을 찾기란 매우 어렵습니다. 그래서 많은 시간과 비용을 들여 내부 테스트를 거치고, 시범 적용 해 보면서 시행착오를 통해 하나의 솔루션에 정착해 보기도 하고 직접 만들어서 사용하는 경우도 있죠. 이런 현상을 생각해 보면, 협업 즉 함께 일하는 것이 기업 비즈니스에 매우 중요하다는 것은 굳이 강조하지 않아도 될 것 같습니다.

<이미지 출처 : SDTimes>

이 글을 보고 계시는 회원 분들은 어떤 협업 솔루션, 서비스를 사용하고 계신가요? 저는 메일(라인웍스), 자료공유(라인웍스 드라이브), 채팅(카카오톡), 화상회의(Livestorm), 헬프데스크(704DESK)를 사용합니다. 이 중 카카오톡, 704DESK를 제외한 나머지는 월에 일정 비용을 지불하는 유료 서비스이고요. 개발하시는 분들은 Slack, Jira 많이 사용하시죠?

요즘은 구축형이 아닌 클라우드 형 서비스들이 워낙 잘 나와서 저희같은 작은 규모의 회사에서는 많은 비용을 들여 솔루션을 구축하지 않아도 되는 장점이 있지만 규모가 큰 기업에서는 자기들만의 색깔을 입힌 솔루션 사용을 원하기도 합니다. 물론 규모가 커도 시중에 나와있는 클라우드 형 서비스를 이용하기도 하는 등 기업의 상황이 너무도 다양하기 때문에 꼭 이렇다 저렇다 라고 구분짓기란 어려운 것 같네요.

<이미지 출처 : Pixabay>

어쨌든 저희를 비롯한 수많은 기업들이 다양한 서비스를 사용하는 이유는 팀 단위의 내부 직원 뿐만 아니라 외부의 협력업체 직원들과 함께 일하기 때문입니다. 과거 전화해서 일정 잡고 만나서 대화하던 시기에서 메일을 주고받는 것으로 발전했고 지금은 채팅이 대세가 되었죠. 그래도 여전히 중요한 의사결정은 직접 만나서 얼굴 마주하고 결정하는 경우가 많은 것이 사실입니다. 그런데 글로벌 비즈니스 시대이다보니 면대면으로 만나기 위해 들이는 노력이 어마어마 합니다. 그래서 이 물리적인 거리의 한계로 인해 발행하는 시간과 비용을 줄여보고자 나온 것이 화상회의 솔루션이죠.

그래서 이번 시간에는 함께 일하는 시대에 가장 발전된 서비스로 평가받고 있는 글로벌 미팅 솔루션을 비교해 보려고 합니다. 모든 솔루션은 제가 직접 테스트했고 가능한 객관적인 시각에서 비교해 보려고 노력 했습니다만 다소 주관적인 견해가 들어갈 수 밖에 없는 것은 이해해주실 수 있죠? 저도 사람인지라 기능이 더 좋고 저에게 맞는 쪽으로 마음이 갈 수 밖에 없으니까요. 그럼 먼저 어떤 솔루션들을 비교 할 것인지부터 보여드릴게요.

2019년 8월에 발표된 Gartner Magic Quadrant 보고서 입니다. Meeting Solutions 분야를 평가한 것인데 제가 테스트 한 것은 LEADERS에 위치한 Cisco, Microsoft, Zoom과 VISIONARIES에 위치한 Lifesize입니다. 이 외에 +@로 1개의 외산 솔루션과 1개의 국산 솔루션도 테스트 했고요. 위 보고서에서 언급된 모든 솔루션을 테스트 하면 좋았겠지만(특히 Google…) 여건이 허락되지 않아 가장 유명한 것 위주로 테스트 해 봤습니다. 실제 기업에서 업무를 하는 시나리오를 가정해서(제 과거 경험을 많이 투영해서) 아래 사항 위주로 테스트 했습니다.

1. 솔루션 클라이언트 UI/UX 비교

신규 사용자를 위한 가이드가 충분한가

함께 일할 멤버를 추가하는 과정이 얼마나 편리한가 : 멤버 초대, 계정 생성

채팅 UI는 국내 업무환경에서 쓰기에 적합한가

자료 공유와 이를 토대로 한 협업은 어느정도 가능한가

2. 솔루션 화상 회의 품질 비교

화상 회의 화질 및 음성 Latency, 화면 공유 시 Latency

화상 회의 진행 시 안정적인 연결

제가 테스트한 솔루션 중 일부는 채팅이 없거나 화상회의가 불가능했습니다. 따라서 각 사항별로 테스트한 솔루션에 차이가 있을 수 있는 점 감안 해 주시고요. 주로 클라이언트 UI/UX와 화상회의 품질에 대한 비교가 될 것 같습니다. 그럼 지금부터 저와 함께 어떤 미팅 솔루션이 우리 회사에 적합한지 알아보실까요?

1. 솔루션 클라이언트 UI/UX 비교

이번 클라이언트 UI/UX 비교 군은 아래와 같습니다.

위에서 보셨던 Gartner 보고서의 가장 높은곳에 올라가 있는 상위 3개 회사 솔루션과 국내 회사 솔루션 하나를 더해 총 4개를 비교했습니다. 왼쪽부터 Cisco의 Webex Teams, Microsoft의 Teams, Zoom의 Zoom, 토스랩의 JANDI 입니다. 4개 회사 솔루션 클라이언트를 사용해 보면서 느낀 점들을 위에서 말씀드렸던 5가지 사항을 중심으로 풀어 보겠습니다.

1) 신규 사용자를 위한 가이드가 충분한가

UI/UX가 아무리 잘 만들어진 클라이언트라 할 지라도 일단 새로운 것이면 거부감 부터 드는 것이 통상적인 직장인의 본능 일 것입니다. 익숙한 환경에서 익숙한 툴을 사용해 업무를 하고 있는데 갑자기 지금까지 사용하고 있던 툴은 그만 쓰고 새로운 것 쓰라고 하면 짜증부터 나는 것이 인지상정이니까요.

