Waarom bedrijven toch maar beter voor Cisco Spark kiezen als collaboratietool
4 min read
Plots heeft heel de wereld business messaging tools ontdekt, zo lijkt het. Want naast Slack is er sinds kort ook Facebook Workplace en Microsoft Teams bijgekomen. Bij Cisco vinden we het wel fijn dat er opeens wat meer dynamiek komt in deze markt. Dit is namelijk de perfecte gelegenheid om duidelijk te maken hoe ons eigen platform, Cisco Spark, zich verhoudt tot de concurrentie. Want al die tools mogen op het eerste gezicht wel sterk op elkaar lijken, elk van hen heeft zijn eigenheid, specifieke troeven die je bij de andere niet terugvindt.
Wat alle business messaging tools gemeen hebben, is dat ze ‘persistent messaging’ mogelijk maken. Eigenlijk is het alsof je met iedereen in je organisatie – en eventueel ook mensen daarbuiten – zit te chatten. Als je een vraag heb of iets wilt melden, dan komt dat in een soort timeline te staan, waar iedereen het kan zien zodra hij of zij inlogt. Daardoor komt er altijd wel een reactie, al moet je er soms even op wachten. Dat is vooral handig als je bijvoorbeeld pas na een tijdje bij een project terechtkomt. Dan zie je alle vorige conversaties met betrekking tot dat project nog allemaal staan, en heb je de gehele context van de conversatie. Je kan meteen naar de conclusie of laatste bijdrages gaan en er zo verder op inpikken. Net als een chatroom kun je verschillende ruimtes creëren, zodat je alleen de berichten ziet die voor jou relevant zijn.
Vang bots
Maar echt cool wordt het pas als je gebruik maakt van de uitgebreide mogelijkheden van zo’n platform. Op Slack zijn bots bijvoorbeeld enorm populair geworden. Dat zijn kleine applicaties die bepaalde, vaak terugkerende taken eenvoudiger maken. Met zo’n bot kun je bijvoorbeeld het weerbericht opvragen, de beursnoteringen van bedrijven die je volgt, sportuitslagen, enzovoort. Dat doe je telkens door een simpele vraag te stellen, zoals “Welk weer wordt het morgen?”, bijvoorbeeld. In Spark vind je die uiteraard ook terug, maar we gaan nog een stapje verder. Hier kun je namelijk eenvoudige IFTTT-scenario’s programmeren. IFTTT staat voor “If This, Then That”, waarbij iets in gang wordt gezet als aan een voorwaarde wordt voldaan. Een eenvoudig voorbeeld: als iemand het woord “confidentieel” gebruikt in een conversatie in Spark, kun je ervoor zorgen dat onmiddellijk een bericht verschijnt met instructies voor het correct gebruik van gevoelige bedrijfsinformatie. Via de integratieportal in Spark maak je zulke scenario’s op een heel eenvoudige, grafische manier, zodat iedereen ermee aan de slag kan. Wil je wat complexere zaken programmeren, dan is er bijvoorbeeld Zapier.com of Built.io. Ook ontwikkelaars kunnen direct aan de slag met Software Development Kits (SDKs) in verschillende programmeertalen.
Versleuteld en toch leesbaar
Nu we het toch over gevoelige informatie hebben: ook daar is Spark beter in dan vele andere platformen. Dat heeft overigens niets te maken met “zoveel mogelijk encrypteren”. Bij Whatsapp is dat bijvoorbeeld het geval; dat is volledig dichtgetimmerd. Dat klinkt veilig, maar dat betekent ook dat er geen audit of controle mogelijk is. Slack werkt dan weer met encryptie in transit, maar “data at rest” is niet versleuteld. In Spark worden alle gegevens op elk moment beveiligd. Om toch te kunnen zoeken in de gedeelde bestanden, wordt er een trucje uitgehaald: alles wordt geïndexeerd, maar ook versleuteld opgeslagen. Op die manier zijn dus ook auditing & compliance checks mogelijk. De beheerder kan met andere woorden nagaan of de interne richtlijnen worden gevolgd wat het gebruik van het netwerk betreft. Bots kunnen autonoom ingrijpen en bijvoorbeeld bepaalde content verwijderen als er afgesproken is dat je Spark niet mag gebruiken voor confidentiële informatie.
Bij de ontwikkeling van Spark hebben de ingenieurs van Cisco volop rekening gehouden met het feit dat kenniswerkers tegenwoordig maar een beperkt deel van de werkdag aan hun bureau doorbrengen. De rest van de tijd zijn ze mobiel – met de steun van de cloud, die hen trouw overal volgt. Daarom is Spark eerder opgevat als een dienst in plaats van een applicatie. Nieuwe functies en verbeteringen worden onmerkbaar gedownload en geïnstalleerd op elk toestel waarop je Spark gebruikt. In bedrijven waarvan de medewerkers geen adminrechten hebben op hun toestel en dus niet zelf de programma’s kunnen installeren die ze willen – zoals in de meeste bedrijven, dus – is het natuurlijk handig om een tool te gebruiken die volledig binnen de browser werkt.
Swipe eens een meeting naar je smartphone
Cisco zou Cisco niet zijn als er geen link was met video. De Cisco Spark applicatie kan bijvoorbeeld werken als de afstandsbediening van de camera’s die je gebruikt voor videoconferencing, zowel aparte toestellen als ingebouwde. Daarbij wordt volop rekening gehouden met het gedrag van de gebruiker. Die begint bijvoorbeeld een call op zijn of haar smartphone, maar Spark kan detecteren dat er een camera in de buurt is en daarmee connecteren. Met een eenvoudige swipe-beweging kun je het gesprek naar een extern scherm verhuizen. Op dezelfde manier breng je die terug naar je handheld als je de vergaderzaal bijvoorbeeld moet verlaten, maar het gesprek toch wilt blijven volgen. De connectie tussen al je apparaten verloopt ultrasoon, dus draadloos, maar zonder pairing en zonder dat je drivers moet installeren. Wel zo gemakkelijk !
Voor wie er nog aan twijfelt: al deze troeven maken Spark tot de meest geschikte business messaging tool voor bedrijven die gebruiksgemak, veelzijdigheid en veiligheid willen combineren. Wil je er meer over weten, dan moet je hier maar eens een kijkje nemen.
En op 24 januari maken we Spark nóg straffer: It’s not every day you get a chance to leave your mark on an industry !
Authors