25 November 2014 Leave a Comment

Collaboration

Project Squared : Concentrez-vous sur le travail d’équipe, pas la technologie

10 min read

Xavier Hémery

L’évolution du collaborateur

Le collaborateur d’aujourd’hui est en adéquation avec son époque. Il est de plus en plus mobile, connecté, tout le temps. On parle de collaborateurs agiles. Ils créent et partagent des idées et des contenus rapidement, et interagissent avec les membres de leur équipe, que cela soit leurs collègues ou partenaires. Ils travaillent à leur rythme, et utilisent le terminal de leur choix.

C’est un changement radical avec une organisation historique basée sur un créneau de travail géo localisé dans l’espace : le bureau, et dans le temps : « 9H/18H ». Ces besoins pourraient être associés à ceux d’une nouvelle génération accédant aux outils professionnels, et c’est vrai, mais pas seulement. C’est bien toutes les générations qui sont transformées par les nouveaux outils mis à disposition, et ces besoins de mobilité et de responsabilisation ne sont spécifiques à aucune catégorie.

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Changement de la nature du travail

La nature du travail change également, en grande partie en raison de l’émergence du collaborateur agile, mais aussi en raison de chaines de valeur plus intégrées (l’expert est plus proche du client final), et à l’impact des technologies sur les processus métiers, particulièrement des outils de collaboration.

Il y a 5 à 10 ans, les collaborateurs travaillaient sur un ou deux projets majeurs, dans de grandes équipes et sur de longues périodes de temps, avec une structure hiérarchique assez rigide dans la communication projet, et un seul endroit où se trouve tout le monde. L’infrastructure était conçue pour résoudre les problèmes rencontrés avec ce type d’activité : gérer des ressources, le temps, les plannings.

Mais les outils qui fonctionnaient bien à cette époque ne fonctionnent plus aussi bien aujourd’hui, car tout a changé. Pensez à la manière dont vous travaillez aujourd’hui :

On vous demande de faire plus. Vous avez toujours ces quelques projets majeurs, mais ce qui a changé c’est que vous avez également en plus de nombreux de projets plus petits, souvent des projets « à la volée » ou sur un cycle très court.
Les équipes, si restreintes soient-elles, sont transverses à l’organisation et à différents entités, structures ou partenaires, et réparties géographiquement dans des sites éloignés et dans différents environnements de travail.
Les projets ont une durée plus courte, de quelques semaines à quelques mois, et plusieurs sont gérés en parallèle.
On utilise les outils de collaboration fréquemment pour améliorer et accélérer la vitesse à laquelle nous travaillons.

On pourrait également croire que ces besoins ou ce type de travail correspond à un certain type d’organisation comme les start-ups, mais là encore il n’en est rien. Les besoins de collaboration transcendent les structures, le besoin étant d’innover et d’être agile. Le plus gros problème pour les plus grosses structures, c’est justement d’être capable de travailler avec la même vitalité qu’une structure aussi souple qu’une startup, tout en étant une organisation de plusieurs dizaines de millier d’employés.

La récente étude sur l’évolution des façons de travailler de Cisco propose des chiffres pour illustrer :

Vous pouvez encore trouver des illustrations sur l’évolution des collaborateurs et de l’environnement de travail ici :

Forbes

http://www.slideshare.net/intuitquickbase/5-keys-to-succeed-in-todays-collaborative-workplace

Future of Work

Modification des attentes

Le changement de la nature du travail créée un attente pour le collaborateur. On attend plus de lui, une plus grande charge de travail de qualité, tout en travaillant dans des équipes réduites. Le collaborateur a donc un besoin extrême d’outils lui permettant de :

Démarrer de nouvelles initiatives instantanément avec des experts à l’intérieur ou en dehors de son organisation.
Faire partie de multiples projets avec des jalons plus courts
Utiliser plusieurs terminaux pour être plus efficace
Etre productif où qu’il soit et quand il est disponible pour travailler.

Il est nécessaire de répondre à ces besoins pour amener l’organisation à de meilleurs résultats.