그래서 새로운 도구를 도입하려 했을 때 아무리 사용성이 간편하고 뛰어나다 할 지라도 기존에 정말 다양한 사용자들이 느끼는 불편함, 어색함을 어떻게 효과적으로 해결할 수 있는지가 매우 중요합니다. 그래서 저 개인적으로 솔루션을 평가할 때 잘 만들어진 UI/UX는 일단 제쳐두고 얼마나 신규 사용자로 하여금 사용하기 쉽도록 가이드 혹은 튜토리얼을 친절하게 제공 해 주느냐를 가장 우선적으로 보곤 합니다.

Cisco Webex Teams 사용자 가이드

가장 먼저 테스트 한 것은 Cisco Webex Teams 입니다. Cisco는 2007년에 Webex라는 화상 회의 솔루션 회사를 인수하였고, 현재 Webex Meetings가 전세계에서 가장 많이 사용되는 화상 회의 솔루션입니다. 앞서 보셨던 Gartner 보고서에서 Cisco가 가장 위에 있는거 보셨죠? Webex Teams에도 Webex Meetings 화상 회의 기능이 내장되어 있어 Teams에서 바로 화상 회의를 시작할 수 있습니다. 이 내용은 뒤에서 다시 설명 드릴게요.

Webex Teams에 처음 접속하면 위와 같이 상당히 많은 가이드를 접하게 됩니다. 흡사 모바일게임 처음 시작할 때 보게되는 튜토리얼 처럼 하나의 가이드를 완료하면 또다른 가이드가 나타나는 형태인데요. 솔루션을 처음 접한 사람이라도 해매지 않고 순서대로 제공하는 가이드대로 내용을 숙지하면 큰 어려움 없이 잘 사용할 수 있을 것으로 보이네요. 각 메뉴가 무엇을 의미하고 어떤 기능을 제공하는지 자세한 설명을 제공하는 점이 좋았습니다.

인상적이었던 것 하나는 Help Bot이라는 챗봇을 제공하여 사용자로 하여금 스스로 사용법을 찾아보지 않고 챗봇에게 물어볼 수 있도록 했습니다. 아쉽게도 한글을 지원하지 않아 영어로 몇개 물어봤는데 반응은 상당히 빠릿했고요. 하지만 특정 단어를 캐치해서 반복적인 대답을 하는 것으로 보아 완성도가 그리 높아 보이지는 않았습니다.

Microsoft Teams 사용자 가이드

Microsoft Teams는 Office 365 고객이라면 사내 협업툴로 사용할 수 있는 솔루션입니다. Office 365를 사용하지 않더라도 사용은 가능하나 기능 및 기술지원 범위에 제한이 있습니다. Microsoft가 만든 솔루션답게 UI가 보기좋게 잘 다듬어져있고 일러스트가 꽤 이쁩니다. 사용자 가이드의 경우 Cisco Webex Teams와 마찬가지로 튜토리얼 형태로 제공되는데 양이 그렇게 많지는 않더군요. 대신 도움말을 클릭하면 제대로 사용해 보기 전에 학습할 수 있도록 상당히 많은 분량의 사용자 가이드 자료가 나타납니다.

Zoom 사용자 가이드

Zoom은 2011년에 Cisco Webex 엔지니어가 설립한 회사로 최근에 나스닥에 상장한 요즘 제일 핫한 회사 중 하나입니다. 대표가 Cisco Webex 출신이다보니 주력 기능은 화상회의쪽이고 채팅 기능도 제공하긴 합니다. 자세한 내용은 뒤에서 다시 다루기로 하고요.

처음 클라이언트에 접속하면 위와 같이 다소 썰렁한 화면을 접하게 됩니다. 아무런 가이드도 나타나지 않고요. 사용자 가이드 없이도 사용하기 쉬운 기능이라서일까요? 물론 가이드 없이 사용하는 데에 큰 어려움은 없긴 했지만 간단한 가이드자료가 있으면 더 좋지 않을까하는 생각이 듭니다. 아무리 기능이 단순해서 사용하기 쉽더라도 그건 제조사의 입장이지 사용자 입장은 매우매우 다양하기 때문에 어려움을 느끼는 사용자도 분명 존재할테니까요.

JANDI 사용자 가이드

JANDI는 2014년에 설립된 Toss Lab이라는 스타트업에서 제공하는 국산 협업툴로 국내에서 가장 유명한 협업솔루션 중 하나이지 않나라고 생각합니다. 저도 2015년에 꽤 많이 사용하다가 회사에서 자체 개발한 메신저로 갈아타면서 사용을 중지했었는데, 오랫만에 접속해 본 JANDI는 UI/UX가 많이 달라졌더군요. 전보다 많이 다듬어진 모양입니다.

처음 클라이언트에 접속하면 최소한의 사용자 가이드가 제공됩니다. JANDI는 화상회의가 아닌 채팅이 주력인 솔루션이다보니 카카오톡에 익숙한 국내 사용자들이 큰 어려움없이 사용할 수 있을 것이라고 생각했나 봅니다. 물론 메신저 기능 자체는 큰 어려움이 없지만 기업에서 사용하기 위한 협업 도구로써의 다양한 기능들이 존재하기 때문에 좀 더 자세한 가이드를 제공하는 것이 좋겠다는 생각이 드는군요. 물론 도움말 메뉴에서 별도의 튜토리얼을 제공하고 있지만 외부에 노출되어 있지 않고 우측 상단의 세줄 아이콘을 클릭해서 진입해야 하는 불편함은 아쉬웠습니다.

여기까지 클라이언트에 처음 접속했을 때 나타나는 사용자 가이드를 살펴 봤습니다. 저는 가장 자세한 가이드를 제공했던 Cisco Webex Teams에 제일 높은 점수를 주고 싶네요. 아무리 쉽고 잘 만들어진 솔루션이라도 처음 접하게 되면 어색하기 마련이라 가이드는 최대한 자세히 제공하는 것이 좋다고 생각합니다.

2) 함께 일할 멤버를 추가하는 과정이 얼마나 편리한가 : 멤버 초대, 계정 생성

협업을 하기 위해 가장 먼저 해야 할 것은 함께 일할 멤버를 추가하는 것입니다. 각각의 솔루션 모두 이 멤버를 추가하는 과정이 제각각이었는데요. 어떻게 다른지 한번 살펴보죠.

