TCO (Total Cost of Ownership) eli kokonaiskustannus, hankinnan helppous ja käyttäjäkokemus – siinä mittareita, jotka ovat ict-hankinnoista vastaavien pöydällä päivittäin. Erityisesti nykyisessä taloustilanteessa moni yritys joutuu miettimään kustannusten optimointia, joka usein koskettaa niin hankintoja kuin ihmisiä, jotta liiketoiminta saadaan kannattavaksi tai pidettyä kannattavana. Mutta tarkastellaanko kokonaisuutta koskaan laajemmin, vai jääkö tietyt, olennaiset mittarit automaattisesti sivuun kun mietitään todellisia kustannuksia?
Se on hankintaosastolta päivää
”Se on hankintaosastolta päivää. Olen nämä lisenssit ostanut yhdeltä toimijalta, koska se on helppoa ja näin pystyn tarkastelemaan kokonaiskustannusta yksinkertaisemmin. Työntekijämme tarvitsevat joka tapauksessa nämä toiminnallisuudet, joten pakkohan ne on hankkia, mutta en halua etsiä muita toimijoita, koska silloin joutuisin hajauttamaan hankinnat ja se on hankalaa. Ei nämä ehkä ole parhaita ratkaisuja, mutta niillä pärjätään. Ai kustannusten ennakointi? Totta kai pystyn ennakoimaan, koska minulla on sopimus. Toki välillä tulee yllättäviä muutoksia, mitkä vaativat hankkimaan jo olemassa olevan lisäksi uusia lisenssejä, mutta niinhän se on kaikilla.”
Näin se valitettavan usein on. Yritysten hankintaosastoilla ei innostuta tarkastelemaan hankintoja kriittisesti, vaan suojellaan tehtyjä päätöksiä, vaikka se ei olisikaan kokonaiskustannusten tai käyttäjäkokemuksen kannalta järkevää. Kaikki muutkin tekevät samoin, joten miksi yrittäisimme tehdä mitään toisin.
Yhden ekosysteemin mallissa kulut ovat nopeasti karkuteillä
Otan ajan hengessä esimerkiksi hybridityön, jota moni yritys lähestyy ensisijaisesti lisenssien kautta. Tässä esimerkissä yritys tukeutuu yhden toimijan ekosysteemiin: Lisenssi, joka hypoteettisesti maksaa 50 € per käyttäjä, kattaa hybridityön perussovellukset, mutta jotta kokonaisuus toimisi todellisuudessa, tarvitaan vielä 20 € lisää toimiston videolaitteiden lisensseihin ja 10 € lisää, jotta puhelut saadaan alustalla toimimaan.
Lisäksi yritys huomaa, että se tarvitsee välineen tehdä digitaalista sisältöä (kuten webinaareja), joten sitä varten se maksaa vielä erikseen lisäpalikasta. Sitten käy ilmi, että tiimit haluavat keinon saada palautetta muilta, ja taas tulee hintalappu – erilaisten maksullisten lisäpalveluiden lista alkaa tuntua loppumattomalta. Kokonaiskustannus näiden hankintojen jälkeen onkin nopeasti 100 € per käyttäjä per kuukausi tai jopa enemmän, vaikka lähtötilanteessa viidellä kympillä per käyttäjä piti saada hybridiasiat kuntoon.
Kahden ekosysteemin vahvuudet: edullisempi TCO ja parempi käyttäjäkokemus
Otan seuraavaksi tarkasteluun vaihtoehtoisen mallin, jossa on kahden eri ekosysteemin vahvuudet käytössä, ja joka optimoi niin käyttäjien kokemusta kuin kokonaiskustannusta.
Ekosysteemi A on erittäin hyvä niin työasemiin tarvittavien sovellusten kuin tuottavuustyökalujen osalta. Ekosysteemi B taas tarjoaa kattavan yhteistyöratkaisujen ja tietoturvan kokonaisuuden, joka integroituu saumattomasti ekosysteemin A kanssa. Alla on kuvattuna erään asiakasyrityksemme vertailulaskelma, jossa valintana oli ottaa yhdeltä toimijalta niin yhteistyö- ja viestintä- kuin tietoturvaratkaisut muiden tarvittavien lisenssien kanssa, tai hajauttaa nämä kahdelle eri toimijalle. Asiakas valitsi hajautetun mallin, ja lopputuloksena pelkästään hankintakuluissa syntyi viiden vuoden aikana yli kahden miljoonan euron säästöt, puhumattakaan mitä operatiivisia, turvallisuus-, käyttäjäkokemus- ja tehokkuushyötyjä valittu malli tuo asiakkaalle.
Punainen pylväs: kustannukset ekosysteemi A, sininen pylväs: kustannukset hajautettu ekosysteemi A+B, keltainen viiva: kumulatiiviset säästöt viiden vuoden aikana
Ekosysteemin hajautuksesta hyötyvät niin käyttäjät kuin liiketoiminta
Seuraavan kerran kun mietit, miten optimoida yrityksesi kustannuksia, samalla kun käyttäjät kaipaavat parempaa käyttökokemusta, tarkastele kriittisesti, tarjoaako nykyinen ekosysteemi sinulle oikeasti sitä kokonaishyötyä mitä tavoittelet, vai voisitko saavuttaa paremman lopputuloksen hajauttamalla kahteen eri ekosysteemiin? Hajautuksesta hyötyvät varmasti niin käyttäjät kuin liiketoiminta.
Jos kuitenkin ajattelet, että muutos on liian iso, mitä teet kun nykyinen ekosysteemin toimittaja päättääkin vaihtaa ratkaisuaan ja joudut pakon edessä tekemään muutoksen? Nyt on oikea aika hajauttaa ja hyötyä, ja samalla vahvistaa myös liiketoimintasi suojausta niin ulkoisia ja sisäisiä uhkia vastaan.
Authors
