Webex Calling なら代表電話の一斉着信がスマホでもできるんです!

電話を取り次ぎのためのだけに会社へ出社していませんか?

長引く緊急事態宣言の中で、業務継続する上で電話に関する1番多いご相談が、代表電話の取次とリモートでのチーム連携の維持です。

 

緊急事態宣言前を振り返りましょう。
随分前の時代に遡りますが…私が新人社員として勤めた日本企業では、

当時は個人が持てる軽量の携帯電話は世の中に普及しておらず(笑)、一人一人に固定電話もなく、20 人程のグループの島に 台ほどの電話が置かれていました。

 

部署代表番号に電話がかかってくると

・部署の 5 台全ての電話が鳴る(同時鳴動)
・応答できる人または比較的若手が率先して電話に応答し相手の名前を聞く
・誰への取次か確認し、「少々お待ちください」と伝え【保留
】ボタンで保留
・取次先の方へ「〇〇会社の△△さんからお電話です」と口頭で伝えると、「あ、じゃー####
番へ回して」と言われる
再度【保留】ボタンを押して保留を解き、「ただいま転送しますので少々お待ちください」と伝える
【転送(内線)】ボタンを押して指定の内線へ転送。取次先の方が受話器を取ったのを確認してアイコンタクトをしてから受話器を置く

これで取次業務の完了です。

 

これが新人時代の最初に覚えるべき電話の取次業務の一連の流れでした。電話の応対の仕方がどうだとか、確認せずに受話器を置いたから切れちゃったじゃないかとか…、細かい注意を受けながら、会社や組織によって少しづつ違うルールがあったりと、この簡単そうな電話取次業務も意外と阿吽の呼吸が求められていたのを思い出します。良いニュースの電話だと目を見開いてみたり、少し面倒な相手だと苦い顔をしながら引き継いだりと、ちょっとした楽しいコミュニケーションが発生したものです。

 

日本の文化とも言える島電話スタイルの電話取次業務、現在も多くの企業様でご活用されているのではないでしょうか?

 

この電話取次業務、全員がオフィスに出社している場合は問題ありませんが、
昨今の緊急事態宣言下で、多くのメンバーが在宅となると、社内メンバーとオフィス外(在宅)メンバーとの連携に課題が生じます。

 

暫定案としてよく聞くのが、
代表電話に応答するために電話番が代表で出社、または電話番担当の携帯電話番号へ代表電話を転送しておく方法です。

どちらにせよ、電話を受けた方は取次先メンバーの携帯電話番号へ【外線発信転送】をするといった方法です。全ての代表電話の責任がその電話当番の人に掛かり、他の集中した業務をしづらくなります。電話番だけが一人で対応というのもかわいそうだし、転送も外線発信んで高価になるし、となると、やっぱり全員出社しないことには電話の対応ができない&業務継続できない・・・ところに行き着きます。

そこで多くなる問い合わせが、「どうにかスマホで代表電話を一斉着信することができないものか?」というご相談です。

 

 

Cisco Webex Calling で解決!

そこで、頼りになるのが Cisco Webex Calling

場所の制限を受けない、クラウド PBX ソリューションです。

 Cisco Webex Calling でどんな風に変わるのかみてみましょう。

 

部署代表電話に電話がかかってくると

・会社にある固定電話はもちろん、チームメンバーのスマートフォンやタブレット、PCで着信し呼び出し音がなります。(ハントグループ機能・同時鳴動 または コールキュー・同時鳴動)

・誰かが着信し通話が始まると、他の電話の呼び鈴は止まります

発信者に要件を聞きお名前と転送先を確認します

・【転送】を押し、転送先内線番号を入力して転送(Webex Calling 転送機能)

・取次先が着信し応答したら、用件を伝えて電話を完全転送する

 これで取次業務完了です

 全員がオフィスの外にいても、固定電話でも、スマホでも、PC でも、タブレットでも、電話取次業務ができることが最大の特徴です。

イメージ動画:Webex Calling なら代表電話の一斉着信がスマホでもできるんです!

参考情報:

 

 

それだけではない、自動音声応答機能もついてくる!

Cisco Webex Calling ライセンスには自動音声応答機能も含まれていますので、問い合わせ窓口を自動化させ、番号入力で部署代表番号や、個人へ引き繋ぐことができることもできます。

参考動画:まだ、代表電話に応答するために出社しているの?

参考情報:

 

さらに、クラウド管理ポータルサイトで場所を問わず必要な時に変更・変更できる!

Cisco Webex Calling の設定は Cisco Webex Control Hub クラウド管理ポータルで管理されています。そのため、部署代表番号を鳴動させるメンバーの変更や、急遽変更が必要となった自動音声応答の内容など、随時必要な時に管理者がどこからでも、設定・変更をすることができます。

参考情報:

先が読めない今だからこそ、使い方も、管理も柔軟にして、より働き易い環境を提供しませんか?

 

いつでもどこでも誰もが安全に♪

培った組織のカルチャーともいうべき文化とチームワークを大切にしながら、

最新の技術を用いて安全に使いこなすことができる、

それが Cisco Webex Calling です。

皆様の働き方が一層柔軟なものとなりますように♪

 

お問い合わせはご担当営業まで、または以下リンクよりお問い合わせください。

 

吉田 留津子

日系 IT 企業にて、光伝送装置 開発エンジニア、プロダクトシステムエンジニアを経験した後、北米 IT 企業にて、セールスエンジニア、プロダクトマネージャー、アカウントセールスに従事。2010年にシスコ入社。PMP を取得し、アカウントマネージャーを経て現在はコラボレーション営業部ビジネスデベロップメントマネージャー

仕事上のポリシーは「新しいものを生み出す努力をし続ける」こと。

家族:旦那一人(笑)、22歳長女(巣立ち済)、雄犬一匹(長男と書きたい欲求をおさえます)