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Cómo materializar el valor de los asistentes virtuales para reuniones

Irwin Lazar

Esta publicación de blog está escrita por nuestro invitado, Irwin Lazar. Irwin desarrolla y gestiona proyectos de investigación, realiza y analiza investigaciones primarias y asesora a empresas y proveedores sobre estrategia tecnológica, adopción y métricas comerciales. El Sr. Lazar es responsable de comparar la adopción y el uso de tecnologías emergentes en el lugar de trabajo digital, cubriendo las comunicaciones empresariales y colaboración como analista de la industria durante más de 20 años. Un profesional certificado en seguridad de sistemas de información (CISSP) y un orador y autor muy solicitado, el Sr. Lazar es un bloguero de NoJitter.com y colaborador de SearchUnifiedCommunications.com escribiendo sobre temas que incluyen colaboración en equipo, UC, nube, adopción, SD-WAN, CPaaS, WebRTC y más. Es un recurso frecuente para la prensa comercial y comercial y es un orador habitual en eventos como Enterprise Connect, InfoComm y FutureIT. En 2017 fue reconocido como Socio de Tecnologías Emergentes por IMCCA e InfoComm.


Asistentes virtuales impulsados ​​por IA

La rápida transición al teletrabajo cambió radicalmente la forma en que los grupos de trabajo se reúnen y colaboran. Han quedado atrás los días de las reuniones en persona en salas de conferencias y salas para reuniones pequeñas. Ahora, las organizaciones emplean aplicaciones de reuniones con video para el contacto con los empleados e incluso con los clientes.

Con el fin de mejorar estas experiencias virtuales, los proveedores de soluciones para reuniones comenzaron a realizar inversiones importantes en asistentes virtuales para reuniones basados en inteligencia artificial. Estos prometen mejorar la interacción en las reuniones y reducir el tiempo necesario para realizar las tareas posteriores.

Las características de los asistentes virtuales varían notablemente de un proveedor a otro, pero estas son algunas funciones comunes:

  • Control de voz para acciones comunes, como comenzar, grabar y finalizar la reunión
  • Toma de notas y transcripción automáticas
  • Funciones de accesibilidad, como el subtitulado
  • Características para la inclusión, como la traducción a otros idiomas en tiempo real
  • Automatización de las tareas posteriores a la reunión, como programar reuniones futuras y asignar tareas

Beneficios de los asistentes virtuales inteligentes para mejorar la experiencia de las reuniones

Para analizar las posibles ventajas de los asistentes virtuales para reuniones, Metrigy recopiló recientemente datos de 276 organizaciones de América del Norte y descubrió que más del 43 % de ellas ya utiliza asistentes virtuales para reuniones. Quienes adoptaron esta tecnología obtuvieron resultados concretos, como los siguientes:

  • Eliminar entre 10 y 18 minutos de programación y coordinación de tareas luego de cada reunión
  • Reducir o eliminar los costos asociados con la transcripción y traducción de reuniones (con un promedio de 172 dólares por reunión y por idioma)
  • Mejorar la eficiencia de los equipos almacenando las notas y transcripciones de las reuniones en un espacio de colaboración que permita acceder a ellas fácilmente más tarde
  • Reducción de hasta el 40 % en la duración de las reuniones gracias a que los participantes no se distraen tomando notas ni tratando de identificar quién dijo qué, lo que les permite enfocarse mejor en los debates

Los líderes de informática que evalúan la posibilidad de implementar funciones de asistente virtual tienen varias opciones, como aprovechar las características incluidas en las plataformas de reuniones (sea por un costo adicional o como parte de una licencia prémium) o bien adquirir e implementar servicios de terceros.

Uso de aplicaciones de terceros

El uso de aplicaciones de terceros presenta varias inquietudes en términos de cumplimiento normativo, gobernanza y seguridad. Una de las más importantes es que usar una aplicación de un tercero implica compartir el contenido de las reuniones —como las transcripciones, las notas y los archivos— fuera de los límites de la plataforma de reuniones empresarial. Esto hace que sea más difícil garantizar la seguridad, evitar la pérdida de datos e implementar controles de encriptación para el contenido que se comparte o genera en una reunión. Los líderes informáticos que participaron en este estudio opinaron que las características de seguridad más importantes eran la encriptación de extremo a extremo y la capacidad para extender los controles de gestión digital de derechos (DRM) a las transcripciones y otro contenido de las reuniones.

Además, el uso de asistentes virtuales de terceros puede restringir la capacidad de integrar los flujos de trabajo y el contenido de las reuniones en espacios de trabajo en equipo. Aprovechar un asistente virtual integrado de forma nativa en una plataforma de colaboración en equipo ofrece acceso fácil a los participantes de una reunión y mantiene todo el contenido y las notas de las reuniones en el contexto del espacio de trabajo en equipo.

Beneficios de ahorro y costo de los asistentes virtuales

Los datos recopilados de quienes ya implementan asistentes virtuales inteligentes muestra claramente las posibles ventajas de esta tecnología en términos de reducción de los costos y mejora de la productividad. Los líderes informáticos deben realizar una investigación previa cuidadosa de las soluciones potenciales y aprovechar las que mejor se integren con sus plataformas de reuniones actuales y las que permitan aplicar fácilmente políticas de seguridad coherentes al contenido de las reuniones.

Obtenga más información en: webex.com/es

Traducido y localizado de este blog en inglés: https://blogs.cisco.com/collaboration/realizing-the-value-of-intelligent-virtual-meeting-assistants

INFORMACIÓN ACERCA DE METRIGY: Metrigy es una empresa de investigación innovadora que se enfoca en las áreas más dinámicas de las comunicaciones y la colaboración unificadas (UCC), los espacios de trabajo digitales, la transformación digital y la experiencia del cliente (CX) o los centros de contacto, junto con varias tecnologías relacionadas. Metrigy ofrece orientación e información estratégicas para empresas y proveedores de tecnología con el respaldo de análisis e indicadores provenientes de investigación primaria.
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