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El matrimonio de Webex Teams y Microsoft Office 365: nuestra visión y estrategia

Este articulo fue escrito por: Jason Freeth

Los documentos que produce mi equipo no son esfuerzos solitarios. Cuando construyo una presentación, por ejemplo, dejaré marcadores de posición para que los colegas completen, les pida a las personas que lo revisen y tal vez trabaje con un diseñador. Tenemos excelentes herramientas de colaboración en Cisco con Webex Teams, y con el nuevo enfoque para llevar a Webex Teams contigo a donde sea que trabajes, puedo usar una plataforma en un solo lugar sin perder mi tren de pensamiento …

La estrategia de colaboración de Cisco IT es reflejar el enfoque de Webex Teams para construir puentes entre la colaboración en equipo y otras soluciones para un flujo de trabajo continuo. Con Office 365, continuamos con este tema, para que se pueda colaborar de manera eficiente ya sea que esté fuera de casa en su teléfono con Webex Teams o escribiendo un documento en su computadora portátil con Word. Como “Cliente Cero” para Webex Teams y la integración de Microsoft Office 365, Cisco IT está probando diferentes casos de uso para brindar a los clientes el beneficio de nuestra experiencia en el mundo real.

Presentamos la integración de Webex Teams en Office 365 a los empleados de Cisco en tres fases.

Fase 1: migración de correo electrónico y calendario

Hemos trabajado para habilitar la colaboración de Cisco en Outlook durante años, y esto históricamente ha sido un desafío en un entorno mixto, tenemos tanto Apple Macs como PC’s y parece que nunca conseguimos que todo funcione en ambas; hoy, sin embargo, tenemos todas las características en todas las plataformas integradas con Webex Teams. Click to Call, Click to Chat y Presence funcionan en Outlook en Mac y PC y lo habilitamos a medida que migramos los buzones a O365. También hemos integrado los Webex Teams en el calendario O365 para que los empleados lleguen a sus reuniones más rápido. Todo es parte de nuestro esfuerzo continuo para mantener nuestras herramientas cotidianas modernas, fáciles de usar y hacer que la experiencia de colaboración sea fluida: después de todo, somos una empresa global y muchos de nuestros equipos abarcan múltiples zonas horarias.

Fase 2: co-autoría y co-edición

Digamos que quiero editar un documento de Office que alguien agregó a un espacio de Webex Teams. Antes, tenía que descargar el documento, abrirlo, editarlo, guardarlo y cargar la nueva versión en el espacio. ¿Descargué la última versión? No estoy seguro. Hemos simplificado mucho la vida integrando Webex Teams con OneDrive y SharePoint Online. Ahora, puedo agregar un documento de Office a un espacio de Webex Teams desde OneDrive utilizando el almacenamiento de archivos y la integración de uso compartido en Webex Teams. Tengo la opción de otorgar derechos de edición a aquellos que tienen acceso previo a mi documento o abrirlo a todos en el espacio de Webex Teams.

Una vez que el documento se carga en OneDrive, sin importar dónde trabaje, es el mismo documento, ya sea que esté en Webex Teams o que esté usando cualquier aplicación de Office. La experiencia es perfecta, y ni siquiera necesito volver a subirla. La co-autoría y edición son un cambio de juego para nosotros, especialmente cuando podemos usar estas herramientas en nuestras reuniones de video en tiempo real. Nuestros usuarios están muy entusiasmados con esto, y lo bueno es que esta solución está integrada directamente en Webex Teams. Mire este video para obtener más información sobre esta experiencia.

Fase 3 – Colaboración social

Este último paso está actualmente en progreso. Si estoy en Word editando el documento de un colega, me siento cómodo haciendo pequeños cambios como corregir una fecha. Pero otros cambios requieren un poco de conversación primero, por ejemplo, “En el párrafo 3, usted dijo ‘servicio’ pero creo que quiso decir ‘arquitectura’. ¿Correcto?” Entonces, desarrollamos un complemento en el menú de Office 365 que crea un Panel lateral de Webex Teams, que le permite chatear directamente desde el documento. Es útil para mantener todas las conversaciones sobre un documento en el mismo lugar. Además, la conversación se guarda en tiempo real en Webex Teams, por lo que puedo mantenerme informado incluso si estoy en movimiento y no tengo el documento abierto. Es otra victoria para la colaboración y, en última instancia, para la productividad del usuario. No estoy seguro de cuántos minutos he pasado buscando documentos en correos electrónicos, pero ahora no tengo que hacerlo, y tampoco nuestros empleados.

A continuación: Agregar colaboración a nuestros otros servicios en la nube

Al integrar Webex Teams y Office 365, creamos lo que llamamos la plataforma Secure Digital Experience. Además de la colaboración, reúne a Duo Security, Advanced Malware Protection (AMP) y nuestro eStore (para que podamos asegurarnos de no exceder nuestro numero de licencias). Una vez que hayamos terminado el despliegue de Office 365, planeamos conectar la plataforma a otros servicios en la nube, incluidos IBM Connections, Salesforce y ServiceNow.

¿Cómo gestionamos esta revisión masiva de herramientas con un tiempo de inactividad mínimo para el usuario? Migrar 118,000 buzones no es fácil, pero puede obtener más información al respecto de mis colegas Kelly Conway y Caroline Te Aika.

La plataforma tiene un interesante ángulo de seguridad. Dado que el correo electrónico contiene información confidencial, permitimos el acceso a Office 365 solo desde dispositivos confiables. Pero, ¿quién quiere establecer una conexión VPN cada vez que revisan su correo electrónico fuera de la oficina? Puede leer más sobre nuestras consideraciones de seguridad aquí, en un blog de mi colega Dave Jones y yo.

Preguntas? Ideas? Por favor, comparta en el cuadro de comentarios.


Escritor invitado: Jason Freeth, Arquitecto de TI

Jason monta en bicicleta de montaña: Dice que hay algo en la anatomia de las rocas puntiagudas que se relaciona con la causa y el efecto de su vida laboral. Siempre entusiasta de la tecnología, Jason ha trabajado en TI durante 25 años después de descubrir que tenía una habilidad especial para “configurar computadoras” y tuvo la suerte de hacer una carrera jugando con juguetes cada vez más grandes, más complicados y más caros. Es verdaderamente feliz arreglando cosas, o con una cerveza en la mano después de un buen paseo.

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Diego Barrozo

With more than 25 years of experience in the technology world, Diego Barrozo is the IT Manager for the Latin American Regional IT team at Cisco.

His main goal is to deliver IT services to the different business units in the region, with a focus on infrastructure and end user services.

In addition, he is a direct consultant for the Customer Technical Assistance Center (TAC) in Latin America, providing support and specific solutions in day-to-day operations.

He is part of the Cisco on Cisco program, where he exposes the Cisco IT experience in different technologies, through talks, seminars and events.

He is known for his passion and focus to solve problems and adapt solutions / services to the social-economic and cultural reality of the countries in the region.