この記事は、シスコの デジタル エクスペリエンス トランスフォーメーション担当 Heidi Rhodes によるブログ「Working smarter anywhere – Working remotely」
（2020/2/29）の抄訳です。
同じ部屋にいないことが、効率的なミーティングを阻害するわけではありません。通常の会議では、お互いに会って、メモを書き、コンテンツを共有し、ホワイトボードを使いながら対話します。Webex には、これらすべてのアクティビティに対応する機能が備わっています。
テレワークを成功させるためのコツを紹介しましょう。
背後に気をつける
家のなかに快適で生産的な仕事スペースを確保してください。背後にあるものを整理し、会議中に他の参加者の気が散るようなものが映らないようにします。また、逆光を避けビデオのなかで顔がはっきり見えるように、昼間なら窓に向かって座る、あるいは近くに電灯を置くようにします。
会議を邪魔されないようにする
家にいると、家庭のノイズが聞こえてしまうのは避けることができません。部屋のドアを閉めているときにも、自分が話していないときにはミュートに設定して、会議進行の邪魔にならないようにします。必要に応じて、雑音となる原因を事前に取り除き会議に集中できるようにしましょう。
ヘッドセットを用意する
ミュート状態にすれば他の参加者からは聞こえなくなるものの、自分自身は周囲のノイズに気が散ってしまうかもしれません。ノイズキャンセリング機能のついたヘッドフォンやヘッドセットへの投資は、決して無駄ではありません。これによって目の前のタスクに集中することができます。ヘッドホンの使用により生産性は上がります。
ときどき休憩する
オフィスにいれば、ときどきコーヒーを片手に仲間と休憩することもあります。このような社会的な交わりがないと、休憩もせずに何時間も作業を続けてしまうことがあります。定期的に休憩して体を動かし、ときには会議の合間にメンバーとの仮想コーヒーチャットを楽しんでください。
積極的に自分のビデオ映像を出す
対面で話しているときには、自動的に相手のリアクションと関わることになります。リモート会議の際は、積極的に自分のビデオ映像を活用してください。最初は恥ずかしさがあるかもしれませんが、ビデオで相手のリアクションを見ることに魅力を感じ、慣れていくことでしょう。勇気を出して、すべての会議でビデオを利用してください。
ちょっと聞きたいことがある？チャットを利用する
オフィスにいるときに質問があれば、まずは誰か時間のある人がいるかを探すことでしょう。カスタムステータスを設定しておくと、たとえば「ランチ中」のように、今何をしているかを知らせることができます。Webex Teams では、同僚の状況を簡単に確認できます。たとえ電話中だったとしても、チャットでメッセージを送っておくこともできます。チャットだけでは解決せず、電話で話したほうがいいということになれば、Webex Teams の緑色の Call アイコンをクリックするか、パーソナルミーティングルーム（PMR）の情報を送ればすぐに会議が出来ます。
素早く集まる
オフィスにいるときに時間のあるメンバーだけで緊急のミーティングを開始するように、Webex Teams のスペースを作ってメンバーを呼び集めることができます。各メンバーは、どのデバイスからでも会議に参加できます。Webex Meetings では、パーソナルミーティングルーム（PMR）によってオフィスデスクで話しをするように簡単に対話を開始できます。PMR の URL はずっと同じものが使えるので、共有も簡単で、メンバーはすぐに仮想ルームに参加できます。
共有が大事
仮想会議であっても、物理的に会議室に集まっている場合でも、気を付けるべきことは同じです。画面やプレゼンテーションを共有したり、コンテンツに注釈をつけることで、リモート参加者が注意を向け、発表のポイントを理解しやすくなります。
議論中のアイディアを保存する
会議室にいるのと同じように、ホワイトボードでアイディアを共有できるというのは、会議ソリューションとして重要な機能の 1 つです。仮想ミーティングのホワイトボードは、さらに優れています。会議室のホワイトボードに書いた内容は、消去されたり上書きされてしまう危険があります。仮想的なホワイトボードでは、その内容を保存することができ、次回の会議で続きから議論を始めることができます。
自分の感情を表現する
画面に表示されるメッセージだけでは、他の人には自分の反応を見ることができないことに注意してください。こんなときには、画像を利用します。Webex Teams では、何千もの Gif ファイルを用意しており、そのときの自分の感情に合致した画像を使ってメッセージを送ることができます。
お祝いも忘れずに!
会社の文化を変えなければテレワークが成り立たないということはありません。みんなでケーキを食べられなくても、仮想パーティで誕生日や打ち上げをお祝いしましょう。時間を合わせてビデオをオンにして集まります。赤ん坊の誕生祝い、結婚祝い、仮装パーティの実際の映像をご覧ください。
Webex の開始方法やオンライン授業やテレワークを試してみるなら、 https://help.webex.com/ja-jp/ をご覧ください。
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