La réalité aujourd’hui

Face à ces besoins, les outils d’aujourd’hui permettent déjà au collaborateur agile d’améliorer la productivité des équipes en utilisant la video, les téléphones, les emails, la messagerie vocale, le contenu, le partage d’écran, les messages instantanés. Il n’est pas question de remplacer ces outils qui ont leur usage.

Pourtant, plus le collaborateur travaille sur des projets avec de multiples interlocuteurs et sur une multiplicité d’outils et d’équipement, et plus il est difficile de concentrer tous les interlocuteurs et l’information requise pour agir de manière efficace.

C’est souvent le cas dans le cadre du lancement d’une initiative, ou lors des points de passage tout au long du projet. Ces difficultés sont un frein à l’avancement et à l’aboutissement des projets, impactant notre capacité à travailler mieux et plus vite.

Premièrement, arriver à réunir dans un même lieu tous les participants n’est pas toujours possible. Des organisations différentes peuvent avoir des outils qui ne communiquent pas entre eux, ou sont verrouillés pour une communication intra-entreprise uniquement. Les équipes distribuées sur le globe ont en plus les plus grandes difficultés à réunir les interlocuteurs au même moment. Tout le monde ne peut pas participer.
Considérons aussi l’étendue du contenu parvenant au collaborateur moyen : email, documents, messages instantanés, post, réunions. Ces éléments sont créés, envoyés. On s’y réfère souvent mais les contenus ne sont pas toujours accessibles car dispersés entre différents médias, et il n’existe pas toujours de persistance de ces données dans un endroit accessible. Le contenu est éparpillé entre différentes applications. Il est difficile de faire le suivi, de se mettre à la page.
Enfin, il est encore plus difficile d’essayer de suivre l’évolution et la cohérence des contenus en jonglant entre plusieurs périphériques. Ce qui est démarré sur un ordinateur n’est pas forcément accessible depuis un smartphone ou une tablette. On ne peut pas tout faire sur un équipement, et tout continuer sur un autre.

Le constat aujourd’hui

Les collaborateurs agiles et leur équipe font « comme ils peuvent » pour pouvoir fournir la vitesse et la qualité du travail qui leur est demandé.

Dans beaucoup de cas, cela veut dire que les collaborateurs contournent les outils IT à disposition. Ils utilisent les outils du marché, tout simplement pour que le travail soit fait.
Cette utilisation d’outils souvent orienté grand public met en jeu la confidentialité, la politique de sécurité et la performance ou la qualité des communications.

Un nouveau type de solutions

Cisco a analysé les évolutions des équipements de collaboration en général, et a intégré les besoins des utilisateurs finaux ainsi que des directions des systèmes d’informations..

Pour répondre à ces enjeux, Cisco introduit une solution qui résout le problème de suivi et d’aboutissement tout en fournissant une expérience utilisateur simple et de qualité qui séduit les utilisateurs ainsi que les performances, la sécurité et la confidentialité requises par un outil fourni par l’entreprise.

Cette application n’en est pas une nouvelle parmi d’autre, mais fournit intentionnellement des expériences différenciées et à valeur ajoutée à la fois aux utilisateurs finaux et aux administrateurs IT, aux partenaires et aux clients, pour un succès pérenne.

Et cette application n’est que le début des services à venir.

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Introduction à Project Squared

Project Squared est là où les équipes travaillent le mieux ensemble, où leur travaille vit, et ce qui les connecte entre eux.

Project Squared est une application de collaboration de classe entreprise dans laquelle les équipes peuvent envoyer des messages, partager du contenu, et se rencontrer en face à face dans un endroit ouvert accessible depuis n’importe quel terminal, depuis n’importe où. C’est une salle de conférence virtuelle, créée pour toute l’équipe, contenant tout ce dont tout le monde a besoin pour travailler le plus efficacement possible ensemble.