Cisco Webex Teams 멤버 추가

먼저 Cisco Webex Teams의 멤버를 추가하는 과정부터 보시죠. 클라이언트 좌측 상단에서 초대할 멤버의 이메일주소를 입력하게 되면 이미 연락처에 있는 멤버라면 바로 나타나지만 없는 멤버라면 자동으로 ‘Enter키를 눌러 초대’하라는 메세지가 나타납니다. 그러면 자동으로 해당 이메일주소로 초대메일이 발송되고요. 초대메일에서 참여 버튼을 누르면 Webex Teams의 클라이언트 화면으로 접속하게 됩니다.

초대 -> 메일 확인 -> 참여 세 단계를 거쳐 간단하게 멤버를 추가할 수 있었습니다. 특히 초대받은 멤버가 별도의 Webex Teams 계정 혹은 Cisco 계정을 만들지 않았음에도 불구하고 바로 접속이 되는 것이 인상적이었네요.

Microsoct Teams 멤버 추가

Microsoft Teams 역시 구성원(멤버)를 추가해 초대메일을 발송하는 과정은 간단 했습니다. 그런데 초대메일 에서 참여 버튼을 누르면 Microsoft 계정을 만들어야 했습니다. 이미 Microsoft에 등록된 계정이라면 이 과정이 생략되겠지만 제가 사용한 이메일주소는 그렇지 않았기에 이메일주소를 Microsoft 계정으로 등록하는 과정이 필요했습니다. 때문에 초대 -> 메일 확인 -> Microsoft 계정 생성(회원가입 프로세스) -> 참여의 단계를 거쳐야 했고 Microsoft 계정 생성 단계 하나가 나머지 세 단계보다 더 오래 걸렸네요.

이 프로세스는 Google의 다양한 클라우드 서비스 이용을 위해 gmail계정에 등록하는 것과 동일했습니다. Microsoft 입장에서는 자사 계정으로 등록하여 Microsoft가 보유한 다른 다양한 서비스로의 추가 이용을 유도할 수 있겠지만 사용자 입장에서 불편한 것은 사실입니다.

Zoom 멤버 추가

아… 이거참… Zoom은 Microsoft보다 한단계 더 많았는데요. 초대메일에서 참여 버튼이 아닌 링크를 클릭하면 계정 생성으로 넘어가고, 이후에 데스크탑 클라이언트 앱 다운로드를 강제했습니다. Cisco Webex Teams와 Microsoft Teams는 웹에서 바로 사용이 가능했지만 Zoom은 앱 다운로드 후 팀에 추가된 상태로 이용이 가능했는데요.

물론 웹보다 앱의 안정성이 더 높기 때문일 수 있지만(실제로 테스트 해본 다른 솔루션들도 앱이 더 많은 기능을 제공하고 안정적이었습니다.) 사용자로 하여금 서비스를 이용하기 까지의 단계가 자꾸만 늘어나는 점은 아쉬울 따름입니다. 물론 멤버 추가가 아닌 바로 화상회의에 초대하면 웹버전으로도 참여가 가능하긴 했습니다.

JANDI 멤버 추가

JANDI는 Zoom처럼 클라이언트 앱 다운로드를 강제하지는 않았지만 Microsoft Teams와 마찬가지로 JANDI계정을 생성해야 했습니다. 계정 생성 이후에는 초대받은 팀을 한번 더 선택해야만 클라이언트 초기화면으로(채팅할 수 있는 화면)으로 접근이 가능했고요.

어차피 클라이언트 초기화면에서 현재 대화를 나누고 있는 대화방을 선택할 수 있음에도 불구하고 이렇게 한 단계를 더 거치게 한 것은 혹시 다수의 서로 다른 팀에 초대받게 됐을 경우를 대비해서 만든 것이겠거니 라는 생각이 들었습니다만…. Cisco Webex Teams나 Microsoft Teams보다 불편한 것은 어쩔 수 없었네요. 그래도 이정도의 불편함은 감수할 만 합니다. 제조사의 의도가 무엇인지는 잘 모르겠지만요.

여기까지 멤버 초대 과정을 살펴 봤습니다. 어떠세요? 전 이번에도 Cisco Webex Teams가 가장 마음에 듭니다. 함께 일하고 싶은 멤버를 이메일로 초대하고, 초대받은 당사자는 이메일 확인하고 참여 버튼을 누르는 것으로 모든 단계는 끝나니까요. 신규 서비스를 이용하기 위한 첫 관문 측면에서는 Webex Teams가 가장 심플했습니다.

3) 채팅 UI는 국내 업무환경에서 쓰기에 적합한가

이번에는 채팅 UI 측면에서 살펴보려고 합니다. JANDI를 제외하면 모두 외산 솔루션이라 글로벌 스탠다드에 맞춰져 있을테니 JANDI보다 조금 불편하지 않을까 하는 생각이 들었는데요. 실제 테스트 해본 결과는 어땠을까요? 하나씩 자세히 살펴보겠습니다.

Cisco Webex Teams UI/UX

Cisco Webex Teams는 좌측 순서대로 메인 기능, 멤버, 채팅화면 순서로 UI가 구성되었습니다. 채팅창에는 자료 공유(파일첨부, 화면캡처), 텍스트 서식을 비롯해 메세지에 다양한 개성을 입히기 위한 부가 기능들(이모지, 스티커, GIF)이 있었고 최근 채팅 솔루션들 중 이 기능이 없는 것은 찾아보기 어려울 정도로 기본 기능이 된 멘션과 1:1 대화를 위한 개인룸 초대 기능을 제공하고 있습니다. 특이한 것은 데스크탑 앱 버전과 웹 버전에서 제공하는 기능에 차이가 있었고요. 빨간색으로 표시한 기능이 데스크탑 앱 에서만 제공하는 기능입니다.

