A Paris, l’espace se raréfie et le coût du mètre carré ne cesse d’augmenter. Pour les entreprises, leurs locaux sont devenus l’un des centres de coûts les plus élevés. Cependant, le taux d’occupation des immeubles de bureaux n’est pas optimisé de telle manière que 60% des espaces sont le plus souvent sous-utilisés.
En outre, l’émergence de nouvelles habitudes telles que le télétravail, le nomadisme ou encore les bureaux partagés forcent les entreprises à réaménager leurs locaux pour en faire des lieux de travail ouverts et adaptés aux besoins des collaborateurs. Cette nouvelle tendance, communément appelé le “FlexOffice Management”, pousse les sociétés d’aujourd’hui au changement. Ainsi une approche mûrement réfléchie est apportée sur l’optimisation de l’espace au profit du confort et de la productivité des employés.
Challenge: Comment optimiser le taux d’occupation des immeubles de bureaux tout en améliorant l’expérience de travail des collaborateurs?
Pour relever ce défi, NUMA et la Mairie de Paris ont lancé en février dernier le programme Datacity pour réinventer la ville de demain. Un programme où a vu naître une collaboration entre des acteurs clés de l’optimisation des espaces collaboratifs tels que:
- SharingCloud pour la digitalisation de l’environnement de travail
- Irlynx pour les capteurs infrarouges destinés à la détection de l’activité humaine
- Nexity pour l’aide aux gestionnaires des bâtiments à objectiver leur prise de décisions lors du réaménagement des espaces
- Bouygues Energies & Services pour la valorisation de la gestion des établissements des entreprises
À l’instar d’un nombre croissant d’autres bâtiments, les sièges sociaux des organisations partenaires disposent de systèmes de gestion des bâtiments (BMS, Building Management Systems) qui fournissent une quantité considérable de données qu’elles doivent par la suite traiter et analyser (Exemples: température intérieure, lumières activées et désactivées, consommation énergétique, etc.). Les questions qui se posent alors sont d’une part, comment utiliser l’ensemble des données récoltées pour définir le taux d’occupation d’une zone spécifique et du type d’activités exercé au sein du bâtiment et d’autre part, comment transformer ces données brutes en recommandations afin de :
- Planifier l’utilisation fonctionnelle du bâtiment
- Réaménager les espaces de co-working (open spaces, salles de réunions, restauration, etc)
- Améliorer la gestion de l’espace en temps réel
- Faciliter l’interaction entre utilisateurs
Les cas concrets de cette expérimentation
Le bureau principal de Nexity Paris utilise un tableau de bord pour les aider à objectiver chaque espace de travail en temps réel (taux d’occupation, alertes sur les espaces sous-utilisés et sur-utilisés) grâce à:
- des API de contrôle d’accès
- des données de comptage des visiteurs
- des algorithmes de reconnaissance vidéo et de comptage du personnel
- des API pour les réservations de salles (nom de la salle, nombre de places et disponibilité du matériel de visioconférence)
Les protocoles d’accueil des visiteurs d’entreprises, généralement très stricts aujourd’hui, peuvent être améliorer par la numérisation de la réception, la gestion de l’accès, des solutions de filtrage ou encore l’affichage d’informations contextuelles (calendriers, messagerie, collecte de badges, etc). Les paramètres de réussite de cette expérience sont:
- Le temps d’attente à la réception et flux de visiteurs entrants
- L’autonomie des visiteurs
- L’intégration de cette solution par les équipes de sécurité de l’entreprise
Les gestionnaires de bâtiments ne manqueront donc plus d’outils pour optimiser l’aménagement des espaces de bureaux et maximiser les coûts liés aux taux d’occupation de ces derniers.
Découvrez François Jacono, Directeur Marketing de SharingCloud, partager son expérience sur cette collaboration avec Cisco et Nexity pour le programme Datacity.
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