Hybridiksi muuttunut työelämä on tuonut organisaatiot uuden haasteen eteen: Minkälaiset toimitilat pitäisi olla? Onko henkilöstön parempi tehdä työtä kotona, toimistolla avokonttorissa, toimistolla omissa huoneissa vai kaivataanko nyt jotain muuta?
Tähän ei ole yhtä oikeaa vastausta. Ihmiset, jotka työtä tekevät, ovat tarpeineen erilaisia. Toisaalta työtehtävät ovat erilaisia – kaikki eivät istu videopalavereissa aamusta iltaan. Toimitiloja on pyritty muokkaamaan aina, ja hybridiajassa koetamme jälleen löytää uutta mallia toimistoihin. Haluamme ehkä houkutella ihmisiä kotikonttoreista toimistolle tarjoamalla miellyttävän työympäristön kohtaamistiloineen ja virikkeineen, mutta samaan aikaan olemme tunnistaneet tarpeen optimoida tilojen määrää ja kokoa turhien ylläpitokustannusten välttämiseksi.
Toimitilat ovat jatkuvassa muutoksessa
Toimitilat kehittyvät ja muuttuvat työelämän muutoksen mukana. On hyvä huomata, että one size does not fit for all. Jonkun yksittäisen trendin (kuten aikanaan avokonttori) omaksuminen kaikkialle ei palvele tarkoitustaan enää tänä päivänä, vaan toimitilat kannattaa aina suunnitella organisaation ja sen henkilöstön yksilöllisestä tilanteesta käsin.
Voimme asettaa tiloille tavoitteita: työntekijöiden tyytyväisyys ja työteho, paremmat tiimityön mahdollisuudet, tehokkaampi tilojen käyttöaste, energiatehokkuus, kustannussäästöt. Energian hinnan nousu ja hybridiksi muuttunut työ kääntävät katseet nykyisiin toimitiloihin – millä keinoilla tilojen käyttöastetta ja toimivuutta voisi mitata ja optimoida? Työpisteiden varaaminen, vierailijahallinta, monitoimitilat, neuvotteluhuoneet, hiljaiset alueet ja työntekijöiden opastus ovat nyt lähes jokaisen työnantajan mielessä.
Mitä tarkoittaa älytoimisto?
Digitaalinen transformaatio on sanahirviö, joka liitetään lähes kaikkeen muutokseen niin liiketoiminnassa kuin työelämässä, ja se liittyy myös toimitilojen muuttumiseen älytoimistoiksi. Ennen kuin rynnätään hankkimaan sensoreita ja sovelluksia suinpäin kannattaa pysähtyä ensimmäiseksi miettimään, mitä tarvitaan ja tavoitellaan:
Tarvitsevatko tiimit enemmän monitoimialueita yhteistyön tehostamiseen, onko tunnistettu tarve lisätä hiljaisia työskentelytiloja, tarvitaanko kenties enemmän tai vähemmän neuvottelutiloja, halutaanko omat työpisteet muuttaa varausperusteisiksi yleistyöpisteiksi, tulisiko etätyön valitseville tarjota kunnon laitteet osallistua työyhteisöön?
Lisäksi tulisi pohtia optimoinnin kannalta, olisiko tarvetta reaaliaikaiselle näkyvyydelle tilojen käyttöasteesta ja varaustilanteesta, ja olisiko hyödyllistä vaikkapa kytkeä reaaliaikainen tieto tilojen valaistukseen ja lämmitykseen.
Kun tavoite on selkeä, on järkevää seuraavaksi tutustua tarkemmin, mitä olemassa oleva infrastruktuuri pystyy tarjoamaan. Monelle voi tulla yllätyksenä, että se kykenee ratkaisemaan jo useita tavoiteltavia asioita: Langaton verkko tuottaa näkyvyyden, miten ihmiset liikkuvat tiloissa ja mikä on tilojen lämpötila ja ilmanlaatu. Valvontakameran tiedoista selviää, paljonko väkeä tiloissa on ja neuvotteluhuoneen laitteet kertovat, montako ihmistä tilaa käyttää, kuinka pitkään ja kuinka usein, ja mikä on tilan lämpötila ja ilmanlaatu.
Samoja tietoja on saatavissa myös muista kuin toimistotiloista, kuten tehdashalli tai laboratorio, ja olemassa olevaan infrastruktuuriin on mahdollista liittää muita sensoreita täydentämään tiedonkeruuta ilman kompleksista hämähäkin seittiä, joka on irrallaan muusta.
Kenen vastuulla on toimitilojen äly?
Rakennuttajat pyrkivät tuomaan lisää automaatiota uusiin toimitiloihin, jotta niiden energiatehokkuutta on mahdollista optimoida sekä ennakoida paremmin huoltotarpeita. Samaan aikaan käyttäjät pyrkivät tuomaan tiloihin älykkyyttä ja automaatiota, jotta ne toimisivat käyttäjien tarpeisiin mahdollisimman tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. Lisäksi vielä it-osasto voi pyrkiä rakentamaan omia ratkaisujaan. Tämä johtaa pahimmillaan siihen, että tiloja mitataan ja optimoidaan kolmella tai jopa useammalla eri järjestelmällä. Tavoiteltu tehokkuus ja optimointi eivät toteudukaan vaan syntyy enemmän hallittavia asioita, sekava lopputulos, enemmän kuluja ja huonompi kokemus.
Ongelma on se, että toimitilojen murrosvaiheessa älytoimistolle ja toimitilojen optimoinnille ei ole selkeää omistajaa, ja asioita yritetään ratkoa erillisinä ja eri siiloissa
Kenen vastuulla tilojen automaatio ja optimointi tulisi olla? Toisille voi riittää, että toimitilan vuokranantaja tarjoaa tietoa ja huolehtii perusoptimoinnista, toiset taas haluavat saada kontrollin, miten tiloja käytetään ja millaista tiloissa on työskennellä. Ongelma on se, että toimitilojen murrosvaiheessa älytoimistolle ja toimitilojen optimoinnille ei ole selkeää omistajaa, ja asioita yritetään ratkoa erillisinä ja eri siiloissa.
Kokemuksesta tiedän, että ensin kannattaa pysähtyä miettimään tarpeet ja tavoitteet, sekä miten näihin voisi vastata jo olemassa olevan infran turvin. Vasta sen jälkeen tulee katsoa mitä lisäpalasia tarvitaan täydentämään, jotta kokonaisuus toimii ja voidaan tarjota omalle toiminnalle ja henkilöstölle paras älykäs toimisto.
Keskustelen ja autan mielelläni, mikäli pohdit, miten sinun toimitilaasi voisi kehittää. Ota rohkeasti yhteyttä – helpoiten se käy LinkedIn:n kautta. Keskustelu ei tarkoita ostopäätöstä.
Authors
