Molti di noi passano diverso tempo in riunioni virtuali e sentono spesso questa domanda. Quasi ogni volta che qualcuno cerca di condividere la propria presentazione in una riunione virtuale si sente chiedere: “State vedendo le mie slide?”. Pensateci. È proprio così!
Come persona che lavora nel settore della collaborazione da molto tempo e che ha studiato come le persone collaborano sui contenuti, questa domanda mi ha sempre lasciato perplesso. La ragione di questa domanda è che, anche dopo un milione di riunioni virtuali e la condivisione di slide, i presentatori hanno ancora dubbi sul fatto che ciò che stanno cercando di condividere sia effettivamente visto dai presenti.
Perché allora tutti questi dubbi sulla condivisione di contenuti in una riunione virtuale? Proviamo ad approfondire la questione.
Partecipanti con laptop
Chi si unisce a una riunione virtuale solo dal proprio computer portatile può spesso incontrare delle difficoltà quando si tratta di condividere i contenuti. Problemi come:
-Transizioni lenta delle slide: Soprattutto per chi si unisce da casa, si verificano colli di bottiglia in Internet che possono rendere lenta la condivisione dei contenuti.
-Risoluzione delle immagini non ottimale: I problemi di Internet e di larghezza di banda possono anche causare problemi con la risoluzione delle immagini. L’immagine può apparire bene sul portatile dell’utente che la condivide, ma l’utente che la riceve vede qualcosa di non perfetto.
-Prestazioni del portatile: Tutte le applicazioni e le finestre aperte sul portatile dell’utente, che consumano le risorse di calcolo, possono portare a un’esperienza di condivisione non ottimale.
– Condivisione accidentale di dati sensibili: La maggior parte delle piattaforme di riunione consente di condividere solo 1 file/applicazione specifica. Tuttavia, la maggior parte degli utenti condivide l’intero schermo. Questo può portare alla condivisione di dati sensibili con tutti i partecipanti.
Partecipanti in sala riunioni (che utilizzano un dispositivo di videoconferenza)
Per i partecipanti a una riunione in una sala conferenze dotata di un sistema di videoconferenza esistono in genere alcuni modi per condividere i contenuti della riunione, ognuno dei quali rappresenta una potenziale sfida.
-Condivisione di contenuti via cavo: Il modo più comune di condivisione è il pratico cavo HDMI sul tavolo. Ma cosa succede se, come me, siete utenti di Macbook Air e il vostro portatile non supporta l’HDMI (non ho con me un convertitore da USB a HDMI, né lo fa la maggior parte delle persone). Inoltre, molte aziende preferiscono tenere in ordine le sale riunioni e hanno abbandonato del tutto il cavo HDMI.
-Condivisione di contenuti wireless: Naturalmente, un partecipante può condividere contenuti in modalità wireless direttamente al sistema di videoconferenza. Questo se la prossimità è abilitata o se la politica aziendale consente l’implementazione di soluzioni come Miracast o Airplay (anche queste presentano delle difficoltà). Inoltre, gli utenti spesso devono affrontare tempi di risposta lenti e rallentati quando condividono contenuti in modalità wireless.
-Dispositivo di condivisione wireless di terze parti: Di solito si tratta di una sorta di dongle USB collegato al computer portatile (e talvolta di un’applicazione) per la condivisione con un dispositivo collegato al sistema di videoconferenza. Se si tratta di un dongle, si presenta lo stesso problema della mancanza del supporto HDMI o USB sul portatile. Altri problemi di questi dispositivi sono la congestione dei canali wireless, la bassa potenza del segnale e le interferenze RF esterne.
E se siete un ospite che partecipa alla riunione, tutte queste sfide sono amplificate se non avete accesso alla rete aziendale. Niente cavo, niente rete…
Anche se ci sono diverse opzioni per condividere una presentazione, credo che abbiamo stabilito che quando si tratta di condividere contenuti in una riunione c’è un “ragionevole dubbio” su quello che gli altri riusciranno a visualizzare e questo siamo soliti chiedere… “riuscite a vedere le mie slide?”.
Un nuovo modo di presentare in riunione
E se ci fosse un modo per selezionare privatamente e in modo sicuro la presentazione che si desidera condividere e “riprodurre” quella presentazione direttamente nella riunione senza la necessità di un computer portatile, di un cavo, di un dongle o di un dispositivo o applicazione di condivisione wireless di terze parti?
Buone notizie. Ecco Beautiful.ai e il suo lettore di presentazioni cloud per dispositivi Cisco, recentemente certificato Webex. Con Beautiful.ai non solo potete creare una presentazione come un designer professionista, ma quando arriva il momento di presentare avrete anche l’aspetto di un presentatore PRO.
Immaginate questo scenario.
Avete una presentazione importante da presentare ai vostri dirigenti, per ottenere l’approvazione del vostro prossimo progetto, e avete una sola possibilità di fare colpo, quindi avete saggiamente utilizzato le smart slides di Beautiful.ai per creare la vostra presentazione. Ora è arrivato il momento di presentare la vostra proposta, ma siete preoccupati di apparire come dei novellini che faticano a condividere la presentazione durante la riunione.
Quindi, si entra nella sala riunioni con un tavolo pieno di dirigenti e alcuni altri sulla Cisco Board Pro già in riunione virtuale. Invece di armeggiare con i cavi o di cercare di capire come funziona la condivisione wireless, vi avvicinate con sicurezza alla Board Pro e usate il vostro telefono per scansionare il codice QR sullo schermo e accedere in modo sicuro a Beautifuli.ai sul vostro telefono usando le credenziali Webex. Quindi, si seleziona la presentazione e, in un attimo, le slide sono riprodotte nella riunione. Sì, in riproduzione. Sono pronte per essere lanciate e a schermo intero. Senza dubbio tutti i partecipanti alla sala e all’altro capo della riunione virtuale la stanno vedendo. Niente cavo. Nessun momento imbarazzante di condivisione accidentale del file sbagliato. Nessuna connessione wireless lenta. Solo pura meraviglia di presentazione.
Inoltre, mentre camminate per la sala stabilendo un contatto visivo con i partecipanti in sala e con quelli su BoardPro, potete spostare facilmente le diapositive dal vostro telefono. Vi sentite bene perché siete liberi dal laptop e potete presentare da qualsiasi luogo.
Il vostro intervento è perfetto e il vostro progetto viene approvato. Un lavoro ben fatto!
Se volete saperne di più, fate clic qui: Beautiful.ai + Webex
Traduzione dell’articolo “Are you guys seeing my slides?” di Stephen Vobbe
Authors