그리고 우측 상단에 있는 초록색 아이콘이 미팅(화상회의) 버튼인데, 이 버튼을 클릭하면 현재 대화를 나누고 있는 멤버들끼리 바로 화상회의를 시작할 수 있습니다. 저 버튼을 누른 사람이 나머지 멤버들에게 전화를 걸어 미팅에 초대하는 형태입니다만 좀 쌩뚱맞은 위치에 있는 것이 아닌가 라는 생각이 듭니다. 아이콘 크기도 작아서 눈에 잘 안들어오더군요.

앞서 Webex Teams에 GIF 추가 기능이 있다고 말씀 드렸는데요. 움직이는 애니메이션인 GIF, 소위 짤방을 추가해 딱딱한 업무 분위기를 가볍게 만들 수 있습니다만 팀 분위기에 따라 가려서 써야겠죠? 위 채팅 내용을 보시면 아시겠지만(어디까지나 가상의 내용입니다.) 팀원 한명이 짤방 쓰지 말라고 멘션을 날렸다가 팀장과 1:1 대화하면서 서운함을 드러내고, 결국 팀장이 짤방 쓰지 말자고 공지까지 하게 됩니다.(멘션은 다른 사람들에게도 공개되는 귓속말입니다. 쪽지와 다른 개념이고, 누구를 콕 찝어서 언급한다는 형태로 이해하셔야 합니다.)

이 때 팀장이 공지 내용을 ‘스레드 시작’기능을 통해 별도의 주제로 대화를 이어나갈 수 있습니다. 이 스레드라는 개념이 어색하신 분도 계실텐데요. 외국 커뮤니티(특히 Reddit)에서 자주 사용되던 개념으로 어떤 게시글에서 특정 주제가 파생되면, 해당 주제만을 가지고 별도의 독립된 형태로 대화 및 토론을 이어나가는 개념입니다. 하나의 주제에 대해서 답변을 달며 대화를 이어가는 개념으로 이해하면 쉽습니다. 네이버 카페에서 댓글(코멘트)과 답글(스레드)의 차이라고 보시면 됩니다.

Cisco Webex Teams는 글로벌 솔루션이다 보니 스레드 형태를 지원하고 있습니다. 그래서 위와 같이 짤방을 쓰지 말자는 주제에 대해 채팅창을 벗어나지 않고 대화를 이어나갈 수 있고요. 참여하려면 해당 스레드 하단에 있는 ‘회신 스레드’에 채팅을 하면 됩니다.

또 다른 채팅 기능으로 인용이라는 것이 있는데요. 위와 같이 팀원 한명이 팀장의 대화 문장 하나를 가져와서 인용하고 있습니다. 이 기능은 현재 카카오톡에도 적용되어 있어 익숙하신 분들이 많으실 것 같네요. Webex Teams는 여기서 나아가 인용을 한 멤버 아이콘에 깃발 표시를 덧붙여 강조 표시를 할 수도 있습니다.

Microsoft Teams UI/UX

Microsoft Teams의 채팅 UI는 Cisco Webex Teams와 유사한데 좀 더 미려한 UI라고 보여집니다. Webex Teams와 유사한 채팅 기능들을 제공하고 있으며 채팅 창에 모임시작(화상회의) 버튼이 있어 멤버들과 미팅을 시작할 수 있고요. 특이한 것은 Praise라는 기능인데 마치 ‘참 잘했어요’ 도장처럼 대화를 이어나가는 도중에 사용하여 상대방을 치켜세워줄 수 있습니다. 업무를 잘 끝낸 팀원에게 팀장이 ‘수고했어요’라는 밋밋한 문장 보다는 ‘훌륭해’라는 Praise를 달고 ‘수고했어요’라고 하는 것의 차이라고 볼 수 있겠네요. 받아들이는 사람 입장에서는 후자쪽이 훨씬 기분이 좋지 않을까요?

Microsoft Teams에서 멘션을 받게 되면 위와 같이 대화창 우측에 빨간색으로 @가 표시되어 내가 받은 멘션이 무엇인지 표시 해 줍니다. 단순히 대화 앞쪽에 이름을 회색으로 표시한 Cisco Webex Teams와는 달리 눈에 훨씬 잘 들어오네요. 대화 앞에 있는 이름도 Teams 고유의 색으로 표시되어 있어 시인성이 더 좋은 것 역시 장점입니다.

Zoom 채팅 UI/UX

Zoom의 채팅 UI는 심플해도 너무 심플합니다. 주력이 화상회의다 보니 그럴 수도 있는데, 앞서 보셨던 두 회사의 솔루션 대비 지원하는 기능이 매우 빈약합니다. 심지어 멘션도 없…는 줄 알았는데 @를 누르면 대화창에 멘션할 수 있는 멤버 리스트가 나타나고 거기서 누르거나 바로 타이핑해서 멘션을 하면 됩니다. 스레드 기능 역시 ‘회신’이라는 명칭으로 제공되나 대화 문장에 마우스를 가져가야 관련 아이콘이 나타나고요. 이모지와 GIF, 스티커도 제공합니다. 보여지는 것이 단순할 뿐 기본 채팅 기능은 다 제공하고 있긴 합니다.

회의의 경우 Cisco Webex Teams처럼 채팅창이 아닌 상단의 회의버튼을 눌러야 하는데, 누르면 별도의 회의 메뉴로 화면이 바뀌고, 거기서 다시 회의를 열어 멤버를 초대해야 하는 불편함이 있습니다. Cisco나 Microsoft처럼 채팅하다가 바로 이 멤버들끼리 화상회의를 하는 것이 아닌 몇 단계를 더 거쳐야 하는 점은 아쉽네요.

JANDI UI/UX

JANDI의 채팅 UI는 너무 흰 바탕 일색이라 다른 외산 솔루션들에 비해 각 기능들이 눈에 잘 안들어옵니다. 브랜드 컬러인 녹색으로 배경색을 입혔으면 어땠을까 하는 생각도 드는데 이렇게 만든 이유가 있겠죠? 그래서 연회색이나 연녹색으로 메뉴 부분을 구분해 주면 더 좋을 것 같습니다.

채팅의 경우 여타 다른 솔루션들과 크게 다르지 않은 기능들을 제공하고 있습니다. 한 가지 특이한 것은 우측 하단의 멘션 모아보기라는 버튼이 있는데요. 이 버튼을 누르면 내가 언급된 멘션 리스트를 우측 상단의 별도 공간에서 볼 수 있습니다. 그리고 해당 대화를 클릭하면 바로 스레드가 시작되고요.

