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Colaboração

Guia completo para otimizar seu home office


30/07/2020

Supervisionar o home office é possível, mesmo em tempos de grandes desafios como o que estamos vivendo. Você pode implementar soluções digitais para continuar trabalhando remotamente com toda a sua equipe sem sacrificar a eficiência nem a colaboração. Por isso, perguntamos: você sabe se os seus colaboradores estão prontos para realizar seus trabalhos remotamente de maneira eficiente?

 

Vamos entender essa situação como uma oportunidade

Queremos que você veja a Cisco como a ponte que conecta você com sua equipe e facilita suas tarefas cotidianas.

Todos dispomos do mesmo tempo: sete dias por semana com 24 horas cada, mas a maneira com que administramos isso depende de cada um de nós?

 

Como melhorar a gestão do seu tempo durante o home office?

A seguir, mostraremos como melhorar o tempo de trabalho dos colaboradores; tenha estas informações à mão:

1.       Use um planejador e seja realista com os prazos

É importante que você tenha um sistema de administração para organizar suas tarefas e chamadas, bem como para organizar seu dia e sua semana e identificar as prioridades que exigem sua atenção. Ter esse planejador sempre disponível para anotar seus compromissos e poder consultá-lo ajudará a não prometer mais do que pode cumprir.

2.       Estabeleça metas diárias e determine a importância e a urgência de seus trabalhos

Estabelecer metas diárias ajuda a realizar trabalhos curtos de maneira mais eficaz. Lembre-se de começar pelas tarefas importantes. Aquilo que não tiver uma prioridade alta pode esperar e ser deixado para os seus momentos de menor rendimento; o que, em geral, tende a ser depois do almoço ou no final da jornada de trabalho.

3.       Evite a simultaneidade de tarefas e delegue a terceiros

Se você se concentrar em uma só tarefa, seu rendimento será muito melhor do que se você fizer várias coisas ao mesmo tempo, pois você precisará de mais concentração. Quando você for vencido pelas circunstâncias, delegue algumas das suas tarefas à sua equipe para que sejam realizadas em conjunto.

 

Três ladrões de tempo

Os ladrões de tempo são aqueles fatores que consomem horas do seu trabalho. Se os identificarmos, podemos preparar uma estratégia para minimizá-los ao máximo.

Detenha-se ao final de cada elemento para refletir e determinar com que frequência os ladrões visitam você.

1.       Celular

É um dos maiores ladrões de tempo. Interromper uma tarefa para atender o celular em qualquer uma de suas modalidades (mensagem, chamada) fará com que você se desconcentre e perca tempo de trabalho. Aprenda a se concentrar e você notará que utiliza muito menos tempo. Quantas vezes você pega o celular enquanto está trabalhando?

2.       Visitas

A menos que o motivo da visita seja urgente, não é aconselhável receber visitas fora do horário agendado, pois isso desorganiza o dia de trabalho. Você recebe visitas – pessoas que morem com você ou perto da sua são consideradas visitas em home office – dentro do seu horário de trabalho?

3.        E-mails

Organizar seus e-mails é uma tarefa que pode levar muito mais tempo do que o necessário. Por isso, sugerimos definir um momento do dia para ler e responder os e-mails, colocar filtros e classificá-los corretamente. Os especialistas em administração de tempo recomendam não iniciar a jornada de trabalho lendo e-mails, mas sim iniciar diretamente com a tarefa mais desafiadora de seu planejador. Quantas vezes ao dia você verifica seus e-mails?

 

Os próximos passos

Como consequência da propagação do COVID-19, o coronavírus, muitas pessoas hoje estão trabalhando de suas casas.

Na Cisco, nos unimos para facilitar e ajudar nesse momento disponibilizando nossas soluções de ferramentas de trabalho colaborativo:

➔   Cisco Webex Calling: é uma solução de chamadas nativas em nuvem que oferece flexibilidade para transformar seu negócio no seu ritmo.

➔  Cisco Webex Contact Center: é uma solução unificada de central de atendimento administrada a partir da nuvem.

➔   Cisco Webex Desk Pro: facilita videoconferências, tem lousas digitais e ajuda em sua forma de trabalhar com ferramentas colaborativas e fáceis de usar.

 

Convidamos você a incorporar o Webex

Gostaríamos que você experimentasse o Webex, a plataforma de colaboração que faz com que o trabalho seja mais intuitivo.

Há 25 anos ajudamos você e a sua equipe com ferramentas que facilitam o trabalho remoto: para que enviem mensagens, criem e compartilhem conteúdo, tornando o trabalho mais eficiente.

Entendemos suas necessidades e, por isso, gostaríamos de acompanhar você para que continue sendo produtivo e esteja mais conectado do que nunca com nossas ferramentas de colaboração.

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