„Die MICE-Branche muss sich mit digitalen Tools anfreunden – und zwar jetzt“
Mit der Covid-19-Pandemie hielten enorme Einschränkungen Einzug in die Veranstaltungsbranche und damit auch den MICE-Bereich (Meetings, Incentives, Conventions, Events). Gleichzeitig ergaben sich neue Chancen und Perspektiven, die einige Unternehmen bereits gewinnbringend nutzen. Die MICE-Branche muss nun lernen, wie Events auch remote zum Erlebnis werden. Denn eine Cisco-Studie zeigt, dass Hybrid Work ein etabliertes Modell bleibt: In 98 Prozent aller Meetings ist mindestens eine Person aus der Ferne zugeschaltet.
Vor welchen Herausforderungen die MICE-Branche in Zeiten der digitalen Transformation steht und wie Tagungen, Events und Kongresse auch hybrid zum Erfolg werden, darüber spreche ich mit Bernd Fritzges, Business Development Professional für Events, Hospitality, Meetings und Nachhaltigkeit sowie Vorstandsvorsitzender des Verbands der Veranstaltungsorganisatoren (VDVO).
Herr Fritzges, was ist MICE genau und wofür steht die VDVO?
MICE bezeichnet die Organisation und Durchführung von Tagungen. Das betrifft Betreiber von Kongresszentren, Messehallen, Hotels und natürlich deren Zulieferer, also Cateringfirmen oder Dekorateure, einschlägig tätige Reisebüros sowie deren Kunden. Diese Menschen unterstützt der VDVO als größter Branchenverband für Führungskräfte der Meeting- und Kongressbranche: Wir vernetzen Entscheider:innen und vermitteln Wissen und Erfahrung, damit die MICE-Branche zukunftsfähig bleibt.
Eine ungewisse Zukunft, denn die Pandemie hat die MICE-Branche regelrecht eingefroren. Wie gehen Sie damit um?
Gewöhnlich kommunizieren Menschen mit ihren Veranstaltungen etwas, sie transportieren eine Botschaft oder Informationen. Durch die Pandemie wurde der direkte Kommunikationsweg unterbrochen und viele Tagungen fanden virtuell oder gar nicht statt. Hier kommen wir ins Spiel: Die Veranstalter müssen verstehen, dass virtuell und hybrid nicht dasselbe sind. Hybriden Veranstaltungen sollte stets ein Präsenz-Meeting als Anker zugrunde liegen, das die Teilnehmer:innen mit entsprechenden Tools verbindet.
Das heißt, die Branche muss sich daran gewöhnen, dass digitale Kommunikationstools, wie etwa Webex sie bietet, ab jetzt zu unserem Alltag gehören. Diese Tools haben erstmals Akzeptanz gefunden – man hat verstanden, dass sie unsere kreative Zusammenarbeit produktiver gestalten können, sogar in Präsenzmeetings. Nun müssen wir lernen, sie effektiv zu nutzen, um in der hybriden Arbeitswelt zu bestehen. Dabei unterstützt die VDVO als Vorreiter.
Das klingt, als hätten Sie diesen Umschwung bereits kommen sehen.
So ist es. Als die Pandemie uns erreichte, telefonierte ich mit dem Geschäftsführer vom GCB wie die Ergebnisse der Forschungsarbeit rund um Future Meeting Space, jetzt direkt unsere Veranstaltungswelt erreicht hat. Dieser Innovationsverbund beschäftigt sich mit wahrscheinlichen Entwicklungen in der Veranstaltungsbranche und leitet daraus Anforderungen ab und spricht Empfehlungen aus. Der VDVO hingegen leistet bereits seit einigen Jahren mit der Mastermind Arbeit zu co-creation und partizipativen Veranstaltungsformaten. Das Netzwerk an Profis bietet Unterstützung für die Mitglieder, um sich den Anforderung der neuen Meeting- und Tagungsformaten zu stellen.
Daher hatten wir bereits zu Beginn der Pandemie eine Prinzipien-Liste parat und ausreichend Wissen über hybride Meeting-Formate zur Verfügung. Kurzum: Wir waren vorbereitet.
Was sind die größten Herausforderungen der MICE-Branche in der hybriden Arbeitswelt?
Logisches Verständnis heißt nicht, dass auch das Herz will. Besonders die Tagungshotellerie handelt tradiert und hat deswegen große Angst vor Veränderungen. Diese müssen wir abbauen. Ein großer Teil der MICE-Anbieter hat verstanden, dass die Zeit für einen Umschwung reif ist. Sie suchen händeringend nach Hilfe, um sich bewusst und erfolgreich weiterzuentwickeln. Doch es gibt auch andere, die noch immer hadern. Ich fürchte, diese werden den Absprung nicht schaffen – denn die MICE-Branche wird nie wieder so sein wie vorher.
Was braucht es, um in Zukunft erfolgreich zu sein?
Da reicht eine stabile Internetverbindung leider nicht aus. Es muss dringend ein Wissenstransfer stattfinden, der Vorbehalte ausräumt. Denn man kann nicht einfach eine analoge Tagung eins zu eins virtuell abbilden. Veranstaltungen müssen neu gedacht werden. Dazu sind einfache Werkzeuge nötig. Und zu guter Letzt brauchen Veranstalter eine klare Zielsetzung: Wofür will ich stehen? Wie möchte ich mich positionieren? Einige werden ihre Geschäftsmodelle gezwungenermaßen völlig umstrukturieren.
Um der MICE-Branche wirklich unter die Arme zu greifen, müssen wir die Veränderungen für alle Stakeholder des Marktes in leicht verdaulichen Häppchen aufbereiten. Am Ende werden die Anbieter gewinnen, die Veränderungen vorantreiben, indem sie selbsterklärende Technologie leicht zugänglich machen – und die Veranstaltungsprofis, die offen bleiben und sich trauen.
Zu Bernd Fritzges
Bereits mit 18 Jahren stieg Bernd Fritzges als geschäftsführender Gesellschafter in ein mittelständisches Familienunternehmen für die Bereiche Erlebnisgastronomie und Public Events ein. Heute ist er Experte für Veranstaltungsplanung, -organisation und -einkauf in der MICE-Branche. Darüber hinaus ist er Initiator der Benefizveranstaltung „WerteEvent“ und Vorstandsvorsitzender des Verbandes der Veranstaltungsorganisatoren e.V. (VDVO).
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