스레드의 경우 댓글이라는 명칭으로 메인 채팅화면에서 달 수 있으며 해당 스레드를 더블클릭하면 우측에 별도의 창이 마련되어 해당 공간에서 개별 스레드의 대화를 이어나갈 수 있습니다. 멤버들이 많을 경우 메인 대화창은 거기대로 대화가 이어지고, 스레드에 참여하는 사람은 그 사람들끼리 별도의 창에서 대화를 이어나가면 되니 꽤 좋아 보였습니다.

더불어 1:1 채팅의 경우 사용자명을 클릭하면 네임카드가 팝업되면서 바로 1:1채팅을 눌러 개별 대화방에서 대화를 시작할 수 있습니다. Cisco Webex Teams는 개인룸으로 초대라는 기능을 선택해 멤버를 초대해서 대화를 시작하는 반면 JANDI는 먼저 대화 상대방을 선택하고 1:1 채팅을 시작하는 형태인데요. 개인적으로 JANDI방식이 더 편했습니다. 뭔가 대화를 나누다가 둘이서만 대화할 필요가 있겠다 싶을때 해당 멤버를 바로 선택해서 대화를 시작하는게 편하지 일단 방 부터 만들고 다시 그 1:1 대화할 멤버를 선택하는것은 좀 번거롭지 않나 하는 생각이 드네요.

JANDI는 국산 솔루션 답게 한글로 된 재미난 스티커를 상당히 많이 제공하고 있었습니다. 인기 웹툰 캐릭터도 있었고요. 마치 카카오톡에서 사용하는 유로 이모티콘 기능을 보는 것 같았네요. 각 스티커 마다 한글로 코멘트가 달려있기 때문에 대화 없이 스티커 만으로도 대화가 가능할 정도죠.(실제 카카오톡에서 이렇게 대화하시는 분들 계시죠? 주로 묻는 말에 대답만 하는 아재들이 그런 성향을 보이는 것 같기도…저도 그런 경험 많거든요.)

여기까지 솔루션 별 채팅 UI를 살펴 봤습니다. 저는 채팅 UI는 JANDI가 가장 마음에 들었습니다. 카카오톡과 가장 유사한 형태여서 익숙함 때문일 수도 있겠네요. 실제 JANDI의 타겟 자체도 카카오톡으로 협업하는 사람들이기 때문일까요? 국내 현실에 맞게 다듬어진 UI는 JANDI쪽이 가장 낫지 않나 라는 생각이 듭니다.

4) 자료 공유와 이를 토대로 한 협업은 어느정도 가능한가

이번에는 자료 공유와 이를 통한 협업 기능을 알아보겠습니다. 파일을 공유하는 것이야 기본 기능이지만 단순히 파일만 공유하는 것에서 나아가 미리보기를 제공하는지, 자료를 보면서 함께 수정하고 코멘트를 달 수 있는지 여부는 각 솔루션마다 차이가 있었는데요. 하나씩 살펴보겠습니다.

Cisco Webex Teams의 자료 공유 및 협업

Cisco Webex Teams는 채팅창에서 자료를 공유할 경우 좌측과 같이 해당 자료의 이미지가 나타납니다. PPT파일을 첨부해더니 첫 페이지가 나타나는군요. Excel을 첨부하면 Excel 내용 중 일부가 나타납니다. 미리보기를 눌렀을 경우 우측과 같이 보여지는데 뷰어에서 PPT에 적용되어 있는 폰트를 그대로 보여주지 못했습니다. Cisco Webex Teams에 적용된 기본 폰트로 보여지는 것 같더군요. 자료 수정이나 댓글을 다는 것도 불가능했고, 단순히 미리보기만 가능 했습니다.

Microsoft Teams의 자료 공유 및 협업

Microsoft Teams는 채팅창에서 자료를 공유하면 해당 파일명만 애플리케이션 아이콘과 함께 하이라이트 되어 나타날 뿐이었습니다. 하지만 더블클릭하면 우측과 같이 웹오피스의 파워포인트가 나타나는데 PPT파일에 적용된 폰트를 제대로 보여줬습니다.

Microsoft가 만든 솔루션이다보니 당연하게도 Teams에서 바로 PPT파일 공동 편집이 가능 했습니다. 자료를 선택한 사람과 보고있는 사람에게 나타나는 표식도 다르고요.(위쪽 이미지의 사각형 박스 색깔 참조) 우측에서 대화를 통해 어디를 어떻게 수정하라는 형태로 지시할 수도 있습니다. 누가 작업하고 있는지는 PPT썸네일 왼쪽에 작게 표시되고요. 이렇게 편집한 PPT는 창을 닫으면 자동으로 저장되어 Teams 채팅창에서 다시 열거나 다운로드 받을 경우 작업한 내용이 반영되어 있습니다.

아, Cisco Webex Teams의 경우에도 Microsoft Teams처럼 공동 편집이 가능합니다. 단, 이렇게 하기 위해서는 사전에 Webex Teams와 Office 365를 통합하는 과정이 필요하다고 하더군요. 저는 Office 365가 아닌 설치형 라이선스를 사용하는지라 테스트 해 보진 못했는데, Cisco Webex Teams역시 Office 파일 공동편집이 가능하다는 것 참고 해 주세요.

Microsoft Teams에서 PPT파일을 열면 폰트는 제대로 적용되어 있었으나 화면 크기에 따라 보여지는 줄바꿈에 문제가 좀 있었습니다. 좌측은 데스크탑 24인치 모니터, 우측은 노트북 13.3인치 모니터에서 열어본 미리보기 화면이고요. 빨간색 박스 안을 보시면 줄바꿈이 미묘하게 다릅니다. 이는 공동작업을 해야 하는 각자의 환경에 따라 서로 다른 화면을 보게 되기 때문에 PPT파일의 미세작업 시 오류가 생길 소지가 있으니 주의하여 작업하셔야 합니다. 이 현상은 Cisco Webex Teams에서도 동일하게 나타났습니다.(설마 같은 뷰어를…?)

