京都府庁から 1 年間シスコに派遣で来ております山本です。前回のブログでは、自己紹介とともに、ツールや制度の面からシスコのワークスタイルをご紹介しました。今回はカルチャーに焦点を当て、そのワークスタイルをご紹介します。
イベント前日iPadの山に挑む
先日、シスコに派遣されて初めて大きなイベントの開催を任されました。札幌、東京、大阪の各会場をテレビ会議で接続し、数十名の方にご参加いただき、「働き方改革」について情報共有やディスカッションを行うというものです。
このイベントの 3 日前のこと、最終の打ち合わせ時に 従業員A さんから「参加者には手元の iPad で資料を見てもらった方が分かりやすいし、ペーパレスにもなるのでは」と提案がありました。参加者全員に iPad を貸し出し、シスコのグループチャットツールであるCisco Spark を利用し、チャットや資料共有を行おうというアイディアです。
イベントの 3 日前の打ち合わせ。行政職員の感覚だったら、最終確認を丁寧にして、当日トラブルが起こらないよう徹するものです。そのアイディアを聞いたとき、私は唖然としました。「数十台もの iPad なんて手元にないぞ、それにセットアップもどうするんだ！？」しかし、打ち合わせは、そのアイディアで盛り上がり、結局 iPad でペーパレス会議をやろうという方針になりました。
「外資はカルチャーが違うなぁ」と途方に暮れて自席に戻り仕事をしていると、WEB 会議でリモートから打ち合わせに参加していた B さんからイベントのグループチャットに「じゃ、Apple の知り合いに iPad の貸出依頼してみるね」と連絡がありました。また C さんからは「アプリケーションに詳しい人にセットアップの応援依頼しておいたから」と書き込みが…。2 時間後には Apple の方から貸出 OK の連絡をいただき、その数時間後にはアプリケーションの担当者とチャットでセットアップの打ち合わせが始まりました。あまりにも容易にコラボレーションが次から次に生まれる感覚が私にはとても新鮮でした。そしてイベントの前日。ヘルプに来て頂いた他部署の皆さんと、到着したばかりの iPad にひたすら Cisco Spark とネットワーク環境のセットアップを行い、何とかイベント当日を迎えることができました。
この事例のようにシスコでは、日々従業員が部署を横断して容易にコラボレーションを行い、会社として最高のパフォーマンスを実現しています。縦割的要素が強い行政組織にいた私には、本当に驚きでした。どうして自分の担当を飛び越えて、容易にコラボレーションを行うことができるのか不思議でした。
なぜコラボレーションが進むのか (1) ～業務分担の視点
シスコに来て最も驚いたことのひとつに私がこの 1 年間で何をやればよいのか決まっていなかったということです。シスコでは、基本的にマネージャ（上司）との面談で自分の業務分担が決まります。組織として業務分担が決められている（あるいは、ある程度決まっている）地方公務からすると本当に驚きでした。
また、チーム単位での業務分担の要素が強い地方公務に比べ、完全に個人単位の業務分担が決められることとなり、業務の遂行方法は個人の裁量が尊重されます。
このように述べると、シスコは個人ワークこそが重要であるように思いますが、実際は他者とコラボレーションをしないとプロジェクトが進まないため、地方公務のように自分の所属やラインを気にすることなく、目標があえば、すぐにコラボレーションが生まれ、スピーディに目標を達成しているように思います。
なぜコラボレーションが進むのか (2) ～仕組み作り
シスコでは、コラボレーションを従業員の重要な行動特性とし、その促進のためにあらゆる側面から仕組み作りを行っています。一部になりますが表にまとめました。
まず、コラボレーションしやすいよう、全従業員のスケジュールはスケジュール管理ツールでリアルタイムに「見える化」されています。そして、例えば従業員 D さんのスケジュールが今空いていれば、D さんを自由に会議や作業のサポートに組み入れて問題ないという解釈になります。大げさに言えば、他人の空いている時間は自分のために使えるのです（もちろん断られることはあります）。京都府で仕事をしていたときは、会議や人手が欲しいときは、いちいち電話で確認してスケジュール調整し、場合によっては、その方の上司に了解を得るといった手続きも必要でした。シスコでは、そのような手続きがありません。
