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La collaboration généralisée par une stratégie de connectivité des espaces de travail

- 2 décembre 2015 10:24

Au début du mois, j’ai eu la chance de participer à un webinaire de l’association des professionnels en ressources humaines (HRPA) qui traitait des possibilités se situant à la croisée de la collaboration, de l’aménagement des espaces de bureau et des stratégies d’optimisation des milieux professionnels. HRPA est un organisme d’agrément professionnel qui rassemble plus de 20 000 professionnels des ressources humaines en Ontario et les conférenciers du webinaire comprenaient également Chris Hood, un expert des aménagements professionnels chez CBRE et Michael Gresty, président-directeur général de Rifinity, une entreprise spécialisée dans des solutions logicielles d’informatique décisionnelle axées sur l’optimisation des milieux de travail.

Nos hypothèses de départ étaient simples :

(1) La composition des effectifs évolue. Les entreprises doivent composer avec quatre générations différentes de professionnels, avec le début de la cohorte générationnelle issue du baby-boom en train de se préparer pour la retraite (anticipée) et la cohorte récemment arrivée de la génération 2020 (ceux qui sont nés après 1995 et souvent désignés sous le nom de « natifs de l’ère numérique »). Les attentes, les habitudes de travail, l’équilibre entre vie professionnelle et vie de famille, l’emploi de nouveaux outils, d’appareils personnels et des réseaux sociaux sont en train de modifier les façons où les équipes collaborent pour accomplir leurs tâches.

(2) La nature du travail évolue rapidement. Les effectifs travaillent en collaboration à des endroits et des fuseaux horaires différents dans une ère de connectivité et de mondialisation. Chez Cisco, 52 % des membres de nos équipes travaillent dans un autre bureau que celui de leurs supérieurs. Plus de 50 % de notre effectif de 71 000 personnes collabore avec des personnes dans des fuseaux horaires différents. 75 % des employés adoptent un mode de travail mobile ou à distance. Les outils et les technologies qui transforment encore plus les modes de collaboration deviennent des enjeux majeurs : les communications collaboratives en vidéo haute définition sur Cisco TelePresence, les communications collaboratives en ligne WebEx et les communications de travail en équipe synchrones et asynchrones de Cisco Spark, pour n’en nommer que quelques-uns. 

C’est ce à quoi les « natifs de l’ère numérique » s’attendent et ils ne se contenteront pas de solutions moindres.

(3) Les espaces de bureau sont sous-utilisés à 50 %. Puisque les employés sont de plus en plus souvent en déplacement et qu’ils doivent fréquemment rencontrer en personne les collègues, les partenaires et les clients (partout et en tout temps), les bureaux des entreprises sont occupés moins de la moitié du temps. Des bureaux et des postes de travail inoccupés sont coûteux pour tous les types d’entreprise ou d’organisme. Les coûts immobiliers (le coût de chaque espace de travail, y compris le loyer, l’entretien, les frais de déménagements et d’amélioration locative, la sécurité, les services et les frais de chauffage et d’électricité) sont parmi les postes budgétaires les plus élevés pour tous les types d’entreprise ou d’organisme, juste après les frais afférents à la main-d’œuvre.

C’est aux experts RH et aux équipes de gestion des actifs immobiliers – ensemble – d’exploiter dès maintenant des possibilités de l’ère numérique. Ils se doivent de créer des environnements de travail (physiques et virtuels) qui correspondent aux attentes toujours plus grandes d’une main-d’œuvre qui évolue tout en maximisant la valeur et l’utilisation des actifs immobiliers. Ceux qui parviennent à agencer des aménagements de calibre mondial (ouverts, transparents, souples, amusants) avec les dernières technologies de collaboration (vidéo, mobilité, infonuagique, communications) pour mettre à la disposition des effectifs des espaces de travail créatifs, innovants, inspirants, propices à la collaboration et à l’efficacité attireront et retiendront les meilleurs éléments au sein des équipes afin d’en optimiser le rendement.

Les stratégies d’aménagement des espaces de travail vont donc au-delà de la simple acquisition de bureaux abordables et efficaces; elles sont maintenant au cœur des environnements propices à la collaboration et à l’innovation où tous les employés peuvent atteindre leur plein potentiel tout en optimisant la valeur ajoutée de l’entreprise. Comme les entreprises s’efforcent d’attirer les meilleurs éléments de la prochaine génération, elles se rendent rapidement compte que la qualité des lieux de travail joue un rôle de plus en plus important pour attirer, développer et entretenir des effectifs talentueux. Les effectifs de la génération 2020 ne feront pas leurs choix de carrière en fonction du salaire. L’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, les horaires de travail, les outils de collaboration offrant des horaires souples et la possibilité de travailler en déplacement, et des bureaux agréables et motivants sont les nouveaux grands facteurs de différenciation.

Le monde du travail continuera de changer. La collaboration est essentielle. Les technologies sont au cœur de cette transformation.

Il faut donc que nos milieux de travail soient plus souples, plus agiles et plus « branchés » pour s’adapter et venir en appui aux pratiques professionnelles qui évoluent rapidement. Les nouvelles technologies transforment les espaces de travail. Les nouvelles méthodes de travail et les nouveaux espaces professionnels nécessitent un aménagement différent et modernisé des environnements. Un cadre de travail ou prime la personnalisation et l’adaptation au contexte. Les employés souhaiteront modifier leurs lieux de travail, se déplacer sans être forcément câblés au réseau de l’entreprise, être efficaces de la façon qui leur convient et gérer leurs propres variables environnementales en fonction de leurs préférences (température du chauffage, de la climatisation, degré d’ouverture des stores et des rideaux). Les technologies sur les lieux de travail, les postes de travail, les outils de collaboration, le chauffage, la climatisation, l’éclairage, les systèmes de réservation des bureaux… tout cela sera relié au réseau.

Les infrastructures numériques sont le seul dénominateur commun à tout cela et qui relie tous ces éléments de façon sûre, sécuritaire et permanente. Les données en temps réel toutes issues des personnes, des processus et des objets connectés entre eux (= Internet multidimensionnel) renseignerons et rendront possible une plus grande optimisation des milieux professionnels avec le maximum de collaboration entre les employés et d’efficacité… et ultimement les meilleurs résultats opérationnels.

Pour en savoir plus sur la manière dont les technologies de collaboration et les espaces de travail connectés se rejoignent, inscrivez-vous dès maintenant à notre série de webinaires.

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