단, 이 기능은 Microsoft Teams 무료 계정에서 테스트 한 것이기 때문에 오피스 웹버전이라 이렇게 나오는 것일 수 있습니다. Office 365 Business Premium 버전 부터는 설치형 Office가 제공되기 때문에 이 경우 제대로 나타지 않을까 추측해 봅니다만, 제 Microsoft 계정은 Office 365를 구독하고 있지 않기 때문에 Teams와 연동되지 않아 테스트 해 볼 수는 없습니다.

Zoom의 자료 공유 및 협업

Zoom의 자료 공유는 말 그대로 자료 공유만 딱 제공하고 있습니다. 심지어 미리보기도 없더군요. 자료를 더블클릭하면 우측과 같이 다운로드 창이 나타납니다. 화상회의가 핵심인 솔루션이긴 하지만 미리보기 조차 제공하지 않는 것은 아쉽기만 합니다.

JANDI의 자료 공유 및 협업

JANDI는 미리보기 뷰어의 품질이 가장 뛰어났습니다. 미리보기 시 Cisco Webex Teams와 Microsoft Teams에서 줄바꿈에 오류가 있었던 페이지를 열어보니 좌측과 같이 오류 없이 깔끔하게 원본 PPT그대로 보여줬습니다. 확인해 보니 뷰어가 저희 사이트에도 적용되어 있는 사이냅소프트 문서뷰어더군요. PPT파일을 PDF로 변환하여 뷰어로 보여주는 것이 아닌가 라고 추측 해 봅니다.

그리고 PPT파일이 공유된 스레드를 미리보기 우측으로 가져와 대화를 이어나갈 수 있습니다. Microsoft Teams처럼 PPT파일만의 스레드가 아니고 공동편집도 불가능 한 것은 아쉬웠네요.

여기까지 솔루션 별 자료 공유 기능을 살펴 봤습니다. 아무래도 PPT파일을 테스트 한 것이다 보니 Microsoft Teams가 가장 좋아 보이네요. Cisco Webex Teams도 앞서 언급한 것 처럼 Office 365와 연동하면 공동편집이 가능하니 Office 365 사용자라고 가정 할 경우 이 두 솔루션이 자료 공유 기능은 가장 뛰어나다고 볼 수 있겠습니다.

2. 솔루션 화상 회의 품질 비교

이번에는 화상 회의 품질을 비교해 볼 순서입니다. 채팅이 최근 협업의 추세이긴 하지만 중요한 의사결정을 하기 위해서는 대면 미팅이 여전히 중요한 수단임은 변함 없다고 생각하는데요. 물리적 거리의 한계로 인해 화상 회의를 할 수 밖에 없을 경우 화상 회의 품질이 매우 중요할 것입니다.

화상 회의 품질 비교는 앞서 비교했었던 솔루션 중 JANDI는 제외하고 Gartner Magic Quadrant 보고서의 VISIONARIES에 위치한 Lifesize를 추가해서 진행했습니다. JANDI의 경우 무료 버전이 아닌 Enterprise 버전에서만 영상 회의를 제공하기에 테스트 해 볼 수 없었거든요. 그럼 각 솔루션 별 품질이 어땠는지 함께 살펴보시죠.

1) 화상 회의 화질 및 음성 레이턴시, 화면 공유 딜레이

화상회의 품질에서 가장 중요한 것은 두 가지 입니다. 화질과 레이턴시 즉, 지연 정도일 텐데요. 얼마나 깨끗한 화질을 제공하느냐, 그리고 최소한의 지연으로 음성이 실시간으로 전달되며 화면 공유 시 딜레이 없이 화면 공유자의 동작을 최대한 자연스럽게 보여줄 수 있느냐가 중요할 것입니다. 그래서 이 두 가지를 중점적으로 테스트 했습니다.

한 가지 짚고 넘어가야 할 것이 있는데요. 모든 테스트는 노트북을 Host로 사용했고 데스크탑 컴퓨터의 데스크탑 앱과 모바일기기의 모바일앱을 참여자로 해서 테스트 했습니다. Host는 5G 무선 네트워크에 접속했으며 데스크탑 컴퓨터는 100Mbps 이더넷, 모바일기기는 LTE망을 사용했습니다.

Cisco Webex Teams 화상 회의 품질

먼저 Cisco Webex Teams의 화상 회의를 테스트 했는데요. 위 이미지 중간에 크게 나타난 것은 모바일 앱에서 접속한 모습이고요. 아이폰 6s의 전면 카메라 화질이기 때문에 상대적으로 노트북 웹캠보다 화질이 떨어집니다. 화면에 보여지는 참석자들의 모습은 레이아웃 변경을 통해 원하는 형태로 수정할 수 있고요. 화질의 경우 100점 만점에 80점 정도 줄 수 있을 것 같습니다. 깨끗하고 실제보다 밝기가 밝게(화사하게) 보여지긴 했지만 아주 좋은 화질은 아니었거든요.

음성의 경우 Host인 노트북 내장 마이크에 대고 말했을 때 데스크탑에 꽂은 이어폰을 통해 들리는 소리를 테스트 했고요. 약 0.5초 정도의 지연이 있었습니다. 전문 측정 장비가 없어 측정치를 제공해 드리지 못하고 순전히 제 감으로 측정한 시간인데 수십차례의 실시간 웨비나 진행 경험이 있으니 신뢰하셔도 좋습니다.

가장 우측은 화면공유 시 데스크탑에서 보여지는 화면이고요. 참석자들의 모습이 상단에 나타나고 좌측에 참여자 리스트가 보여지는 형태입니다. 화면 공유 시 딜레이는 많이 느껴지는 편이었는데 뒤에서 다시 말씀드릴게요.

Microsoft Teams 화상 회의 품질

Microsoft Teams는 화질이 Cisco Webex Teams보다 떨어졌습니다. 노이즈가 많이 보였고 좀 더 칙칙해 보이기도 했는데요. 좋은 점수를 주기 어려웠습니다. 점수를 주자면 60점 정도? 음성도 품질이 별로였습니다. 테스트 해 본 4개 솔루션 중 지연시간이 가장 길었는데요. 0.7~0.8초 정도 지연이 느껴졌습니다.