Points de différenciation

Il y a quatre points majeurs de différenciation dans le lancement initial de Project Squared :

Une salle pour tous : Project Squared fournit un endroit pour parler et échanger. Cela promeut la productivité pour tous en leur permettant d’être mieux organisés et de travailler plus efficacement, et permet une avancée rapide du projet pour les équipes qui peuvent travailler ensemble dans un endroit, accessible facilement, constamment, toujours à jour et qui dispose de l’essentiel des outils de collaboration.
Les collaborateurs agiles sont dotés de l’outil dont ils ont besoin et peuvent y accéder depuis n’importe où, n’importe quand, et par n’importe qui. Les membres d’une salle peuvent inviter n’importe qui à entrer dans cette salle, ou démarrer une nouvelle salle avec eux. Project Squared est conçu pour permettre aux gens de travailler à leur vitesse, en fonction de l’endroit et du périphérique de leur choix. Cela aide le collaborateur agile à être plus efficace dans son mode de travail flexible sur tous les écrans à sa disposition.
Project Squared rend meilleur les outils existants. Un différenciant majeur des autres outils de productivité ou de collaboration d’équipe est que Project Squared est le début d’une mission : celle d’intégrer et d’améliorer les outils existants dont dépendent les utilisateurs. Ceci permet d’éliminer le temps d’apprentissage et de gestion du changement par les utilisateurs et d’ajouter de la valeur aux investissements IT déjà effectués.
La plateforme est conçue pour les utilisateurs et pour les administrateurs IT. Cisco est dévoué à fournir la qualité de l’expérience et la performance pour l’utilisateur, ainsi que la sécurité et la capacité d’être administré pour l’IT. Project Squared est sécurisé via la plateforme Cisco Collaboration Cloud, qui supporte le chiffrement de bout en bout. Les capacités d’ajouter des utilisateurs, de suivre l’usage et de configurer des éléments du service tels que le SSO et la synchronisation d’annuaire est prévu.

Encore une fois, cette application Project Squared est juste le début de l’initiative, de cette mission. Project Squared est dirigé par les retours utilisateurs. Les liens permettant de laisser commentaires, demandes et remarques sont disponibles dans l’application et ouvert à tous les clients, partenaires et utilisateurs finaux utilisant l’application et souhaitant faire parvenir leurs idées sur comment améliorer Project Squared.

Cisco Collaboration Cloud

Project Squared est construit sur le Cisco Collaboration cloud, une nouvelle architecture hybride dont le but est de fournir une expérience utilisateur excellente tout en intégrant la praticabilité des équipements IT d’entreprise. Cette plateforme est le composant critique du succès de Project Squared parce qu’elle permet :

Une itération rapide permettant de mettre à disposition l’innovation le plus rapidement possible au travers de mise à jour de l’application
Une fusion entre les éléments constituant l’infrastructure UC d’aujourd’hui et les solutions de collaboration dans le cloud.
De fournir la sécurité et le chiffrement nécessaire
Aux partenaires de l’écosystème, aux développeurs et aux administrateurs de fournir des services aux utilisateurs de Project Squared.

Disponibilité et localisation

Project Squared est disponible pour les équipements Apple iPhone and iPad et les équipements Android. Une application Project Squared est également disponible pour Mac, et une application Windows devrait être livrée en décembre. Une version Web fonctionnant sous Chrome et Firefox est disponible, et la version Firefox permet de lancer une conversation voix et vidéo sans installer de plugin en utilisation WebRTC et H.264.

Project Squared est localisé en 7 langues, dont le français.

Fonctionnalités

Une salle pour tous: un endroit pour que les équipes puissant discuter et partager, de manière sécurisée.

Démarrez instantanément une salle en 1 à 1 ou en équipe.
Envoyez des messages et des fichiers de manière sécurisée. Faites un glissé-déposé des fichiers depuis votre bureau ou touchez l’icône sur votre périphérique mobile pour envoyer un fichier.
Démarrez une vidéoconférence jusqu’à 8 participants en un seul clic, pas d’infrastructure requise.
Mettez des salles dans vos « favoris », et recherchez des utilisateurs ou des salles.
Project Squared Web est disponible pour Chrome et Firefox (Firefox seul supporte le fonctionnement WebRTC sans plugin).
Les utilisateurs peuvent télécharger Project Squared pour iPhone, iPad, Android et Mac. Windows à venir.

