Einfach Meeting?? Was ich aus meinen 3 schlimmsten Meeting Erfahrungen gelernt habe
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Das Meeting: Personen verabreden sich an einem Ort, um ein Thema zu besprechen.
Ganz einfach eigentlich, oder nicht?
Sollte man meinen, aber durch die Tatsache, dass sich Teams immer weniger oft in der gleichen Stadt befinden, geschweige denn im gleichen Büro, geschehen Besprechungen nicht mehr persönlich, sondern immer häufiger über Telefonkonferenzen, Onlinemeetings oder Webinare.
Dabei kennt jeder von uns den Kampf mit der Technik – falsche Einwahlnummern, nicht funktionierende Links oder schlechter Ton. Laut einer Studie verbringen Arbeitnehmer ganze 37% ihrer Zeit in Konferenzen. Abgesehen von der schrecklichen Fahrstuhlmusik beim Warten, ist die vorhergehende Einwahl durch verschiedene Plattformen und zusammengestückelte Anbieter meistens schon so eine Qual, dass Teilnehmer oft angespannt beim Treffen erscheinen.
Hier meine persönlichen TOP DREI der schlimmsten Meeting-Erlebnisse:
- Das Webinar-Desaster
Bei einem meiner ersten Arbeitgeber war ich für ein wöchentliches Lern-Webinar verantwortlich. Teilnehmer aus aller Welt wählten sich auf einer Telefonbrücke ein und öffneten zeitgleich eine Webinar Anwendung, um den Folien zu folgen. An diesem Tag war bei den Vorbereitungen etwas schief gelaufen, so dass die Hälfte der Besucher jeweils auf zwei verschiedenen Konferenzbrücken landete. Als uns der Fehler auffiel blinkte mein Laptop vor Chatanfragen bereits wie ein Weihnachtsbaum. Hektisch versuchten wir, alle Personen auf eine Brücke zu transferieren sowie die nervösen Moderatoren zu beruhigen. Vergeblich. Das Webinar endete im kompletten Chaos, wobei ein Großteil der Zuhörer auflegte und wir am Ende Alles absagen mussten.
- Die Universalfernbedienung
Für einen wichtigen Termin mit einem Partner hatte ich einen Telepresence Raum für eine Videokonferenz gebucht. Ich dachte mir 15 Minuten sollten mehr als genug sein. Als ich zur Fernbedienung griff und auf Anhieb weder das „@“ noch das „_“ Zeichen für die Eingabe der Adresse finden konnte ahnte ich, dass die Einwahl schwieriger werden könnte als gedacht. Immer nervöser werdend und etwas aufgelöst brauchte ich eine Ewigkeit, um herauszufinden, wie man durch Drücken einer Tastenkombination zu den Sonderzeichen der Fernbedienung gelangte. Ich kam sage und schreibe über 20 Minuten zu spät und ziemlich entnervt im Meeting an.
- Der Klassiker: Die Einwahlnummer im Gehen/beim Fahren
Der Klassiker meiner schlimmen Konferenzerlebnisse ist jedoch in jedem Fall die Eingabe einer mindestens 8stelligen Einwahlnummer. Wer sich dieses Prinzip ausgedacht hat, ist ein weltfremder Nerd, der noch nie in seinem Leben versucht hat, ein Meeting von unterwegs zu starten. Gerade vor der Erfindung des Smartphones (ohne copy/paste) ein zum Teil lebensbedrohliches Erlebnis. Denn sobald man sich außerhalb seiner gewohnten Büroumgebung befindet, in der man die Nummer in Ruhe am Bildschirm ablesen kann, wird das Ganze Einwahlprozedere eher kompliziert. Da gab es für mich schon so einige Situationen in Autos, Straßenbahnen oder zu Fuß, bei denen ich genervt aufgab, weil ich mich zum x-ten Mal vertan hatte.
Das Aushängeschild
Die traurige Wahrheit ist, im Schnitt benötigen Meeting Teilnehmer 10 Minuten, um sich in eine Konferenz einzuwählen; d.h. bei fünf Meetings die Woche sind das jährlich ca. 2 Tage, die damit verbracht werden Einwahlnummern einzutippen, Videokameras anzuschließen oder Mikrofonkabel zu entwirren. Und selbst wenn ich von der schnelleren Sorte bin, kann ich davon ausgehen mindestens 5-10 Minuten im Meeting auf die 10-Minuten-Kollegen zu warten.
Dabei ist eine professionelle Kommunikation nicht nur firmenintern wichtig, sie ist auch ein wichtiges Aushängeschild für Partner und Kunden. Was soll denn der Besprechungsteilnehmer denken, wenn virtuelle Treffen mit Ihrer Firma einfach immer schiefgehen oder qualitativ nicht tragbar sind. Das kann eine Geschäftsbeziehung doch sehr
stark belasten. Und zurück zum persönlichen Treffen? Das ist auch schon lange vorbei, bedenkt man die Häufigkeit von wöchentlichen Besprechungen und die Kosten von Reisen innerhalb Deutschlands, Europas oder eventuell sogar Übersee.
Fazit
Über kurz oder lang wird die Welt immer komplexer, schneller und internationaler werden und der Luxus eines persönlichen Treffens immer seltener. Da lohnt es sich meiner Meinung in jedem Fall über die Investition in ein zukunftsorientiertes, qualitativ hochwertiges Video-und Webkonferenzsystem nachzudenken, das sich in die bereits bestehende IT – Infrastruktur integrieren lässt, einfach handhabbar ist und auf den neusten Sicherheitsstandards basiert.
Schlechte Meeting-Erfahrungen wirken sich einerseits auf die Motivation Ihrer Mitarbeiter aus, zum anderen können sie Geschäftsbeziehungen belasten. Wenn Sie nichts dem Zufall überlassen wollen ist Ihre beste Wahl in jedem Fall der Marktführer in Meeting-Technologie, Cisco. Für einen Überblick unseres Portfolios, Kundenreferenzen und warum Meeting-Technologie heute immer wichtiger wird finden Sie mehr unter: www.cisco.de/einfachmeeting
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