하지만 화면 공유 시 가장 적은 딜레이를 보였습니다. 가장 우측과 같이 화면 중앙에 Host로 부터 공유되는 화면이 보여지는데요. 마우스 움직임과 PPT의 문구를 드래그 할 때 딜레이가 가장 적고 부드러웠습니다. 자세한 것은 뒤에서 다시 말씀 드릴게요.

Zoom 화상 회의 품질

이번에는 Webex 엔지니어 출신이 설립한 Zoom 입니다. 개인적으로 가장 기대되기도 했는데요. Webex에서 나와서 만든 회사이니 당연히 Webex의 단점 상당부분을 개선시키지 않았을까 하는 생각이 들었거든요. 테스트 해 보니 화질은 가장 뛰어났습니다. 점수를 주자면 한 90점? Cisco Webex 대비 화사한 맛은 떨어졌지만 가장 자연스러운 화면을 보여줬습니다. LG스마트폰의 뷰티카메라 같은 효과가 살짝 덧대어 진 것 같은 효과처럼 화질 보정이 어느 정도 된 것 처럼 보였네요.

음성 지연 역시 거의 느끼기 어려웠습니다. 0.2~0.3초 정도였고요. 실시간에 가장 가까운 지연시간이라 만약 웨비나를 진행하게 된다면 Zoom이 제일 좋을 것 같다는 생각이 들었네요. 화면 공유의 경우 Microsoft Teams보다는 딜레이가 보였지만 Cisco Webex 보다는 나았습니다. 역시 자세한 내용은 뒤에서…

Lifesize 화상 회의 품질

Lifesize는 Cisco처럼 화상 회의 솔루션 뿐만 아니라 하드웨어도 함께 판매하는 회사입니다. 제품 중에는 4K를 지원하는 웹캠도 있고요. Zoom처럼 채팅 보다는 화상 회의가 주력인 회사라 성능이 궁금했는데 테스트 해 보니 품질이 제법 괜찮았습니다. Zoom과 비슷한 화질을 보였는데 살짝 더 밝았고요. Zoom과 Lifesize의 화질은 동급이라고 볼 수 있겠습니다.

하지만 음성지연은 Zoom정도는 아니었는데 Cisco Webex Teams보다는 뛰어났습니다. 이 둘 사이라고 보면 되겠네요. 화면 공유 시 딜레이는 테스트 한 4개 솔루션 중 가장 적었는데요. 네트워크 상태에 따라 달라지겠지만 참여자의 데스크탑 컴퓨터에서 보여지는 화면은 Microsoft Teams와 비슷한 수준이었습니다.

2) 화상 회의 진행 시 안정적인 연결

화상 회의 품질 못지않게 중요한 것이 안정적인 연결입니다. 아니, 가장 중요한 것이라고 볼 수 있겠네요. 품질이 아무리 뛰어나다고 할 지라고 화상 회의 도중에 끊기면 큰일이니까요. 저 역시 실시간 웨비나 도중 네트워크 문제로 연결이 세번 정도 끊겨서 방송을 아예 망쳐버린 경험이 있는지라… 아무튼 이 부분 역시 아주 중요한 항목이라고 할 수 있겠습니다.

이 테스트는 13.3인치 Host 노트북에서 동시에 4개 솔루션을 실행시켜서 데스크탑 컴퓨터의 앱을 통해 연결했고요. 데스크탑에 연결된 모니터가 2대라 동시에 2개 솔루션을 비교해 가면서 테스트 했습니다. 모니터에 보여지는 화면은 2개이지만 4개 모두 화상 회의로 연결해 둔 상태라 네트워크를 많이 혹사시키는 상태라고 보셔도 됩니다.

Cisco Webex vs Zoom 화상 회의 안정성 테스트

테스트 결과 Cisco Webex가 가장 안정적인 연결을 보여줬는데요. 테스트 도중 유일하게 네트워크 속도 때문에 연결이 끊기는 모습을 보이지 않았습니다. 준비한 이미지는 가장 품질이 좋았던 Zoom과의 비교이고요. 실제 연결이 끊기는 장면을 함께 보실까요?

가장 위 이미지처럼 최초 연결 상태는 두 모습이 동일합니다. 화면 UI때문에 보여지는 화각이 다를 뿐 제 표정은 동일한 것을 확인하실 수 있는데요. 그 아래 연결 문제 발생 이미지를 보시면 Cisco 쪽은 연결에 문제가 있는 것을 인지한 표정이고 Zoom은 아무일 없었다는 듯한 표정이죠? 동시에 연결한 상태임에도 불구하고 두 솔루션이 보여주는 저의 모습이 다릅니다.

마지막 이미지를 보시면 Cisco Webex Teams의 화질이 살짝 어두워진 것을 보실 수 있습니다. 그리고 우측의 Zoom은 아예 연결이 끊겼고요. 그래서 제가 감탄하는 표정을 지은 것입니다. 다른 솔루션들과 Cisco Webex Teams를 비교 했을 때에도 Cisco쪽은 네트워크가 불안정할 때 화질이 잠깐 저하되었다가 곧바로 복구하는 모습을 보일 뿐 끊기지 않았습니다. 다른 솔루션 대비 화질이 저하되었다가 원상태로 돌아오는 속도도 가장 빨랐고요.

<이미지 출처 : Cisco Webex 소개자료>

이렇게 Cisco Webex Teams가 안정적인 모습을 보여줄 수 있는 가장 큰 이유는 Cisco가 글로벌 No.1 네트워크 회사라 관련 노하우가 가장 많기 때문이지 않을까 싶습니다. 그리고 Webex 전용 데이터센터를 각각 전용선으로 연결해서 Webex만을 위한 전용망을 제공하고 있는 것도 그 이유가 되겠네요. 태생이 네트워크 회사인데 연결이 안정적이지 못하다면 부끄러운 일겠죠? 아무튼 화질과 음성지연, 화면공유 시 딜레이에서 아주 뛰어나지는 않았으나 안정성 측면에서는 탁월한 모습을 보였습니다.

