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Logrando el éxito con la colaboración por video

El video le brinda a los empleados la flexibilidad para mantener un equilibrio entre la vida laboral y familiar. Esto tiene un impacto positivo en la productividad y la satisfacción de los empleados.  Según un estudio de Aberdeen Group, las empresas que han implementado soluciones de video han logrado conseguir en 12 meses una reducción del 7,7% en la rotación voluntaria de talento y un aumento del 4% en la productividad de sus empleados.

Hacia un ecosistema más productivo

Antes, el espacio de trabajo solía concentrarse en una oficina entre paredes, escritorios, sillas, PCs, con todo el equipo de trabajo compartiendo un mismo ambiente, a veces, muy reducido. Esos ecosistemas, que marcaron a otras generaciones, hoy se están transformando al ritmo del siglo XXI y la globalización, esto incluye conceptos como movilidad, trabajo flexible,  virtual y la colaboración. A diferencia de las reuniones de trabajo y de la colaboración cara-a-cara;  hoy en día, esta toma una forma virtual en donde los participantes están dispersos geográficamente e inclusive en distintas zonas horarias. Esto puede llevar a situaciones en donde no es fácil ubicar a los empleados, recursos o el conocimiento cuando se requiera.  A su vez, esto puede retrasar la toma de decisiones, afectar la productividad organizacional y en definitiva los estados financieros de la empresa.  Afortunadamente, hoy en día existen muchas Tecnologías de la Información que pueden significativamente soportar los esfuerzos colaborativos y proveer agilidad en el  nuevo espacio de trabajo.  ¿Cuáles son esas Tecnologías?

La respuesta: el video.

Analistas y diversos estudios lo confirman. Un estudio de ZK Research valida la importancia de la colaboración a distancia, la movilidad y el video.  Este estudio afirma que 1 de cada 4 usuarios verá en su trabajo (en los próximos 12 meses) un incremento del 27% en el uso de video. Synergy Research proyecta un crecimiento anual de un 30% en el uso de video personal entre 2012 y 2017.

El desafío principal en el uso de video en las Organizaciones es posibilitar la comunicación sin barreras. Para ello será necesario asegurar los cuatro factores para una exitosa adopción del video: Interfaz de usuario fácil e intuitiva, Conectividad y calidad del audio y video, Experiencia que permita capturar el lenguaje corporal y Disponibilidad del recurso. Las soluciones de video a implementar deben garantizar una interacción exitosa, en tiempo real, superando todo tipo de obstáculos (dispositivos, clientes de software, ubicación geográfica, tipo de conectividad, etc.). En este sentido las soluciones a seleccionar deben garantizar:

  • Simplicidad: Una videollamada es tan fácil como levantar el teléfono y marcar un número. Los sistemas de video de Cisco habilitan una comunicación en cualquier momento y lugar, sin tener que preocuparse por los ajustes y la incompatibilidad de software o la falta de soporte de los dispositivos.

Compromiso, Adopción y productividad

¿Sabías que el grado de compromiso de los asistentes en una reunión virtual aumenta si tienen encendida la cámara de video?

El video puede garantizar la productividad de las reuniones virtuales, siempre que la organización implemente  tecnología que garantice la fluidez de la comunicación. Los equipos de video seleccionados deben poder soportar un flujo constante de tráfico, que a su vez no degraden la calidad siempre y cuando se garantice la conectividad adecuada, evitando así  congelaciones o pixelaciones, transmisiones intermitentes o delay que en ultimas afecten la experiencia del usuario.

Existe alguna tendencia en la adopción de video en las organizaciones?

La adopción del video suele darse en tres fases. Se inicia por la habilitación de salas de reuniones con video cuyo beneficio esta muy relacionado con el ahorro en viajes al permitir conectar equipos de trabajo o ejecutivos geográficamente dispersos.  La segunda fase se caracteriza por la habilitación del video personal, bien sea a través de terminales de escritorio como video teléfonos o telepresencias personales, o  en  dispositivos móviles. El beneficio de habilitar el video personal esta directamente relacionado con la productividad y la satisfacción del empleado al ofrecer un mejor balance vida-trabajo. Por ultimo la tercera fase se produce una vez la organización ya ha adoptado ampliamente el uso de video en sus comunicaciones internas, y ahora esta interesada en extenderlas hacia fuera con socios, proveedores y clientes.  Los beneficios están muy relacionados con una atención personalizada de servicio al cliente y la transformación en la forma de hacer negocios.

Para asegurar el éxito en la adopción y la colaboración por video, es recomendable seguir los siguientes cinco pasos:

  • Todo debe funcionar como una unidad: La colaboración por video precisa que todas las piezas (voz, video y compartición de datos) funcionen integralmente y con la mejor calidad.
  • Elegir las terminales: La implementación de video no tiene una talla única. Todo depende del perfil del usuario y en comprender bien cuál es la terminal adecuada para la solución, para que todos los empleados logren máxima productividad.
  • Maximizar la colaboración: Considere todas las facetas de la colaboración:  entrenamientos, eventos en vivo o por demanda, anuncios corporativos, entrevistas de trabajo a distancia, Project management, etc. Una solución de video inteligente debe permitir grabar y transmitir conversaciones o anuncios clave, y crear eventos en vivo en oficinas virtuales.
  • Crear confianza y generar adopción: Cuando los usuarios interactúan con soluciones de video que efectivamente funcionan, ganan confianza, incrementaran la adopción y mejoran también su productividad.

La disrupción ya está en marcha

La dinámica de trabajo de las organizaciones esta cambiando, gracias a las herramientas de colaboración por video.  Los beneficios son múltiples, van desde el aumento de productividad, pasando por reducción de costos en viajes, la conexión de equipos de virtuales, el desarrollo de relaciones laborales a distancia y  el equilibro entre la vida y trabajo.

Sin embargo, el video no solo transforma el modo de trabajo de los empleados, sino también el vínculo entre las compañías y sus clientes. La innovación en el uso de video para la comunicación con clientes, genera una nueva experiencia a través de un contacto directo en cualquier momento y desde cualquier lugar, personalizando el servicio. De esta manera, los consumidores son más leales a una compañía que les ofrece atención personal, en tiempo real, y en momentos críticos.

Hoy solo la atención cara a cara, a través de un chat de video, puede revolucionar completamente la interacción con el cliente, con sus empleados, creando un clima amistoso y acelerando los procesos.

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María del Pilar Muñoz

María del Pilar Muñoz es Arquitecta de Soluciones de Colaboración y Telepresencia con una experiencia de mas de 10 años en consultoría tecnológica en la Industria de Telecomunicaciones.

Se unió a Cisco en 2005 y actualmente es responsable del desarrollo de la estrategia técnica de la Arquitectura de Colaboración de Cisco dentro de la región de América Latina. Esto incluye soluciones de Comunicaciones Unificadas, Video, Telepresencia, Centros de Contacto, Soluciones de Conferencia y Servicios de Colaboración en la Nube.

María del Pilar es Ingeniera de Sistemas y Computación de la Universidad Javeriana (Colombia), cuenta con múltiples certificaciones de Cisco y titulaciones académicas incluyendo una Maestría en Negocios Internacionales de la Universidad de Georgetown (U.S.), una Maestría en Administración de Negocios de ESADE (España) y una Maestría en Gerencia Empresarial de la Fundación Getulio Vargas (Brasil).

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