“The European House – Ambrosetti” utilizza il ‘Phygital’ per riunire i leader globali
Riunirsi quando le riunioni sono impossibili
La pandemia globale causata dal COVID ha bloccato le economie e cancellato i piani di viaggio. Ha decimato l’industria degli eventi.
È possibile riunire le persone quando non si possono riunire?
“The European House – Ambrosetti” è in parte un think tank, in parte una società di consulenza aziendale e probabilmente al 100% qualcosa di cui la maggior parte di noi non ha mai sentito parlare. Opera ai vertici dell’economia politica. Il suo lavoro influenza i grandi affari e la grande politica.
“The European House – Ambrosetti” organizza circa 500 eventi all’anno, riunendo tranquillamente 10.000 delle persone più influenti del mondo. Il suo evento di punta si svolge a settembre per tre giorni, nella bellissima Villa d’Este che si affaccia sul lago di Como. Da 46 anni.
A marzo 2020, con gli inviti in preparazione da spedire, l’evento sembrava impossibile. Il Covid non guardava in faccia nessuno.
“Sarebbe stato semplice annullare l’evento, nessuno ci avrebbe biasimato. Ma non bisogna mai confondere il facile con il giusto. Forse proprio nel 2020, tra tutti gli anni, il mondo aveva bisogno di persone che si riunissero per condividere idee”.
Valerio De Molli, Managing Partner e Chief Executive Officer.
Mescolare fisico e digitale
La risposta di “The European House – Ambrosetti” è stata quella di creare un evento ‘phygital’, in parte fisico, in parte digitale.
Villa d’Este avrebbe ospitato partecipanti in grado di viaggiare in sicurezza dall’Italia e dai paesi limitrofi e “The European House – Ambrosetti” avrebbe creato degli “hub” nelle città di tutto il mondo per ospitare gli ospiti locali. Inoltre, avrebbe permesso ai relatori di poter parlare da qualsiasi parte del mondo ed essere presentati come ologrammi dal vivo. Stessa qualità di relatori e pubblico, stesse date.
“È stato solo quando abbiamo iniziato a parlare con Cisco che abbiamo capito che questo poteva essere possibile”, dice De Molli. “Lentamente una soluzione ha cominciato ad emergere – una soluzione così complessa, così innovativa che gli ospiti sarebbero rimasti sbalorditi”.
La sfida – Queste discussioni avevano luogo in aprile 2020, l’evento era ancora fissato per i primi di settembre.
La soluzione trovata è costruita su Cisco Webex. I partecipanti remoti si collegano all’evento scegliendo la stanza virtuale di Cisco Webex in base a una lingua preferita e con la garanzia della traduzione simultanea. Più ambiziosamente, 60 speaker connessi tramite dispositivi Cisco Webex DX80, inclusa la creazione di ologrammi live.
L’ologramma è stato attivato attraverso Naumachia, una startup italiana, integrato attraverso la piattaforma di open innovation Cisco Webex. Infine, il programma degli eventi, oltre alla possibilità di prenotare riunioni ad hoc, è gestito tramite Cisco Webex.
“Abbiamo capito che la sola videoconferenza non sarebbe stata sufficiente”, dice Madi Piano Mortari, Associate Partner, The European House – Ambrosetti. “Aggiungendo gli ologrammi potevamo produrre qualche emozione in più”.
Cisco Webex gestisce tutto questo. Offre audio, video e condivisione di contenuti integrati altamente sicuri dal cloud Cisco Webex, e porta l’intelligenza artificiale per automatizzare i programmi delle riunioni.
La parte tecnica è stata forse la sfida più semplice. In vista dell’evento, i servizi professionali di Cisco hanno anche lavorato con ogni relatore per assicurarsi che capissero a fondo la tecnologia. Dati i vincoli di tempo e la sfida di coordinare 60 relatori globali (in più, Villa d’Este è stata autorizzata a ospitare eventi solo a luglio) non ci sarebbe stato tempo per un evento di prova.
“Sì, la tecnologia era un abilitatore”, dice Piano Mortari, “ma doveva anche essere sullo sfondo. Cisco ha trovato un modo per spiegare la tecnologia in un linguaggio che tutti capissero”.
Tempi impegnativi per ispirare innovazione e cambiamento
“Non ho mai avuto dubbi che ce l’avremmo fatta”, dice De Molli, “anche se i mesi estivi sono stati frenetici. Ma la cosa giusta da fare era cercare di usare questa esperienza per ispirare innovazione e cambiamento”.
Una volta comunicata la decisione di andare avanti con l’evento, i relatori e gli ospiti sono stati subito a bordo. “C’è stata tantissima buona volontà, soprattutto da parte di chi conosce “The European House – Ambrosetti”, dice Piano Mortari. “Erano contenti che stessimo facendo questi sforzi”.
L’evento è andato alla perfezione.
“The European House – Ambrosetti” ha potuto riunire una comunità di 500 persone, quasi il doppio del solito. Cinque lingue diverse, un mix di relazioni, slide e presentazioni, sessioni one-to-one e tutto in un unico ecosistema globale.
Tra gli oratori che si sono collegati tramite il Cisco Webex DX80 c’erano Sergio Mattarella, Presidente della Repubblica italiana; Brad Smith, Presidente di Microsoft; Ban Ki-moon, l’ottavo segretario generale dell’ONU; Frans Timmermans, Vicepresidente esecutivo della Commissione Europea; e Hillary Clinton, ex senatrice e candidata alla presidenza degli Stati Uniti. Tutti presentati dal vivo, come ologrammi.
I nove hub comprendevano Bruxelles, Madrid, Milano, Mosca, Nuova Delhi, New York, Shanghai, Teheran e Torino. Ognuno ha ospitato 20-30 ospiti, tutti collegati tramite Cisco Webex. Altri partecipanti si sono collegati individualmente.
“È stata un’esperienza fantastica. I feedback ricevuti i giorni successivi ma anche durante l’evento stesso, sono stati travolgenti”, spiega De Molli. “Molti si sono già iscritti per il prossimo anno, indipendentemente dai nostri piani. Possiamo essere orgogliosi di averci provato”.
Coinvolgere un pubblico globale
De Molli rifiuta di parlare di una nuova normalità. Il cambiamento è costante, il 2020 ha presentato nuove sfide.
“In realtà, abbiamo provato questo nuovo approccio perché siamo stati costretti a uscire dalla nostra zona di comfort. Avevamo bisogno di reagire”, dice. “Ma niente può sostituire l’intimità di incontrarsi faccia a faccia, di passare del tempo in compagnia di qualcuno”.
L’obiettivo è quello di riunire tutti sotto lo stesso tetto, ma ci sarà ancora spazio per un’esperienza mista. Il successo di quest’anno è quello di dimostrare che The European House – Ambrosetti può riunire una comunità globale e impegnata, ovunque siano le persone.
“Il digitale ci permette di coinvolgere un pubblico più ampio”, dice Piano Mortari. “Può anche migliorare il nostro impatto ambientale – meno voli, meno carbonio, meno carta. Possiamo essere globali e creare un impatto positivo”.
Il vantaggio di Cisco, continua De Molli, è che incoraggia l’open innovation. Gli ologrammi erano possibili nel 2020, molte altre idee sono state al momento accantonate; il prossimo anno potrebbe esserci qualcosa di nuovo. “Una cosa è certa: non si deciderà mai il proprio futuro seduti dietro una scrivania”.
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