다시 한번 말씀 드리지만 화질과 음성 지연, 화면 공유 시 딜레이는 네트워크 상태에 따라 충분히 달라질 수 있습니다. 아주 쾌적한 네트워크 환경에서는 모두 동일하게 좋은 품질을 보일 수 있을텐데 저의 환경에서 다소 무리한 환경을 가정해서 테스트 한 것임을 감안해 주시기 바랍니다.

그런데 화질과 딜레이를 이렇게 이미지로 판단하기에는 무리가 있습니다. 그래서 3분이 조금 못되는 동영상을 준비했고요. 앞서 언급한 솔루션들의 화상 회의 화질과 화면 공유 시 딜레이가 어느 정도인지 판단하실 수 있을 것입니다.

협업 솔루션 5종 가격 비교(2020년 2월3일 업데이트)

앞서 보여드린 협업 솔루션 5종의 가격을 비교 해 봤습니다. 아쉽게도 Cisco Webex Teams와 Lifesize는 가격이 공개되어있지 않았고요. Microsoft Teams는 Office 365를 사용하면 무료로 제공됩니다. 그래서 시작가격이 Office 365 Business Essentials가격과 동일한 1인당 월 5,600원입니다. Zoom은 1인당 월 $14.99fh 환율 1,180원을 적용하면 17,688원으로 18,000원 정도 됩니다. JANDI는 1인당 월 5,000원부터 시작인데 화상회의를 월 9,000원의 Enterprise 버전을 사용해야 합니다.

기본 채팅 위주의 협업 기능만 사용한다면 JANDI가, 화상회의가 가능한 버전으로 비교 할 경우 Microsoft Teams가 가장 저렴하네요. Zoom은 화상회의 중심이고 최대 100명까지 참여 가능한 웨비나 기능 위주라 가격이 다소 비싼 편입니다. 일단 공개된 가격만 놓고 본다면 Microsoft Teams가 가장 경쟁력있어 보입니다. 기업에서 Microsoft Office는 필수로 사용하기 때문에 만약 Office 365 사용 기업이라면 무료로 사용할 수 있는 Microsoft Teams가 가장 나아 보이네요.

더불어 Microsoft Teams와 JANDI의 가격은 연간 결제 시 월 청구 비용과 매월 결제하는 비용이 다르다는 것을 참고하시기 바랍니다. 휴대폰 약정처럼 1년 약정 시 Microsoft Teams와 JANDI 모두 가격을 할인해 주고 있습니다. 그리고 모든 가격은 VAT별도라는 점도 잊지 마시고요.

3. 총평 : 그래서 가장 알맞은 협업 솔루션은… 근데 이것만으로 평가할 수 있을까?

지금까지 총 5개의 솔루션을 채팅과 화상 회의 기능을 중심으로 비교 해 봤습니다. 비교해 보면서 내린 결론은 사용자 가이드가 가장 충실한 것은 Cisco Webex Teams, 클라이언트의 미려함은 Microsoft Teams, 채팅 UI는 JANDI, 화상회의 품질은 Zoom, 안정성은 Cisco Webex Teams가 가장 뛰어나다는 것이었습니다. 채팅과 화상회의 두 가지를 모두 고려했을 때에는 Cisco Webex Teams와 Microsoft Teams 두개에 가장 높은 점수를 줄 수 있을 것 같네요.

<이미지 출처 : Pixabay>

그런데 말입니다. 제가 테스트 한 이 내용 만으로 알맞은 협업 솔루션을 선택할 수 있을 지 의문이 듭니다. 기업마다 중요하게 여기는 가치가 다를테니까요. 어떤 회사는 기본적인 기능에 안정성을, 어떤 회사는 사용하기 편리한 UI/UX를, 어떤 회사는 저렴한 가격을 우선적으로 고려할 수 있습니다.

하지만 아무리 좋은 협업 솔루션을 선택했다 한들, 그 솔루션을 사용해 일을 하는 직원들 입장에서 되려 새로운 솔루션을 사용하게 됨으로써 느껴지는 부담감, 익숙한 환경에서 또 하나의 툴이 생겨서 일거리만 늘어난 것은 아닌가 하는 불편함을 느낀다면 좋은 솔루션이 무슨 소용일까요?

<이미지 출처 : ProofHub – Happy Work Culture>

결국 중요한 것은 협업을 위한 문화가 먼저 정착되어야 하겠고, 그 문화속에서 직원들의 생산성을 더욱 끌어올려 줄 수 있는 솔루션을 선택하는 것이 순서이지 않나라는 생각이 듭니다만… 많은 협업 솔루션 회사들이 문화가 변해야 한다는 것을 강조해 왔으나 기업 문화라는 것이 단시간에 솔루션 하나 도입한다고 바뀌는 것이 아님을 우리는 너무도 잘 알고 있습니다. 이것 때문에 협업솔루션 회사들의 이야기가 잘 와닿지 않을 수 있고요. 그래서 비싼 돈 들여 기업문화 개선 컨설팅을 받는 회사들도 존재하는 것이고 이 분야에서 활동하는 강사분들도 상당히 많죠.

제가 내린 결론은 이렇습니다. 기업 문화를 바꾸는 것이 먼저다 -> 그런데 어떻게 문화를 바꿔야 할 지 잘 모르겠다 -> 이미 이런 협업 문화가, 일하는 방식이 잘 정착된 회사를 조사해 보면 어떨까? -> 최근에 Cisco가 사무실 인테리어를 몇개월에 걸쳐 싹 바꿨다던데? -> Cisco 사무실 탐방 ㄱㄱ

그래서 아셈타워에 위치한 Cisco 사무실에 가서 Webex 솔루션(소프트웨어 + 하드웨어)과 이를 바탕으로 Cisco 직원들이 어떻게 일하는지 구경하고 왔습니다. 이 내용은 이어지는 콘텐츠에서 자세히 다루기로 하고요. 나에게 알맞은 협업 솔루션을 찾아서 콘텐츠는 여기서 마무리 하겠습니다. 다음 콘텐츠도 기대 해 주세요. 끝!

* Shared IT 원문 보기 : https://www.sharedit.co.kr/posts/7150

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Korea Blog Editor

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