Vom Home-Office sicher zurück in die Büros. Aber wie gestalte ich Meetingräume und Arbeitsplätze so, dass ich Regularien und Sicherheitsmaßnahmen einhalte und trotzdem eine angenehme Arbeitsatmosphäre schaffe?
In diesem Blog erzähle ich von einem Webex-Feature, welches ich extrem hilfreich finde.
Nun ist es knapp sechs Monate her, dass wir in Deutschland den Lockdown erlebt haben. Dies hatte bekanntermaßen auch zur Folge, dass viele Offices geschlossen werden mussten und die Mitarbeiter nun von zu Hause aus arbeiten.
Nach und nach werden nun vereinzelt Büros wieder geöffnet, doch die Nutzung von Meetingräumen und Openspace Flächen wird nicht mehr dieselbe bleiben können.
Social Distancing erfordert intelligente Meetingräume
Bild 1: Hygiene Regeln für Meetingräume
Ich selbst hatte vor kurzem einen Meetingraum im Cisco Office in Berlin gebucht, um einen virtuellen Workshop zu moderieren. Der Meeting Raum ist normalerweise für eine Besprechung mit bis zu sechs Personen geeignet. Um Hygienevorschriften und sichere Abstandsregeln einhalten zu können, ist dieser Raum nun für maximal drei Personen buchbar.
Für den Workshop an diesem Tag war es jedoch nur das Webex Board und ich im Raum.
Wenn ich Moderator eines größeren virtuellen Events oder Workshops bin nutze ich das Webex Board sehr gerne, da ich hier freistehend mit den Teilnehmern über eine Videokonferenz interagieren kann und auch zu Gruppenarbeiten das digitale Whiteboard nativ bedienen kann. Daher kam meine Entscheidung nicht wie gewöhnlich aus dem Home-Office, sondern aus dem Büro den Workshop zu leiten.
Ein neues Feature, welches ich jedoch bis zu diesem Zeitpunkt aus meinem Home-Office noch nicht gewohnt war, war die „Intelligent Room Capacity“.
Das Webex Board gab mir gleich zu Beginn auf dem Screen Informationen zu Hygienevorschriften im Raum und die Nachricht, dass für diesen Raum nur eine maximale Anzahl von drei Personen erlaubt war.
Genau dieses Feature wollte ich am Ende des Workshops nun testen. Unter Berücksichtigung aller Sicherheitsvorkehrungen (Tragen von Mund- und Nasenbedeckung) und genügend Abstand habe ich drei Kollegen/Kolleginnen gebeten nacheinander in den Raum zu treten (siehe Bild 2).
Als die vierte Person nun letztendlich den Raum betrat, meldete sich das Webex Board erneut mit einer Meldung „Social Distancing Guidelines /People recommended: 3“
Die hybride Arbeitsweise wird bleiben
Ist das nicht genau die Herangehensweise, welche wir nun benötigen? Technologie, welche uns zuhause im Home-Office unterstützt mit unseren Mitarbeitern und Kunden weiterhin vernetzt zu bleiben? Uns aber auch dabei hilft langsam einen sicheren Weg zurück in die Büros zu finden. Meiner persönlichen Meinung nach werden wir hybride Arbeit zwischen Home-Office und Büro noch viel stärker in vielen Branchen leben. Dabei ist unsere Technologie immer ein Begleiter, um Sie dort zu unterstützen wo Sie gerade sind.
Bild 2: Benachrichtigung bei Überschreiten der maximal Anzahl
Ihr Unternehmen steht auch vor der Herausforderung Ihre Mitarbeiter/innen sicher in die Büros zurückkehren zu lassen und in Meetingräumen Abstandsregeln einhalten zu können?
Keine Sorge, genau zu diesem Anlass gibt es die Möglichkeit, Einstellungen für Ihre Cisco Videoendpunkte vorzunehmen. Alles gesteuert durch den Webex Control Hub . Legen Sie in jedem Raum Kapazitätsgrenzen fest und erhalten Sie visuelle Echtzeitbenachrichtigungen, wenn die Kapazität überschritten wird.
Und was ist mit der Notwendigkeit, zwischen den Besprechungen einen strengen Reinigungsplan einzuhalten? Kein Problem. Administratoren können sich auch anstehende und geplante Besprechungen innerhalb des Bereichs anzeigen lassen. Dies ist ideal, um sicherzustellen, dass Räume zwischen verschiedenen Meetings gereinigt werden und auch ein Status der aktuellen Verfügbarkeit der Räume ersichtlich ist.
Wie finde ich nun die optimale Umgebung?
Wie Meetingräume, ob im Büro oder zu Hause effektiv gestaltet werden können und welche Technologien dabei helfen können, finden Sie auch unter unserem Project Workspace.
Wer mehr erfahren möchte schreibt mir einfach eine Mail.
Und sollten Sie mehr darüber erfahren wollen, wie Sie Ihren Mitarbeitern ein effizientes und sicheres Home-Office ermöglichen. Dann kommen Sie zur virtuellen Impuls-Stunde am Freitag den 18. September 2020.
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