Los aprendizajes en eventos virtuales

En marzo, a raíz de la cuarentena por COVID-19, y debido a la cancelación de eventos presenciales, la cantidad de eventos virtuales o digitales se incrementó sustancialmente. Solo en Cisco, en los últimos 6 meses hemos realizado más de 150 webinars y eventos virtuales pero… ¿qué hemos aprendido?

A continuación les enlisto algunos aprendizajes que he observado no sólo con los eventos de Cisco, sino también en eventos de otras empresas tanto de tecnología como de otros sectores:

  1. Contenido y título.

Seguramente habrán notado la gran competencia de eventos virtuales hoy en día. Todos quieren “hacer contacto” con sus clientes a través de eventos virtuales y las personas tienen que decidir a cuál de ellos entrar. Para ayudar a los clientes a decidirse entrar a nuestro evento, solemos poner un título atractivo y, aunque eso ayuda mucho, lo importante es cumplir con las expectativas de ese título, ya que el problema más grave que hemos visto es que la promesa del título no se cumple. Es decir, no podemos anunciar un evento con un título que diga por ejemplo: “Aprenda a configurar su red” y después dar una presentación “comercial” de soluciones de tecnología.

Es fundamental preparar la presentación con información útil para el asistente, pensar cuál es el mensaje que queremos que se lleve y tratar de que sea breve, directo y contundente. Evitar dar demasiados mensajes que puedan confundir o que minimicen el impacto de lo que estamos buscando. Una vez que tengamos definido el mensaje, sí elegir un título atractivo pero como lo mencionamos antes, debe indicar claramente de qué tratará el evento o sesión.

  1. Duración y Formato.

Desafortunadamente hemos visto que algunos eventos que empiezan con una muy buena audiencia, después de un tiempo se va reduciendo pues la gente se sale o simplemente no le parece atractivo el tema. De acuerdo con varios estudios, la atención de una persona en una presentación disminuye bruscamente a partir de 10-15 minutos. Un estudio realizado por success.com indicó que el promedio de concentración de un adulto es de sólo 7 minutos. Por esta razón, es muy importante considerar este punto cuando se planea la duración de una sesión, pues a menos que el tema en verdad sea muy interesante o el conferencista sea muy famoso y conocido, tenemos que implementar algunas acciones para extender el tiempo de sesión y mantener a la audiencia cautiva. Una de ellas es hacer presentaciones dinámicas, incluyendo por ejemplo a dos conferencistas dando un tema; intercalar videos; hacer sesiones interactivas, con preguntas y encuestas; usar diapositivas disruptivas, etc. Pero básicamente la recomendación es que las presentaciones no duren más de 20 minutos. Y si hay demasiada información, la sugerencia es dividir el mensaje en varias sesiones.

Cuando hablamos de eventos con varias sesiones, lo ideal es que en conjunto tampoco sea un evento largo, quizá un máximo de 3 horas y que sea lo más dinámico posible. Es decir, incluir cortes con comentarios o la posibilidad de hacer preguntas y respuestas. Para poder controlar tiempos, se recomienda pre grabar las sesiones y combinarlas con un host en vivo. A esto se le llama formato “simu-live”.

  1. Audiencia y promoción.

La invitación al evento es un factor muy importante, sin embargo, hemos visto que a veces no se cuida, ya que con el afán de tener un número grande de asistentes se hace difusión a través de redes sociales o se manda la invitación a bases de datos sin segmentar. Esto, combinado con una promesa no cumplida según el título, puede afectar gravemente los resultados del evento.

Por esto, recomiendo que lo primero que debemos hacer al planear un evento es definir el objetivo y a qué audiencia estará dirigido. Con esta información podemos ya hacer un plan de marketing y buscar la segmentación ideal de la base de datos. Uno de los apoyos más grandes que tenemos para atraer a la gente adecuada es hablar con el personal de ventas para que nos ayude con la promoción hacia sus clientes y prospectos.

En cuanto a la promoción en redes sociales, definitivamente ayuda si utilizamos una buena estrategia y enviamos estos mensajes a la audiencia adecuada. Es importante definir si el mensaje que daremos en el evento es completamente público pues al compartir la liga del registro abiertamente en redes sociales perdemos un poco el control de quién escuchará el mensaje, pues si se restringe el registro generaremos disgusto en aquellas personas que vieron la invitación, se interesaron por el tema pero al no ser parte de la audiencia definida se les niega el acceso.

  1. Seguimiento y resultados.

Es muy común que al “cerrar” el evento se dé por terminado. No obstante, la realidad es que el camino apenas empieza y esta es una parte que debe considerarse desde la definición del evento. Desde un inicio debemos planear cómo daremos seguimiento a los asistentes a nuestro evento y lo primero es agradecer su participación, así como contactar a aquellas personas que se registraron pero no pudieron asistir. Lo ideal sería tener disponible el evento para que la gente pueda entrar a verlo más adelante o que la gente que participó tenga la posibilidad de verlo de nuevo o recomendarlo a algún colega, por lo que es importante contactar a aquellas personas que se interesaron en el tema para poder implementar alguna solución en sus empresas.

Una recomendación es hacer un sitio web con información adicional del tema y agregar algún formato donde la gente pueda poner sus datos para ser contactado. Otra opción es ofrecer alguna demostración o promoción relacionada con el tema presentado y tener preparado a nuestro personal de ventas para poder dar seguimiento. Además, también es importante sacar los resultados del evento con parámetros previamente acordados como número de registrados, número de asistentes, horas de permanencia, evaluación del evento (tanto la parte logística como los conferencistas) y tratar de sacar la mayor información estadística posible para continuar aprendiendo de nuestros eventos y mejorarlos día a día.

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Odette Latapi

Con más de 30 años en la industria y casi 20 trabajando para Cisco, Odette ha sido responsable de la evolución de Cisco Live (antes Networkers), desarrollando la estrategia del evento para que realmente aporte valor tanto a los clientes, partners y a Cisco.

Al estar como directora de Marketing y Comunicaciones, previamente tuvo la oportunidad no solo de conocer las soluciones de Cisco y el mercado de telecomunicaciones, sino también las necesidades de las organizaciones apoyando al crecimiento del negocio.

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