Esta postagem do blog foi escrita por nosso convidado, Irwin Lazar. Irwin desenvolve e gerencia projetos de pesquisa, conduz e analisa pesquisas primárias e aconselha empresas e fornecedores sobre estratégia de tecnologia, adoção e métricas de negócios. O Sr. Lazar é responsável por comparar a adoção e o uso de tecnologias emergentes no local de trabalho digital, abrangendo comunicações empresariais  e colaboração como analista da indústria por mais de 20 anos. Profissional certificado em segurança de sistemas de informação (CISSP) e palestrante e autor muito procurado, o Sr. Lazar é um blogueiro NoJitter.com e um colaborador do SearchUnifiedCommunications.com que escreve sobre tópicos como colaboração em equipe, UC, nuvem, adoção, SD-WAN, CPaaS , WebRTC e mais. Ele é um recurso frequente para a imprensa comercial e comercial e é palestrante regular em eventos como Enterprise Connect, InfoComm e FutureIT. Em 2017, ele foi reconhecido como Parceiro de Tecnologias Emergentes pela IMCCA e InfoComm.

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Assistentes virtuais com tecnologia de IA

A rápida mudança para o trabalho remoto alterou drasticamente a forma como grupos de trabalho colaboram e se encontram. Foi-se o tempo em que a maioria das reuniões envolvia encontros presenciais em salas de conferência e espaços específicos. Agora, as empresas contam com aplicativos de reuniões por vídeo para promover o engajamento de funcionários e clientes.

Para melhorar essas experiências virtuais, os fornecedores de aplicativos de reuniões estão investindo em assistentes virtuais com inteligência artificial para aumentar o engajamento nas reuniões e, ao mesmo tempo, reduzir o tempo necessário para atividades pós-reunião.

Os recursos de assistente virtual variam muito de acordo com o fornecedor, mas alguns são semelhantes, como:

• Controle de voz de ações da reunião, como início, gravação e fim
• Anotações e transcrição automática
• Recursos de acessibilidade como closed caption (legendagem para pessoas com deficiência auditiva)
• Recursos inclusivos como tradução em tempo real
• Automação de atividades pós-reunião, como agendamento de reunião de acompanhamento e atribuição de tarefas

Benefícios dos assistentes virtuais inteligentes para melhorar a experiência da reunião

Para analisar os possíveis benefícios dos assistentes virtuais de reuniões, a Metrigy coletou dados recentes de 276 empresas da América do Norte e descobriu que mais de 43% já usam assistentes virtuais de reuniões. Essas empresas observaram os seguintes benefícios quantificáveis:

• Redução de 10 a 18 minutos por reunião; período referente ao agendamento de reuniões de acompanhamento e gerenciamento de tarefas
• Redução ou eliminação de custos associados à transcrição e tradução de reuniões (média de US$ 172 por reunião e por idioma)
• Aumento da eficiência da equipe ao armazenar anotações e transcrições de reuniões em um espaço de trabalho de colaboração de fácil acesso após a reunião
• Redução do tempo de reunião em até 40% devido à participação mais compenetrada, evitando distrações ao fazer anotações e tentando identificar quem disse o quê

Os líderes de TI que estão considerando o uso de assistentes virtuais têm uma ampla variedade de escolha, inclusive assistentes virtuais integrados em plataformas de reunião (a uma taxa adicional ou como parte das licenças premium) ou a compra separada e a implementação de serviços de terceiros.

Uso de aplicativos de terceiros

O uso de aplicativos de terceiros cria vários problemas de conformidade, governança e segurança. O principal deles é que usar um aplicativo de terceiros significa compartilhar o conteúdo da reunião, como transcrições, notas e arquivos, fora da plataforma de reunião corporativa. Dessa forma, fica difícil garantir uma segurança robusta, proteção contra perda de dados e controles de criptografia para qualquer coisa compartilhada ou gerada em uma reunião. Os líderes de TI que participaram desse estudo avaliaram a criptografia de ponta a ponta e a capacidade de estender os controles de gerenciamento de direitos digitais (DRM) para transcrições de reuniões e outros conteúdos como os recursos de segurança mais importantes.

Além disso, usar assistentes virtuais de terceiros pode limitar a habilidade de integrar o conteúdo das reuniões e os fluxos de trabalho em espaços da equipe. Lançar mão de um assistente virtual nativamente integrado em uma plataforma de colaboração de equipe é positivo, pois fornece acesso fácil aos participantes e mantém todo o conteúdo e anotações da reunião em um contexto de equipe já existente.

Economia e benefícios de custo de assistentes virtuais

Os dados coletados de pessoas que já estão implementando assistentes virtuais inteligentes mostram um benefício potencial claro em termos de economia de custos e melhorias de produtividade. Os líderes de TI devem analisar cuidadosamente as soluções disponíveis no mercado com o objetivo de aproveitar as que se integram melhor às plataformas de reunião de que eles já dispõem e que capacitam facilmente a aplicação de políticas de segurança consistentes ao conteúdo da reunião.

Saiba mais em nossa página em webex.com/pt

Traduzido e localizado deste blog em inglês: https://blogs.cisco.com/collaboration/realizing-the-value-of-intelligent-virtual-meeting-assistants

SOBRE A METRIGY: A Metrigy é uma empresa de pesquisa inovadora que se concentra em áreas dinâmicas de Comunicações e Colaboração Unificadas (UCC), espaço de trabalho digital, transformação digital e Experiência de Cliente (CX), juntamente com as tecnologias relacionadas. A Metrigy oferece orientação estratégica e conteúdo informativo com base em métricas de pesquisa primária e análises, para fornecedores de tecnologia e empresas.