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リモートワークでも雑談を生むには? ~今日のひとこと Bot のすすめ~ 【2020年入社新卒ブログリレー Vol.14】

2020 年 4 月新卒入社の佐藤光暁と申します。

SP(サービスプロバイダー)チームで CX(カスタマーエクスペリエンス)部門のメンバーとして業務に勤しんでいます。

今回は、完全リモートワークを実施している最中、チームの方々と雑談を生むために取り組んでいる施策についてご紹介させていただきます!

過去に訪れたアメリカのザイオン国立公園にて

 

雑談の重要性

まず、雑談の重要性について簡単に話をさせてください。雑談が業務にもたらす影響は主に二つあると思います。

  • 心理的な安全性の確保
  • 生産性の向上

専門家ではないので詳しく書くのは避けますが、上記二つは、雑談によるメンバーとの信頼関係の構築や、コミュニケーションの円滑化が促進されること、etc… に起因します。

そしてこれらは、働く方々のモチベーション持続や幸福度の向上にも大きくかかわり、良好なチームビルディングにとって欠かせないものだと思います。

 

リモートワークでは雑談が難しい

しかし、働き方がリモートワーク中心にシフトした方々にとって、雑談の機会を設けることは結構ハードルが高いです。

実際、自分が所属するチームでマネージャーが以前アンケートを実施したところ、リモートワークによりチームメンバーとのコミュニケーションの機会が減ったという意見が多く集められました。

この意見を受けて、マネージャーとチームの中で一番暇そうだった新卒の自分が中心となり、リモートワークでもチームのコミュニケーションを円滑化させるための施策をいくつか実施することになりました。

以下からは、実際に実施した(or している)内容をご紹介させていただきます。

 

実施内容

1. チームでコミュニケーション円滑化に向けたディスカッション

まずは、チームの方々と認識合わせかつ、今後のアイデアを募集するために、半日ほど設けてチーム全体でディスカッションを行いました。

ちなみにそのディスカッションでは Webex と miro というツールを用い、ディスカッション自体も円滑に行うことができました。Webex と miro を用いたディスカッションの実施については、以下のブログで事例とともにわかりやすく記されているので、詳しくはこちらをご参考ください。

ニューノーマル時代にオンラインでデザイン思考ワークショップを開催するには

Webex と miro を用いたディスカッションの実施

 

このディスカッションを通して、今後の施策に結び付くいくつかのアイデアを集めることができました。また、このディスカッション自体が、普段は業務であまり話したことのなかった方と交流する機会になりました。

そして何より、チーム全体としてコミュニケーションを取っていこうという意識が統一されたように感じます。

 

2. 今日のひとこと Bot

チーム全体でのディスカッションを経て、「毎日、今日のひとことをメンバーへ順番に促すBot」を作成してみてはどうか、という意見を得ました。

どういうことか簡単に説明しますと、まず専用のチャットスペースを作成します。そこにBotを配置し、Bot が日ごとに順番でチームのメンバーに対し「今日のひとこと」を投稿するように促します。その Bot から指定された人は今日のひとことをチャットスペースに投稿するという形式です。

最近あったことをチームで共有することで、チームの方々とチャットベースでお話できる機会や、その人の人となりを知る機会が生まれることを期待してのアイデアでした。

実際のスペースは以下のようになっています↓

Webex Meetings の API を活用して作成することができる Bot

 

実際にやってみると、

  • 最近読んでいる漫画やアニメの話
  • イベントで登壇したことの報告
  • 某輸入食品店のおすすめ商品の話

など、知らなかったメンバーの一面を垣間見ることができ、とても面白いです。また、他メンバーとの新たな共通点を見つけたり、親近感を感じたりと、チームの方々と親睦を深めるうえで大きく役立っていると感じています。

※Bot は Webex Meetings の API を活用して簡単に作成することができます。説明は省きますので詳細が知りたい方は個人的に連絡をいただければと思います。

 

3. 雑談タイム(Free talk)

こちらもディスカッションで出てきたアイデアの一つで、二週に一度自由に会話できるオンライン通話イベントを設定しています。

リモート環境下でコミュニケーション円滑化に取り組まれているチームでは、このように定期的に雑談タイムを設けていらっしゃることも多いと思います。

ただ、毎回特に話すテーマが定まっておらず、リモート体制での雑談にぎこちなさを感じる事も正直あるのではないのでしょうか。

その点、自分たちが行っている雑談タイムは、「今日のひとことスペース」で誰かが投稿した内容をテーマに据えてお話するという選択肢があることが、雑談タイムをスムーズにしています。

今日のひとことスペースで投稿されている内容は、チームメンバーなら一度目にした内容になります。そのため、そのスペース内の話題に関してならメンバー全員がイメージを膨らませながら会話をすることができます。これは、その場の雰囲気やノリを感じづらいリモート環境において、大きなアドバンテージになります。

リモートでの雑談タイムにぎこちなさを与えないという点でも、やはり今日のひとことBotの恩恵は大きいものだと思っています。

 

おわりに

これら三つの施策を実施し、まずは雑談の重要性を再認識しました。

前回のブログでも書きましたが、新卒として入社し、リモートワーク環境でもチームの方々とコミュニケーションが取れるのかどうか、正直不安を感じていました。

業務内容に関して詳しいチームの方と連絡をとるという一つの行動にしても、あまりお話したことがないため、無意識のうちにハードルのようなものを感じていたと思います。

チームの方々と業務時間以外にコミュニケーションを取る機会が得られたことは、そのようなハードルを低くしてくれました。

そして今回実施した施策は、あまり負荷のかからない、自然な形で「雑談」を実現できていると感じています。

今日のひとことBot 、おすすめです!

 

今回の記事は以上になります。最後まで読んでいただきありがとうございました!

次回は CX の清水が投稿予定です。お楽しみに!

 

 

佐藤 光暁

2020年シスコシステムズ新卒入社。コンサルティングエンジニアとして、サービスプロバイダー向けにシスコ製品のデリバリ、総合サポートを担当しています。