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Pros y contras de un evento virtual

El año 2020 fue muy desafiante para todos y para quienes trabajamos en la industria de eventos, no fue diferente. Tuvimos que ajustar, adaptar y reinventar las formas de crear una experiencia virtual que entretuviera y mantuviera el interés de los asistentes al otro lado de la pantalla.

Las personas tienden a pensar que el mayor desafío de sustituir un evento presencial por uno virtual es simplemente cambiarlo a una pantalla, recreando cada aspecto del evento en sitio y haciéndolo virtual. Sin embargo, sabemos que esto no funciona así, la experiencia virtual debe tener un look & feel de programa de televisión, oradores carismáticos, sesiones cortas, entre otros, para mantener a la audiencia comprometida. Pero esto es tema para otro artículo, ahora hablemos de los pros y los contras de los eventos virtuales:

Pros:
Audiencia – Nos permite llegar a una audiencia más amplia. Los eventos virtuales no se limitan a un lugar local, no exigen un viaje al destino y la persona puede asistir desde su casa.

Costos – Los eventos virtuales son significativamente más baratos que producir un evento local, ya que no implican catering, lugar, transporte, etc. Sin embargo, no debemos pensar que un evento virtual es barato. Ofrecer una gran experiencia virtual tiene costos y el cielo es el límite.

Engagement – Durante las experiencias virtuales, es más fácil promover el compromiso (y también medirlo) con todas las herramientas digitales que tenemos disponibles en la actualidad. Gamificación, encuestas, chats en vivo, sesiones de preguntas y respuestas, encuestas en línea… todo proporciona una manera fácil para que los asistentes se involucren.

Extremadamente medible – Uno de los mayores beneficios de los eventos virtuales es la capacidad de rastrear clientes potenciales y medir cuantitativamente el desempeño y la participación de estos eventos. Dado que todo sucede virtualmente, es importante contar con las herramientas digitales adecuadas para medir los resultados fácilmente.

Cons:
Interacción – Muchas personas todavía utilizan los eventos como una oportunidad para establecer contactos e interacciones en persona. Aunque las experiencias virtuales están evolucionando, nunca podrán sustituir a las experiencias presenciales.
Happy Hour – Podemos usar el correo directo para enviar una canasta de cócteles para nuestros asistentes para que pueden disfrutarla en casa, pero la parte social y divertida de cerrar una conferencia con un espectáculo en vivo y bebidas con colegas es una gran parte de la experiencia en persona que la digital no puede sustituir.
Sorteos – Es imposible (tal vez no imposible, pero implica una logística muy complicada y costosa) enviar obsequios a una gran audiencia. Por ejemplo, en Cisco Connect Brasil teníamos 3000 asistentes. Imagine lo difícil que sería entregar obsequios a tiempo durante una pandemia con los servicios postales a punto de colapsar…

En Cisco tenemos Webex, ya que nos permite brindar excelentes experiencias virtuales y usted también puede tenerlo. Obtenga más información sobre Webex aquí.

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Odette Latapi

Con más de 30 años en la industria y casi 20 trabajando para Cisco, Odette ha sido responsable de la evolución de Cisco Live (antes Networkers), desarrollando la estrategia del evento para que realmente aporte valor tanto a los clientes, partners y a Cisco.

Al estar como directora de Marketing y Comunicaciones, previamente tuvo la oportunidad no solo de conocer las soluciones de Cisco y el mercado de telecomunicaciones, sino también las necesidades de las organizaciones apoyando al crecimiento del negocio.