また、会議の運用方法も地方公務とは異なります。事前調整が全くなく、ディスカッションは本番のみなのです。役員クラスが出るミーティングでも徹底されており、毎回会議は真剣です。会議室予約システムにより、終了の時間が明確であるため、最後には一定の結論に辿り着きます。会議前の事前調整が多い地方公務に比べ、会議のセッティングがとても容易です。
物理面でもコラボレーションしやすい環境が整えられています。フリーアドレス制の導入等により執務スペースを効率化することで会議や打ち合わせをするスペースが十分にあります。シスコに来て、会議室がないからこの時間会議ができない、という事態を経験したことがありません。また、テレビ会議システムや WEB 会議システムを活用することで場所にとらわれず会議を行うことができます。
最後に、数年前に新たにシスコが導入した制度（Connected Recognition 制度）を紹介します。従来の報酬制度は、会社や上司が社員の優れた業績を認め、表彰するものでしたが、これに加えて、本制度は、従業員同⼠が、互いに感謝の気持ちを伝え、⼀定額をお互いに報奨として申請できるものです。例えば、部門横断的なプロジェクトで、あるチームメンバーが支援をしてくれた別のメンバーに渡すことができます。感謝をすぐに目に見える形で表すことができ、従業員のコラボレーションへの意欲や仕事へのモチベーションを高めることができる制度となっています。
シスコのコラボレーション カルチャー
このようにシスコではコラボレーション カルチャーが醸成されているからこそ、「何時でも何処でも『誰とでも』」仕事ができるワークスタイルが実現しており、高度なパフォーマンスが維持されて、イノベーションが生まれるように思います。組織の性格に違いはありますが、このコラボレーション カルチャーは今後、部署横断的な業務が増える地方公務にとっても大いに学ぶべき要素であると思います。
Authors
6 コメント
私もシスコに入ってすぐのころ、このスピード感と周りの協力姿勢に感動したことを思い出しました！感動しますよね！
Rutsukoさん
ありがとうございます。本当に日々、シスコのコラボレーションには感激します。これからも、自分の経験に根ざした情報、自分で咀嚼した情報をお伝えしようと思います！
自治体ＷＧ、お疲れ様でした。
他の自治体の好事例を勉強できて、本当に有意義な時間となりました。
常々思っていた内容がこのブログに集約されていて、読んだ際に
感激しました。笑
コラボレーションが生まれないのは、個人としては協力したいけど、協力できる雰囲気にない、権限が無い、という所に原因があるような気がします。
「チームで仕事をする」＝「チームで意識統一しないと動けない」というデメリットが大いに….
また東京でお会いしましょう！
Koheiさん
ありがとうござます。
行政の縦割りの弊害を取り除き、スピーディにコラボレーションできる環境作りは「働き方改革」を考える上で、とても重要だと思います！イノベーションって結局、異質なもの同士のコラボレーションで生まれるものだと思いますし、その視点を行政でも大切にしたですね。
山本さん
ブログ拝見しました。
私とは違う視点で書かれており、非常に楽しく読ませていただきました。
同じシスコで働いたものとして、やはり共感するところが多く、懐かしく感じました。また、山本さんがイキイキ働いておられるのが伝わりました。やはりカルチャーや風土の醸成は大事ですよね。外から来たからこそ分かる気づきや学びをどんどん発信してください！私も改めて刺激になりますし、懐かしみながら読みますので。笑 次回号楽しみにしています！
籾井さん
ありがとうございます。
籾井さんのブログのように、端的に有益な情報をお伝えできればよいのですが、まだまだです。
また、今度、籾井さんが京都府に戻って、今思うことをブログで発信してもらう場を設けたいなと思っています。よろしくどうぞ！