Une application Agile, comme vous, permettant de travailler avec n’importe qui, depuis n’importe où

Project Squared permet de :

Inviter n’importe qui à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise
Se mettre à jour rapidement, tout est stocké et synchronisé de manière à reprendre là où on avait laissé la conversation lorsqu’on l’avait quittée depuis un autre terminal.
Voir les documents directement en ligne dans la salle en parallèle aux messages, il n’y a pas de téléchargement de requis.
Recevoir des notifications pour être efficace depuis n’importe où
Paralléliser les tâches en effectuant des appels vidéo dans l’application, y compris depuis les périphériques mobiles.

Vous pouvez ainsi travailler avec n’importe qui et n’importe où, n’importe qui avec qui vous devez travailler à l’intérieur ou à l’extérieure de l’entreprise. L’application peut faire des suggestions basées sur vos contacts fréquents, et vous pouvez vous connecter avec eux depuis n’importe quel terminal. Vous pouvez commencer dès maintenant simplement en téléchargeant l’application.

Eliminez la peur de manquer une information importante. L’application est toujours connectées et le contenu et les messages sont stockés, synchronisés et disponibles sur n’importe quel périphérique pour qu’une équipe puisse avancer dans son projet de manière constante. Les notifications indiquent lorsque du contenu a été partagé, et les indicateurs de lecture permettent de savoir s les personnes ont lu ce qui a été envoyé. Il n’y aura plus de mystère sur qui a lu quoi ! Et durant un appel vidéo sur votre mobile, vous pouvez consulter le contenu dans l’application tout en restant dans l’appel. Il est aussi possible de désactiver les notifications salle par salle.

Une application qui améliore les outils que les utilisateurs utilisent déjà

Project Squared permet de :

Partager des fichiers depuis n’importe où et d’utiliser l’interface native de box pour un partage de fichier encore plus simple en mobilité.
Utiliser le calendrier pour suggérer des contacts fréquents et des salles.
Lister les réunions Webex et permet de les rejoindre instantanément.

Les équipes travaillent mieux quand elles ont accès à tout ce dont elles ont besoin pour effectuer leurs tâches. Avec Project Squared, invitez n’importe qui par email et partagez les fichiers sur lesquels vous travaillez déjà sur box avec votre salle depuis votre mobile.

Laissez Squared accéder à votre calendrier pour incorporer des suggestions de contacts et de salles. Connectez-vous instantanément à une réunion Webex listée. Meeting

Vous verrez Project Squared intégrer et améliorer d’autres expériences de collaboration dont nous dépendons pour travailler aujourd’hui.

Partagez en temps réel

Escaladez d’un chat à un appel. Dans une salle 1 à 1, sélectionnez l’icône vidéo pour lancer un appel vidéo avec l’autre participant. Dans les salles de 2 à 8 participants, la sélection de ce même icone vidéo lancera une conférence vidéo ad-hoc. N’importe quel participant de la salle peut lancer l’appel vidéo, et les autres interlocuteurs acceptent ou non de se joindre à l’appel. Le participant actif est affiché en plein écran et les autres interlocuteurs sont listés en vignettes sur un bandeau en bas de l’écran. Les utilisateurs de Mac peuvent partager l’écran de leur ordinateur, les autres interlocuteurs le visionnent depuis leur application Project Squared.

Lors d’un appel audio/vidéo actif, vous pouvez minimiser l’appel pour continuer à utiliser l’application Project Squared tout en étant connecté à l’appel.

Squared utilise WebRTC et permet de lancer des conversations depuis les navigateurs directement sans plugin, regardez cette vidéo pour en savoir plus.

http://www.youtube.com/watch?v=3KRJpXqDjdw

Intégration avec Box

Cisco et Box ont annoncé une nouvelle alliance qui inclut une intégration des deux applications pour améliorer le partage de contenu sur Project Squared.

En utilisant la technologie BoxView Open Platform, Cisco offre une intégration avec l’information la plus importante des utilisateurs. Le contenu peut être visualisé immédiatement dans une salle de Project Squared sans qu’un téléchargement du document soit requis.
Le contenu est visualisé avec l’application box, permettant une visualisation beaucoup plus fluide et intuitive que le visionneur natif des périphériques, garantissant par-là même une homogénéité de la visualisation des contenus.
Les utilisateurs Mac et PC, mais également d’iPhone, iPad ou Android peuvent facilement partager le contenu de box dans une salle Project Squared

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