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Cómo las aplicaciones de Colaboración ayudan a las empresas en los procesos de ventas, áreas de Finanzas y Recursos Humanos

Existen diversas áreas dentro de las empresas donde las aplicaciones de Colaboración pueden tener un impacto positivo ayudando a mejorar algunas de las actividades del día a día. En este artículo, desarrollo las implicancias de su empleo en áreas tales como Ventas, Finanzas y Recursos Humanos de una empresa.

Estas áreas pueden ser comunes a diferentes verticales de negocio o segmentos dentro del sector privado o público. Con esto no quiero decir que todas las empresas sean iguales o que enfrentan los mismos retos, pero puede ser un muy buen ejercicio para que usted lo ponga en práctica dentro de su empresa, y así encontrar los requerimientos de algún proceso que se pueda mejorar a través de las aplicaciones de colaboración.

Área de Ventas

Reto 1: Dar a conocer a los vendedores nuevos productos en menos tiempo

Situación: En una cadena de tiendas distribuidas por todo el país, llegan cada tres meses equipos electrónicos nuevos. Por lo tanto, es necesario que todas las tiendas conozcan cómo funcionan, si es diferente a la versión anterior, cuántos colores y tamaños disponibles hay, etc.

Actualmente, hay un grupo de personas que se encarga de hacer esta tarea, sin embargo, el tiempo que toma habilitar a todos los vendedores en todas las tiendas es demasiado largo. De esta forma, nunca se terminan de actualizar todas las tiendas cuando sale un nuevo equipo.

¿Cómo podemos mejorar esta situación a través de las aplicaciones de colaboración?

Existen aplicaciones como Cisco Webex donde a través de la Web, los usuarios con un nombre de usuario y contraseña pueden acceder a un salón virtual donde recibirán un entrenamiento interactivo online. Puede incluir algunas preguntas por parte del instructor para medir el nivel de atención de los participantes e incluso puede ser grabado el entrenamiento para que se puedan repasar los temas vistos.

Reto 2: Tener acceso a especialistas de producto en cualquier momento y desde cualquier lugar

Situación: Para conocer algunos productos es necesario obtener una información más específica. Sabemos que no es posible tener, en todas las tiendas, personal especializado en cada área, porque implicaría agregar costos por su contratación.

¿Cómo podemos mejorar esta situación a través de las aplicaciones de colaboración?

Los teléfonos inteligentes, como iPhone, iPad y algunos basados en Android, cuentan con acceso inalámbrico y cámara de video, lo que les permite transmitir VIDEO a través de Internet. Frente a situaciones específicas, los vendedores pueden tomar su dispositivo personal y a través de Jabber contactar al experto mediante un mensaje instantáneo y si él acepta, tener una sesión por video en tiempo real para despejar todas las dudas.

Área de Finanzas

Reto 1: Agilizar la toma de decisiones

Situación: Cuando se requiere que se acepte la compra o renta de un servicio, el proceso normal es enviar un correo electrónico dirigido al responsable de finanzas con la solicitud para que autorizace dicha orden. Este procedimiento funciona cuando se lleva a cabo una operación normal, pero no es así en situaciones de emergencia.

¿Cómo podemos mejorar esta situación a través de las aplicaciones de colaboración?

Es posible realizarlo a través de un centro de atención telefónica para que estas solicitudes sean atendidas con prioridad, e incluso puede llegar de manera directa al responsable del proceso.

Reto 2: Reuniones con corporativo para reporte mensual de resultados

Situación: Mensualmente se hace un cierre de las operaciones de la compañía y se genera un reporte para el corporativo que no se encuentra en la misma ciudad. Transmitir la información adecuada cuando existen situaciones apremiantes para el negocio, para actuar en tiempo y forma con la sensibilidad acorde al problema, ha sido un factor que genera desacuerdos e influye en la toma de decisiones.

¿Cómo podemos mejorar esta situación a través de las aplicaciones de colaboración?

Hay reuniones que por su naturaleza, lo más recomendable es tenerlas en salas de uso dedicado, utilizando video, en donde el contacto visual es sumamente importante para poder transmitir el sentido de urgencia o la complejidad de alguna situación.

Área de Recursos humanos

Reto 1: Mejora de la educación a distancia

Situación: Dentro de la empresa hay actualización de programas, nuevas bases de datos, nuevos productos, cambio de procesos y procedimientos, y resulta complicado hacer llegar toda esta información a los empleados de forma efectiva.

¿Cómo podemos mejorar esta situación a través de las aplicaciones de colaboración?

Es posible crear un portal de videos corporativos a través de Show and share. Los videos pueden ser grabados con diferentes dispositivos (laptops, tablets y smartphones) o con el sistema de videoconferencia, para luego ser publicados en ese portal y sirva de entrenamiento para todos los usuarios.

Reto 2: Se requiere mayor agilidad en la toma de decisiones para contratar a personas de mandos medios-altos.

Situación: Para contratar a profesionales con nivel jerárquico, la decisión la toma un grupo de ejecutivos dentro de la empresa. Generalmente, este grupo de personas no se encuentran en el mismo lugar, la misma ciudad, o el mismo país. Es sumamente complicado hacer coincidir sus agendas.

¿Cómo podemos mejorar esta situación a través de las aplicaciones de colaboración?

Es posible realizar las entrevistas a través de video, accediendo a través de diferentes tipos de dispositivos (laptops, tablets, smartphones) y algunas otras (más ejecutivas) pueden ser llevadas a cabo por Video Conferencia o Telepresencia, organizando la reunión a través de su calendario de correo electrónico y asistiendo desde cualquier lugar.

Finalmente, las áreas operativas ven como un aliado a las áreas de soporte de forma reactiva. Porque para realizar cambios —seguramente usted ve más situaciones complejas dentro de su negocio— es necesario unir el ¿Qué necesito? con el ¿Cómo lo resuelvo? y una alternativa eficaz sería incluir las áreas de soporte de una forma más proactiva.

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Omar Pelaez

Soy egresado de la Universidad Nacional Autónoma de México como Ingeniero en Electrónica y he trabajado en Cisco Systems por cerca de 10 años. Actualmente soy el responsable técnico del desarrollo del negocio de colaboración para México, participo en la atención de cuentas de sector público y privado diseñando soluciones de colaboración desde una perspectiva de arquitectura, para ayudar a las empresas a mejorar sus comunicaciones.