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Cómo promover tu evento y lograr una mayor audiencia

La “fatiga digital” es un término que se está volviendo popular y definitivamente eso puede afectar un poco en la asistencia a los eventos virtuales, pero ¿qué podemos hacer para ayudar a nuestra audiencia a decidir asistir a nuestros eventos?

Lo primero que debemos hacer es conocer a nuestra audiencia. ¿Qué leen? ¿Qué redes sociales usan? ¿Por qué medios se enteran de los eventos? ¿Qué contenido les interesa?

El medio más usado es el correo directo; sin embargo, según algunas estadísticas, sólo el 26% abre un email de invitación, después sólo el 5% hace clic y el 1% pide salirse de la lista de distribución.

Por esta razón, algunos consejos al utilizar correo directo es pensar bien el título o asunto del correo:

  • Tener máximo 100 caracteres
  • Se pueden agregar “emojis” para hacerlo atractivo y diferente
  • Incluir fecha, hora y lugar
  • Provocar un sentido de urgencia, por ejemplo: “Regístrese antes de…”, “Sea el primero en…”
  • Incluir alguna oferta o algún incentivo al registrarse en caso de que hubiera

Otra opción para ayudar a que ese 26% de apertura crezca es personalizar los emails. Si va dirigido a la persona, pon su nombre, ya que hay más posibilidades de que lo lean. Y definitivamente el remitente debe ser conocido, con el dominio de su empresa.

En el contenido de la invitación es necesario poner un buen mensaje. ¿Qué aprenderán? ¿Qué se anunciará? ¿A quién conocerán? ¿Qué información importante se compartirá? Sin que sea un texto muy largo debemos transmitir por qué es importante asistir.

Entre las estrategias adicionales de promoción, si se pueden hacer videos o incluso un podcast anunciando el evento podría ser muy útil. Además, escribir del tema antes del evento, por ejemplo, a través de un blog y finalizar con una invitación al evento.

Asimismo, se debe cuidar la parte visual. Incluir una foto atractiva en la invitación y tal vez hacer una infografía con algunos datos relacionados con el tema resulta muy útil.

Crear materiales de promoción como una invitación personalizable que la gente de ventas pueda mandar a sus contactos; un banner con la liga al registro del evento, para poner como firma de correo; pero sobretodo apoyarnos con los equipos de ventas, ingeniería y con nuestros socios de negocio.

La segmentación de nuestra base de datos es muy importante, pues tenemos que seleccionar el perfil adecuado según el tema y si está dirigido a varias industrias, por esto también es una buena práctica hacer una invitación para cada una de ellas.

Otra opción es crear un mensaje (un badge o un post) para que la gente que se vaya registrando lo comparta con sus contactos. Por ejemplo, que en un sólo clic puedan poner un mensaje en redes sociales con algo como: “Yo ya me registré a…”, “Te invito a que tú también lo hagas”.

Por último, en caso de contar con presupuesto, te aconsejo invertir en anuncios (paid media) en redes sociales. Definitivamente debemos promover de forma orgánica, sin embargo, invirtiendo un poco y buscando perfiles adecuados podemos llegar a más personas, generar más tráfico a nuestro evento e incrementar los registros.

Es importante tener un buen número de audiencia en nuestros eventos, pero debemos cuidar más la calidad que la cantidad. De nada servirá tener muchos asistentes si ninguno de ellos se interesa por lo que les estamos comunicando…

Espero que estos consejos te resulten útiles para que logres una comunicación efectiva de tu evento.

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Odette Latapi

Con más de 30 años en la industria y casi 20 trabajando para Cisco, Odette ha sido responsable de la evolución de Cisco Live (antes Networkers), desarrollando la estrategia del evento para que realmente aporte valor tanto a los clientes, partners y a Cisco.

Al estar como directora de Marketing y Comunicaciones, previamente tuvo la oportunidad no solo de conocer las soluciones de Cisco y el mercado de telecomunicaciones, sino también las necesidades de las organizaciones apoyando al crecimiento del negocio.